DECRET 50/2018, de 27 d'abril, del Consell, pel qual es regula la gestió documental, l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat.



Publicat en:  DOGV núm. 8288 de 07.05.2018
Número identificador:  2018/4405
Referència Base de Dades:  004461/2018
 
  • Anàlisi documental

    Origen de disposició: Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport
    Grup temàtic: Legislació
    Matèries: Arxius, biblioteques i sector del llibre
    Descriptors:
      Temàtics: arxiu, professió de la informació, accés a la informació, dret a la informació, tractament de la informació, sistema d'informació, emmagatzematge de documents, usuari d'informació, patrimoni cultural, Dret regional, sanció administrativa, administració local, universitat , òrgan col.legiat, Consell Assessor d'Arxius de la Comunitat Valenciana, monografies



DECRET 50/2018, de 27 d'abril, del Consell, pel qual es regula la gestió documental, l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat. [2018/4405]

Índex

Preàmbul

Capítol I. Disposicions generals

Article 1. Objecte

Article 2. Àmbit d'aplicació

Article 3. Definicions i conceptes bàsics

Article 4. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat

Capítol II. Òrgans del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat i les seues funcions

Article 5. Estructura del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat

Article 6. Funcions de la conselleria competent en matèria de cultura

Article 7. Funcions del Consell Assessor d'Arxius

Article 8. Funcions de les comissions de valoració documental

Article 9. Funcions de la Junta Qualificadora de Documents Administratius (JQDA)

Article 10. Funcions de la Junta d'Expurgació de Documents Judicials de la Comunitat Valenciana

Article 11. Funcions de l'òrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions

Capítol III. Organització dels arxius de la Generalitat

Article 12. Tipus d'arxius

Article 13. Arxius de gestió

Article 14. Funcions dels arxius de gestió

Article 15. Arxius centrals

Article 16. Funcions dels arxius centrals

Article 17. Arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat

Article 18. Funcions dels arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat



Article 19. Creació de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat

Article 20. Funcions de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat

Article 21. L'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana

Article 22. Funcions de l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana



Capítol IV. Mitjans i personal dels arxius de la Generalitat

Article 23. Obligació de tindre un depòsit per a arxiu

Article 24. Previsió d'espai per a arxiu

Article 25. Control de les instal·lacions dels arxius

Article 26. Obligacions del personal al servei dels arxius públics



Article 27. Plans de formació del personal dels arxius de la Generalitat

Capítol V. Procediments de gestió documental en l'Administració de la Generalitat

Article 28. Procediments de gestió documental

Secció 1a. Captura i registre de la documentació

Article 29. Captura dels documents

Article 30. Registre dels documents

Secció 2a. Descripció i classificació documental

Article 31. Descripció normalitzada de les unitats documentals

Article 32. Descripció dels documents electrònics

Article 33. Quadres de classificació

Article 34. Classificació de la documentació

Secció 3a. Organització i instal·lació de la documentació

Article 35. Ordenació dels documents

Article 36. Instal·lació de la documentació

Secció 4a. Identificació i valoració de la documentació

Article 37. Òrgans encarregats d'identificar i valorar la documentació

Article 38. Identificació de les sèries documentals

Article 39. Valoració de la documentació

Secció 5a. Selecció i eliminació de documentació

Article 40. Selecció de la documentació

Article 41. Eliminació de documentació

Article 42. Destrucció de documentació

Secció 6a. Gestió de l'accés i consulta de la documentació

Article 43. Accés a la documentació

Article 44. Restriccions a l'accés a la documentació

Article 45. Consulta de la documentació

Article 46. Préstec de la documentació

Secció 7a. Ingressos i transferències de documentació

Article 47. Sistemes d'ingrés

Article 48. Transferències ordinàries o regulars

Article 49. Transferències extraordinàries

Article 50. Adquisició de fons i col·leccions documentals derivada d'actes entre vius o per causa de mort (mortis causa)

Secció 8a. Eixida dels documents dels arxius

Article 51. Classes d'eixides

Article 52. Eixides temporals de documents

Article 53. Eixides definitives de documents

Secció 9a. Conservació de la documentació

Article 54. Normes de conservació

Article 55. Conservació de la documentació en suport paper

Article 56. Conservació de la documentació en suport electrònic i altres suports

Article 57. Restauració dels documents

Secció 10a. Reproducció de la documentació

Article 58. Obtenció de còpies dels documents

Article 59. Limitacions a la reproducció dels documents

Article 60. Digitalització dels documents

Article 61. Protocol de digitalització de documents

Secció 11a. Dimensió i activitat cultural dels arxius

Article 62. Funció cultural i social dels arxius

Article 63. Activitats de difusió cultural dels arxius

Secció 12a. Gestió documental i les tecnologies de la informació i les comunicacions

Article 64. Promoció de les tecnologies de la informació i les comunicacions

Article 65. Mitjans tècnics per a la gestió documental electrònica

Capítol VI. Infraccions i sancions

Article 66. Infraccions i sancions

Disposicions addicionals

Primera. Incidència pressupostària

Segona. Estructura mínima dels arxius centrals de les conselleries, els departaments i de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat

Tercera. Posada en marxa de l'estructura

Disposició derogatòria

Única. Derogació normativa

Disposicions finals

Primera. Habilitació per al desenvolupament i execució del decret

Segona. Entrada en vigor.

Annex I. Pautes de conservació en els arxius de gestió

Annex II. Pautes de conservació de la documentació en els arxius centrals i intermedis

Annex III. Pautes per a la descripció de les unitats documentals

Annex IV. Pautes per a la identificació i valoració de les sèries documentals

Annex V. Pautes per a la transferència de documentació.





PREÀMBUL



Des que la Generalitat va assumir les competències en matèria d'arxius, l'any 1984, s'han incrementat considerablement les necessitats de l'Administració. L'augment de competències i organismes i l'aparició de nous procediments i formes de tramitació donen lloc als consegüents canvis en la documentació que es genera. Aquesta evolució ha de permetre la democratització dels serveis públics, per tal de fer-los més transparents a la societat a la qual serveixen i que demanda informació, com a desenvolupament de la Llei 2/2015, de 2 d'abril, de la Generalitat, de transparència, bon govern i participació ciutadana de la Comunitat Valenciana. Aquest procés està relacionat amb l'evolució produïda en l'àmbit de les tecnologies de la informació i de la comunicació i, en conseqüència, del desenvolupament de l'Administració electrònica, dels documents que genera i del seu tractament arxivístic. Per això, a l'enfocament tradicional sobre la gestió dels arxius, fonamentat en la conservació i protecció del patrimoni documental, cal afegir-hi nous enfocaments que permeten una millor gestió dels documents generats i que permeta posar a disposició de la ciutadania la gran varietat de documents que es troben als arxius públics.



La documentació generada per l'Administració de la Generalitat forma part del patrimoni documental de la Comunitat Valenciana i està protegida per la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat Valenciana, del patrimoni cultural valencià i les seues successives modificacions, i per la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat Valenciana, d'arxius.



Tal com indica en el seu preàmbul l'esmentada Llei 3/2005 d'arxius, la gestió documental i l'organització dels arxius és un element clau de la gestió administrativa i dels serveis que aquests presten a la ciutadania. És per tant imprescindible regular aquesta gestió documental i l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat, així com les condicions generals de la seua utilització i accés que garantisquen els drets de les persones físiques i jurídiques i la millora de la gestió administrativa, tot això és l'objecte d'aquest decret.



D'altra banda, aquesta mateixa llei indica, en relació amb les normes de gestió, que les persones titulars de documents públics han d'aplicar, per mitjà de les responsables dels seus arxius, les normes que establisca la conselleria competent en matèria de cultura pel que fa a tècniques del procés de gestió de la documentació administrativa en el seu respectiu àmbit. És per tant missió de la conselleria competent en matèria de cultura desenvolupar la normativa bàsica en relació amb el funcionament, l'organització i la gestió documental dels arxius de la Generalitat.

El Decret 220/2014, de 12 de desembre, del Consell, pel qual s'aprova el Reglament d'administració electrònica de la Comunitat Valenciana, respon a la ràpida implantació dels documents electrònics en els fluxos de treball de l'Administració i als canvis tecnològics que impliquen l'estandardització dels processos, i els defineix de forma clara per a assegurar la integritat i l'autenticitat d'aquests documents, així com la seua preservació temporal. Les organitzacions també han de garantir la traçabilitat dels documents, tant en paper com electrònics, per a garantir la seua conservació i accés, i l'eliminació controlada en compliment de la legislació vigent. L'Administració de la Generalitat ha de ser àgil i oberta i promoure el ràpid accés a la informació pública en resposta a les demandes de la ciutadania i de la normativa sobre transparència, amb la voluntat de garantir l'exercici del dret a l'accés a la informació pública.

Així, el conjunt de mesures que es plantegen amb aquesta norma estan orientades a la consecució de dos objectius fonamentals; d'una banda, recollir i desenvolupar en una única norma la legislació vigent que afecta la gestió documental dels arxius de l'Administració de la Generalitat, com són el Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics; el Decret 61/2006, de 12 de maig, del Consell, pel qual s'aprova el Reglament de funcionament de la Junta d'Expurgació de Documents Judicials i es crea el Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana; l'Ordre 3/2011, de 15 de març, de la Conselleria de Cultura i Esport, per la qual s'aprova el Reglament de composició, organització i funcionament del Consell Assessor d'Arxius de la Comunitat Valenciana; i la Llei 2/2015, de 2 d'abril, de transparència, bon govern i participació ciutadana de la Comunitat Valenciana. D'una altra banda, el segon objectiu consisteix en aprofundir en la millora dels procediments de la gestió documental de la Generalitat que permeten l'estalvi i l'optimització dels mitjans personals i materials de l'Administració de la Generalitat.



Tot això fa aconsellable l'aprovació d'un decret que regule el sistema de gestió de la documentació administrativa de la Generalitat i determine els criteris bàsics d'organització i funcionament dels arxius que integren aquesta documentació en les seues diferents fases, al mateix temps que regula les condicions generals d'utilització i accés que garantisquen els drets de les persones físiques i jurídiques i la millora de la gestió administrativa.

Així mateix, es fa constar que aquesta norma està inclosa com una de les iniciatives reglamentàries a tramitar per aquesta conselleria en el marc del Pla normatiu de l'Administració de la Generalitat, aprovat per Acord del Consell, de 17 de febrer de 2017.

La disposició final segona de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'arxius, faculta el Consell de la Generalitat per a dictar les normes corresponents en desenvolupament de l'esmentada llei.

Per tot això, d'acord amb el que estableixen els articles 18.f i 28.c de la Llei 5/1983, de 30 de desembre, de la Generalitat, del Consell, a proposta del conseller d'Educació, Investigació, Cultura i Esport, vistos els informes preceptius de l'Advocacia de la Generalitat, oït el Consell Assessor d'Arxius, conforme amb el dictamen del Consell Jurídic Consultiu de la Comunitat Valenciana, el Consell, amb la deliberació prèvia, en la reunió del 27 d'abril de 2018,





DECRETE



CAPÍTOL I

Disposicions generals



Article 1. Objecte

L'objecte d'aquest decret és regular el Sistema de Gestió Documental de l'Administració de la Generalitat i determinar els criteris bàsics d'organització i funcionament dels arxius que custodien aquesta documentació en les seues diferents fases, així com regular les condicions generals d'utilització, accés i conservació que garantisquen els drets de les persones físiques i jurídiques i la millora de la gestió administrativa.





Article 2. Àmbit d'aplicació

1. Aquest decret s'aplicarà a tots els arxius de l'Administració de la Generalitat, incloent-hi els arxius dels serveis perifèrics, els seus organismes autònoms i les entitats de dret públic vinculades o dependents de l'Administració pública de la Generalitat.

2. Els arxius dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat, a més, es regiran per la seua normativa específica.





Article 3. Definicions i conceptes bàsics

Als efectes d'aquest decret i per a la correcta comprensió del que s'hi disposa, seran aplicables els conceptes arxivístics bàsics següents:



1) Arxius: les institucions i els conjunts de documents definits en l'article 80 de la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, del patrimoni cultural valencià.

2) Arxiu de gestió: dins del cicle vital dels documents, és l'arxiu de la unitat de gestió o oficina que reuneix la seua documentació en tràmit o sotmesa a contínua utilització i consulta administrativa per les mateixes unitats de gestió o oficines.

3) Arxiu central: dins del cicle vital dels documents, és el que coordina i controla el funcionament dels distints arxius de gestió d'un departament i reuneix els documents transferits per aquests, una vegada finalitzat el seu tràmit i quan la seua consulta no és constant.



4) Arxiu intermedi: dins del cicle vital dels documents, és aquell al qual s'han de transferir els documents dels arxius centrals i perifèrics quan la seua consulta pels organismes productors és esporàdica i en el qual romanen fins a la seua eliminació o transferència a l'arxiu històric.



5) Arxiu històric: dins del cicle vital dels documents, és aquell al qual s'ha de transferir la documentació que haja de conservar-se permanentment. També pot conservar documents històrics rebuts per donació, depòsit, adquisició, etc.

6) Calendari de conservació: és l'instrument de treball fruit del procés de valoració documental, en el qual s'arreplega el termini de permanència dels documents d'arxiu en cada una de les fases del cicle vital per a la seua selecció, eliminació o conservació permanent i, si és el cas, el mètode i procediment de selecció, eliminació o conservació en un altre suport.

7) Cicle vital de documents: són les diferents etapes per les quals passen els documents des que es produeixen fins a la seua eliminació conforme al procediment establert, o si és el cas, la seua conservació permanent.

8) Classificació: operació arxivística que consisteix en l'establiment de les categories i grups que reflecteixen l'estructura jeràrquica del fons. És el primer pas del procés d'organització, dins de la fase del tractament arxivístic denominada identificació.

9) Conservació: és el conjunt de mesures i procediments destinats a assegurar la preservació o prevenció de possibles alteracions físiques, tant dels edificis com dels documents.

10) Descripció: és el procés pel qual s'elabora una representació exacta de la documentació per mitjà del registre de qualsevol informació que permeta identificar-la, gestionar-la, i localitzar-la.

11) Digitalització: és el procés tecnològic que permet convertir documents en suport paper o en un altre suport no electrònic en un fitxer electrònic que conté la imatge codificada, fidel i íntegra del document. La digitalització certificada o segura és el procés de digitalització per mitjà del qual el document obtingut té el mateix valor jurídic que el document original.

12) Documentació activa: són els documents que formen part d'un procediment que està sent tramitat per una unitat administrativa i s'utilitza habitualment en els treballs de gestió.

13) Documentació semi-activa: és la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat que l'ha produïda en la seua activitat.

14) Documentació històrica: són els documents que ja no posseeixen vigència administrativa immediata i que pel seu valor cultural s'han de conservar permanentment.

15) Documentació de suport informatiu: són aquells documents (impresos, fotocòpies de disposicions normatives, fullets, etc.) la utilitat dels quals per a l'Administració radica exclusivament en el seu contingut informatiu per a suport de la gestió administrativa, per tant no és documentació susceptible d'integració en els expedients ni de conservació en els arxius.

16) Documents / documents d'arxiu: són les unitats arxivístiques compreses en la definició del punt segon de l'article 76 de la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, del patrimoni cultural valencià, és a dir, el testimoni material d'un fet o acte elaborat expressat en llenguatge natural o convencional i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, arreplegat en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports electrònics. S'exclouen els exemplars no originals d'edicions bibliogràfiques i publicacions.

17) Documents essencials o vitals: són els documents que es consideren necessaris per a assegurar el normal desenvolupament de les funcions i activitats exercides per l'Administració pública i contribueixen a garantir els drets fonamentals de les institucions, així com les seues obligacions legals i financeres. La seua pèrdua, o la seua falta de disponibilitat suposarien una minva significativa dels drets i obligacions de l'Administració i de la ciutadania a qui serveix.

18) Expedient administratiu: és el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. Els expedients es formen per mitjà de l'agregació ordenada de tots els documents, proves, dictàmens, informes, acords, notificacions i la resta de diligències que hagen d'integrar-los, així com un índex numerat de tots els documents que continga quan es remeta. En el cas de l'expedient electrònic, la seua formació i tràmit es regeix per l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i en les corresponents Normes Tècniques d'Interoperabilitat, i allò que s'ha establert per l'article 70 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

19) Eliminació de documents: consisteix en la destrucció física d'unitats o sèries documentals per l'òrgan responsable de l'arxiu o oficina pública en què es troben, emprant qualsevol mètode que garantisca la impossibilitat de reconstrucció d'aquests i la seua posterior utilització.



20) Identificació: és la fase del tractament arxivístic que consisteix en la investigació i sistematització de les categories administratives i arxivístiques en què se sustenta l'estructura d'un fons.

21) Metadada: s'entén per metadada qualsevol descripció estandarditzada de les característiques d'un conjunt de dades. En el context del document electrònic qualsevol tipus d'informació en forma electrònica associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinada al coneixement immediat i automatitzable d'alguna de les seues característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l'accés, la conservació i la interoperabilitat del mateix document.

22) Quadre de classificació: instrument de consulta resultat de la fase d'identificació, que reflecteix l'organització d'un fons documental o de la totalitat dels fons d'un arxiu i aporta les dades essencials de la seua estructura.

23) SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa): és el sistema d'informació i gestió integral dels arxius del Sistema Arxivístic Valencià. Integra una aplicació informàtica que compta amb les característiques i funcionalitats necessàries per a la descripció i la gestió documental dels arxius del Sistema.

24) Sèrie documental: és el conjunt de documents o expedients produïts en el desenvolupament d'una funció o activitat administrativa regulada per una norma de procediment i organitzada d'acord amb un sistema d'ordenació.

25) Sistema arxivístic: conjunt de normes i institucions que participen en la direcció, seguiment, coordinació i inspecció dels programes per a la conservació, tractament i difusió del patrimoni documental. Componen el sistema arxivístic els arxius, els serveis arxivístics, l'administració d'arxius, la legislació arxivística i el personal.



26) Taules de valoració documental: són documents administratius en què es determinen els valors administratius, jurídics, fiscals, informatius i històrics dels documents o sèries documentals; es fixen els terminis de transferència als diferents tipus d'arxiu; es determina la conservació o eliminació de les sèries documentals, o bé, si és procedent, la seua conservació en suport diferent del de la seua producció; i, finalment, s'estableix el règim d'accessibilitat als documents.



27) Tipus documental: model estructurat i reconegut que adopta un document, en el desenvolupament d'una competència concreta, basant-se en una regulació i amb un format, contingut informatiu o suport homogenis (per exemple, un certificat, un ofici, un informe, etc.).

28) Transferència documental: procediment habitual d'ingrés de fons en un arxiu per mitjà del trasllat de les fraccions de sèries documentals, una vegada que aquestes han complit el termini de permanència fixat per les normes establertes en la valoració per a cada una de les etapes del cicle vital dels documents.

29) Unitat arxivística: és l'element bàsic de les agrupacions documentals, pot ser simple, quan es tracta d'un sol document, o composta, quan es compon d'una agregació successiva de documents relacionats entre si, que conformen un expedient.

30) Valoració documental: és el procés d'anàlisi i determinació dels valors dels documents d'arxiu en funció dels efectes que causen i la informació que contenen. Aquests valors són els que condicionen la conservació temporal o permanent de la documentació.





Article 4. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat

1. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat és el sistema arxivístic del conjunt dels arxius de l'Administració de la Generalitat, i inclou les operacions tècniques, integrades en la gestió administrativa, que comprenen la producció, la tramitació, el control, l'accés, la valoració, la conservació o l'eliminació dels documents. L'objectiu és racionalitzar i aconseguir una gestió eficaç, promoure el desenvolupament dels valors democràtics i de transparència de la gestió administrativa de la Generalitat, i millorar la qualitat dels serveis prestats a la ciutadania. Aquest Sistema de Gestió Documental s'aplicarà tant als documents en suport analògic com als documents en suport electrònic. En el cas dels documents en suport electrònic a més s'haurà d'aplicar la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.



2. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat és un subsistema pertanyent al Sistema Arxivístic Valencià, definit en l'article 3 de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'arxius.

3. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat coordina i unifica la gestió documental de tots els arxius enumerats en l'article 2 d'aquest decret, per a controlar la gestió dels documents des del moment de la seua creació o recepció en les oficines, fins a la seua destrucció o conservació definitiva.

4. Són elements bàsics del Sistema de Gestió Documental els instruments de descripció i els instruments de control. Són instruments de descripció aquells documents, elaborats en la fase de descripció i sobre qualsevol tipus de suport, que proporcionen informació sobre arxius, fons o sèries (guies, inventaris, catàlegs, índexs i quadres de classificació). Són instruments de control els elaborats en les fases d'identificació i valoració i sobre qualsevol tipus de suport (fitxers d'organismes, fitxers de tipus documentals, repertoris de sèries, registres topogràfics, registres gràfics de depòsits, relacions d'entrega de transferències, calendaris de conservació, taules de valoració, informes d'eliminació,...).

5. L'aplicació del Sistema de Gestió es basa en el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, administrat per la conselleria competent en matèria de cultura.





CAPÍTOL II

Òrgans del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat i les seues funcions



Article 5. Estructura del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat

1. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat s'estructura en òrgans directius, òrgans assessors i tècnics, i arxius.

2. L'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat és la persona titular de la conselleria competent en matèria de cultura.

3. Són òrgans assessors i tècnics del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat:

a) El Consell Assessor d'Arxius.

b) Les comissions de valoració documental.

c) La Junta Qualificadora de Documents Administratius.

d) La Junta d'Expurgació de Documents Judicials de la Comunitat Valenciana.

c) L'òrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions.

4. Formen part del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat els arxius següents:

a) Els arxius de gestió de l'Administració pública de la Generalitat.



b) Els arxius dels serveis centrals i perifèrics de les conselleries i departaments de la Generalitat o els seus organismes autònoms i les entitats de dret públic vinculades o dependents de l'Administració pública de la Generalitat.

c) Els arxius dels centres sanitaris i centres docents de titularitat de la Generalitat.

d) L'Arxiu Intermedi de la Generalitat.

e) L'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana, que actua com a capçalera del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.



Article 6. Funcions de la conselleria competent en matèria de cultura

1. La conselleria competent en matèria de cultura, com a òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià, és l'encarregada d'exercir les funcions de direcció, coordinació, planificació, inspecció i execució d'aquest Sistema, segons indica la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'arxius. Correspon, per tant, a la conselleria competent en matèria de cultura, a través del centre directiu corresponent, establir les directrius bàsiques del Sistema de Gestió de Documental de la Generalitat i coordinar i supervisar la seua aplicació.

2. Amb aquest objecte du a terme les funcions següents:

a) La direcció de la gestió dels arxius de l'Administració de la Generalitat, i la dels arxius de titularitat estatal de gestió transferida a la Generalitat.

b) Elaborar i, si és el cas, aprovar la normativa referent a arxius i les normes tècniques i de procediment del Sistema de Gestió dels arxius de l'Administració de la Generalitat.

c) Inspeccionar i avaluar el funcionament tècnic del Sistema de Gestió Documental, valorar els resultats de la seua aplicació, elaborar estudis de rendiment i proposar les mesures correctores oportunes.

d) Supervisar el quadre de classificació funcional únic de la Generalitat i aprovar els específics de cada departament o ens que el constitueixen, amb el suport de l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.



e) Determinar les condicions de conservació i descripció de la documentació en els seus diferents suports.

f) Elaborar informes, assistir i supervisar tècnicament els projectes, la difusió, la inspecció i l'avaluació sobre la prestació dels serveis d'arxiu.

g) Assessorar tècnicament en la gestió documental i en la descripció arxivística.

h) Garantir l'aplicació de la legislació existent sobre l'accés a la documentació pública i difondre el Patrimoni Documental Valencià.



i) Impulsar la formació del personal responsable de la gestió dels arxius de l'Administració de la Generalitat.

j) Determinar les condicions generals de consulta i préstec de la documentació depositada en els arxius de l'Administració de la Generalitat.

k) Supervisar tècnicament els projectes de construcció i equipament dels arxius de l'Administració de la Generalitat.

l) Supervisar i aprovar els informes de prescripcions tècniques per a la contractació de la gestió externa dels arxius de l'Administració de la Generalitat.

m) Proposar als òrgans competents les relacions de llocs de treball i la qualificació professional del personal necessari per al funcionament dels arxius de l'Administració de la Generalitat.

n) L'impuls i la gestió del registre dels béns pertanyents al Patrimoni Documental Valencià, inclosos o no en els centres d'arxiu del Sistema, i la incorporació d'elements importants per mitjà de còpia en qualsevol suport material.



Article 7. Funcions del Consell Assessor d'Arxius

1. El Consell Assessor d'Arxius és un òrgan consultiu en matèria d'arxius adscrit a la conselleria competent en matèria de cultura i té la missió de prestar la seua assistència a la persona titular de la conselleria amb competències en cultura en els assumptes i activitats en matèria d'arxius. Particularment, podrà ser consultat en els assumptes següents:



a) La planificació general que, en matèria arxivística de la Comunitat Valenciana, anualment elabore la conselleria competent en matèria de cultura.

b) Les línies generals dels avantprojectes de llei que, en matèria d'arxius, remeta el Consell a les Corts per a la seua aprovació.

c) Les directrius bàsiques dels reglaments i la resta de normativa de caràcter general que s'adopten en execució i desenvolupament de les lleis a què es refereix el paràgraf anterior.

d) Qualsevol altre assumpte que, en matèria d'arxius, la persona titular de la conselleria competent en matèria de cultura estime convenient sotmetre a la seua consideració.

2. Sense perjudici de l'anterior, per iniciativa pròpia, el Consell Assessor d'Arxius podrà proposar actuacions i directrius sobre l'activitat arxivística que realitze l'Administració pública en les seues diverses esferes o els particulars a la Comunitat Valenciana, o sobre qualsevol altre assumpte que, sent d'interès general, incidisca de manera directa i immediata en la matèria que li és pròpia.



Article 8. Funcions de les Comissions de Valoració Documental

1. Les comissions de valoració documental de cada departament o ens dependent de la Generalitat són òrgans col·legiats de caràcter tècnic que tenen com a funció l'elaboració de les propostes de taules de valoració documental referents als documents i sèries documentals generades per les unitats de gestió corresponents, per a presentar-les a la Junta Qualificadora de Documents Administratius.



2. Aquestes comissions han de comptar entre les persones membres, obligatòriament, amb una professional arxivera, que formarà part del personal de l'esmentat departament o ens.



Article 9. Funcions de la Junta Qualificadora de Documents Administratius

1. La Junta Qualificadora de Documents Administratius és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la conselleria competent en matèria de cultura, la finalitat de la qual és la valoració dels documents de les Administracions públiques de la Comunitat Valenciana i les seues sèries, siga quin siga el tipus de suport, amb la finalitat de garantir la protecció del patrimoni documental de les Administracions públiques valencianes, tal com s'estableix en l'article 1.1 del Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regulen la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics.

2. Les funcions que exercirà la Junta Qualificadora de Documents Administratius en l'àmbit del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat són les següents:

a) Fixar els criteris de valoració i selecció dels documents de l'Administració de la Generalitat per a elaborar les taules de valoració documental.

b) Realitzar l'estudi de les propostes de taules de valoració documental que presenten les Comissions de Valoració Documental per a emetre el corresponent dictamen. L'esmentat dictamen, segons l'article 16 del Decret 189/2005, de 2 de desembre, tindrà caràcter preceptiu i vinculant.

c) Proposar els terminis i les condicions de les transferències entre els diferents arxius del Sistema.

d) Proposar els terminis i les condicions d'accés i utilització dels documents depositats en tots els arxius de l'Administració de la Generalitat.

e) Realitzar les recomanacions que crega oportunes per a la correcta aplicació dels dictàmens que siguen aprovats i per a assegurar la coordinació i col·laboració de les unitats de gestió i Comissions de Valoració Documental.



Article 10. Funcions de la Junta d'Expurgació de Documents Judicials de la Comunitat Valenciana

1. La Junta d'Expurgació de Documents Judicials és l'òrgan col·legiat de naturalesa administrativa, adscrita a la conselleria competent en matèria de justícia, que té com a finalitat l'expurgació de la documentació judicial, per mitjà d'un procés de valoració, per a la seua conservació o exclusió i eliminació, siga quin siga el tipus de suport, amb l'objecte de garantir la protecció del patrimoni documental judicial i la seua posterior tramesa a la conselleria competent en matèria de patrimoni històric o, si és el cas, al Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana, tal com s'estableix en el Decret 61/2006, de 12 de maig, del Consell, pel qual s'aprova el Reglament de funcionament de la Junta d'Expurgació de Documents Judicials i es crea el Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana.

2. Un membre de la Junta d'Expurgació de Documents Judicials serà obligatòriament personal tècnic superior especialista en arxius, designat per la conselleria competent en matèria de patrimoni històric, d'acord amb el que estableix el Reial decret 937/2003, de 18 de juliol, de modernització dels arxius judicials i el Decret 61/2006 mencionat.



3. Les funcions que exercirà la Junta d'Expurgació de Documents Judicials en l'àmbit del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat són les següents:

a) Estudi i aprovació dels criteris de valoració i selecció dels expedients judicials, així com de les sèries documentals per a elaborar les taules de valoració documental, d'acord amb els quals es determinarà la conservació permanent de la documentació o, si és el cas, la seua eliminació per la seua inutilitat judicial i cultural

b) Confecció d'un model d'imprès uniforme i obligatori per mitjà del qual les persones responsables dels arxius judicials de gestió, o, si és el cas, dels territorials, remetran la relació d'expedients que sotmeten a la valoració de la mencionada Junta d'Expurgació de Documents Judicials.

c) Estudi i aprovació de la regulació que determine els expedients judicials que han de ser preservats pel seu valor històric-documental, i determinar la seua transferència a la conselleria competent en matèria de patrimoni històric, així com els que s'exposaran en el Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana pel seu eminent interès jurídic o processal

d) Resoldre sobre l'exclusió d'expedients judicials i la seua posterior alienació-destrucció, amb l'acord previ de desjudicialització d'aquests.

e) Estudi de la problemàtica relativa a la custòdia de la documentació judicial i elevació de propostes a la conselleria competent en matèria de justícia per a una millor administració dels arxius judicials de gestió i dels territorials.

f) Acordar, atenent els preceptius informes vinculants redactats pel personal tècnic superior especialista en arxius, designat per la conselleria competent en matèria de patrimoni històric, a què es refereix l'apartat 3 de l'article 17 del Reial decret 937/2003, de 18 de juliol, de modernització dels arxius judicials, els expedients o documents judicials que pel seu valor històric-documental hagen de ser preservats.





Article 11. Funcions de l'òrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions

1. L'òrgan de la Generalitat en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions és l'òrgan assessor del Sistema Arxivístic Valencià en tot el que és relatiu a l'aplicació de les tecnologies de la comunicació i la informació en la gestió documental de les administracions públiques i els arxius, de conformitat amb l'article 12.1 de la Llei 3/2005, d'arxius. Correspon a la conselleria competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions, a través del centre directiu corresponent, les funcions de modernització de l'Administració, seguretat de la informació, planificació, coordinació, autorització i control de les tecnologies de la informació, les telecomunicacions i comunicacions corporatives i la tele-administració de la Generalitat. Amb aquest objecte i, en especial pel que fa a la gestió documental, du a terme les funcions següents:



a) Elaborar propostes de millora dels processos de gestió administrativa i dels seus mètodes de treball i col·laboració en la implantació de les mesures de racionalització, simplificació i optimització de la gestió que es determinen.

b) Realitzar el disseny, desenvolupament, manteniment i suport de les solucions de tecnologies de la informació i les comunicacions que faciliten l'accés per mitjans electrònics de la ciutadania a la informació i al procediment administratiu, i per a la gestió electrònica dels procediments, en l'àmbit de l'Administració de la Generalitat i els seus organismes autònoms.

c) Implantar les mesures necessàries per a garantir la seguretat, la qualitat i la interoperabilitat exigibles als sistemes d'informació de la Generalitat i en les relacions amb les altres administracions i amb la ciutadania per mitjans electrònics, d'acord amb l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i amb l'Esquema Nacional de Seguretat.

d) Assessorar les conselleries i departaments de la Generalitat i els seus organismes autònoms en matèria d'aplicacions corporatives i administració electrònica, i promoure la coordinació i la cooperació de les actuacions en aquest àmbit.





CAPÍTOL III

Organització i funcions dels arxius de la Generalitat



Article 12. Tipus d'arxius

La documentació inclosa en l'àmbit d'aplicació d'aquest decret es conservarà, segons la data de la seua generació, el seu nivell d'utilització i la seua valoració en els arxius de gestió, en els arxius centrals de les conselleries i departaments, en els arxius dels serveis perifèrics, dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat, en els arxius intermedis i en els arxius històrics.



Article 13. Arxius de gestió

1. Les unitats de gestió, o unitats administratives, que componen cada departament o ens són els òrgans productors de documentació que serà objecte del procés d'arxiu que s'estableix en aquest decret. Així mateix, són les responsables de definir les seues sèries documentals, per a la qual cosa interrelacionaran amb el seu respectiu arxiu central.

2. Els arxius de gestió estan constituïts per la documentació activa, en fase de tramitació, que produïda, rebuda o reunida per una unitat de gestió és necessària per a realitzar les activitats i funcions de la dita unitat. Generalment, aquests espais dedicats als arxius de gestió són compartits per les unitats de gestió, les quals custodien aquesta documentació activa de la qual són responsables fins a poder transferir-la al seu arxiu central. Corresponen a la primera edat dels documents i per tant són d'ús i consulta freqüent per part del personal de la unitat a la qual correspon en exclusiva el seu control i accés.



3. Els documents han de conservar-se íntegres, per la qual cosa les unitats esmentades són responsables que la unitat arxivística estiga completa i no fraccionada. En el cas dels expedients híbrids que estiguen compostos per documentació física i documents electrònics, es dotarà els expedients de referències úniques que els identifiquen com a pertanyents a una mateixa unitat arxivística.

4. La documentació que siga susceptible de ser transferida a l'arxiu central haurà d'estar organitzada per sèries, d'acord amb el quadre de classificació documental que facilitarà el seu arxiu central i estarà ordenada segons s'hagen anat generant els expedients. El quadre de classificació documental podrà ser actualitzat amb noves sèries si la unitat de gestió en qüestió i el seu arxiu central ho consideren convenient.



5. La persona responsable funcional de les sèries documentals és la titular de la direcció de la unitat de gestió competent.

6. El personal responsable de la unitat de gestió haurà d'indicar al personal a càrrec seu quina documentació ha de ser arxivada. Per a això podrà requerir l'assessorament de la persona responsable de l'arxiu central.

7. Les dependències dels arxius de gestió estaran ateses pel personal tècnic, administratiu i auxiliar corresponent sota l'assessorament i supervisió de l'arxiver o arxivera de l'arxiu central del departament o ens.

8. En els arxius de gestió se seguiran unes pautes de conservació de la documentació que es descriuen en l'annex I d'aquest decret.





Article 14. Funcions dels arxius de gestió

1. Els arxius de gestió tindran un registre permanentment actualitzat amb els expedients que conserven en les seues dependències.

2. Tots els procediments administratius que realitzen el conjunt d'unitats de gestió de l'Administració de la Generalitat han de ser identificats, codificats i descrits de manera estandarditzada. Les unitats de gestió són les responsables de la definició i l'actualització permanent dels tràmits administratius dels quals siguen responsables. Qualsevol modificació d'aquests s'haurà de comunicar a les persones responsables dels arxius centrals de les conselleries i departaments, per a la seua actualització, i aquests comunicaran els canvis a l'òrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions i a l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.



3. Correspon als arxius de gestió realitzar les funcions següents:



a) Garantir la gestió administrativa, assegurant l'accés eficient als documents que estan en fase de tramitació, en fase semi-activa, i els inactius pendents de transferència.

b) Aplicar el sistema de gestió d'arxius SAVEX a la gestió dels documents en suport analògic, així com el sistema de gestió de documents electrònics que la Generalitat seleccione per a la gestió dels documents en suport electrònic.

c) Informar a la persona responsable del seu arxiu central dels procediments i tràmits que gestionen i de qualsevol variació que els hi afecte, que faça necessària la modificació d'alguna o diverses sèries documentals del quadre de classificació funcional del departament.



d) Subministrar a la persona responsable del seu arxiu central tota la informació necessària per a la identificació i valoració de les sèries documentals de què són responsables.

e) Classificar, ordenar i descriure la documentació producte del treball de la unitat de gestió corresponent, d'acord amb els quadres de classificació i altres elements del Sistema de Gestió Documental que siguen aplicables.

f) Supervisar la descripció normalitzada i codificació dels expedients produïts amb independència del seu suport.

g) Conservar els expedients complets i evitar la seua dispersió.

h) Controlar la instal·lació, consulta i localització de la documentació depositada.

i) Controlar els registres dels expedients conservats en les seues unitats de gestió i registrar i autoritzar els préstecs a altres unitats de gestió.



j) Realitzar les oportunes còpies digitals necessàries per a la gestió de les unitats de gestió.

k) Eliminar les còpies realitzades en el desenvolupament de les funcions de les unitats de gestió una vegada hagen deixat de ser necessàries, siga quin siga el seu suport (en paper o documents digitalitzats).

l) Transferir els documents a l'arxiu central, en la forma i el termini establerts en els corresponents calendaris de conservació i taules de valoració documental elaborats de manera conjunta amb l'arxiu central, una vegada esgotat el seu termini de permanència en la unitat productora.

m) Eliminar dels expedients els documents de suport informatiu abans de la transferència al seu arxiu central.

n) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.

4. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica s'aplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.



Article 15. Arxius centrals

1. L'arxiu central de cada departament o ens de l'Administració de la Generalitat és la unitat responsable del conjunt del fons documental de l'esmentat organisme. És l'encarregat de conservar i gestionar la documentació semi-activa d'ús freqüent generada o rebuda des dels arxius de gestió. Així mateix, coordina l'organització i la conservació dels documents en els arxius de gestió.

2. A causa del caràcter transversal de les funcions dels arxius centrals i el seu personal s'hauran d'adscriure, en la mesura que siga possible, a un òrgan jeràrquicament superior dins del departament, que podrà ser l'òrgan competent en matèria de coordinació administrativa, o d'assumptes generals que determine el respectiu reglament orgànic.



3. Els arxius centrals es troben integrats en el Sistema Arxivístic Valencià, que és el conjunt d'òrgans, arxius i serveis encarregats de la protecció, organització i difusió del Patrimoni Documental Valencià, el qual s'organitza segons la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'arxius.

4. D'acord amb l'article 29 de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'arxius, totes les conselleries tenen l'obligació de crear una unitat d'arxiu central com a part integrant de la seua organització, i tindre el personal tècnic arxiver necessari.

5. L'arxiu central i el seu respectiu personal seran els responsables de l'arxiu de la documentació administrativa en qualsevol suport per a la seua conservació i consulta, i de realitzar les transferències a l'Arxiu Intermedi de la Generalitat i a l'Històric de la Comunitat Valenciana.

6. En els arxius centrals se seguiran les pautes de conservació de la documentació que es descriuen en l'Annex II d'aquest decret.



Article 16. Funcions dels arxius centrals

1. Els arxius centrals han d'analitzar les necessitats d'organització i de gestió de la documentació administrativa del departament o ens i han d'elaborar, aplicar i mantindre els elements del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat, d'acord amb la normativa tècnica establerta per la conselleria competent en matèria de cultura i les instruccions de la secretaria general administrativa, sotssecretaria, subdirecció general o òrgan directiu corresponent.

2. En aplicació de les seues funcions, els arxius centrals han de realitzar les actuacions següents:

a) Implantar el Sistema de Gestió Documental de la Generalitat en el departament o ens corresponent.

b) Col·laborar amb les persones responsables del catàleg de tràmits administratius amb la descripció del tràmit, definició de procediment administratiu, i les dades necessàries per a la seua publicació en la seu electrònica de la Generalitat, tal com s'estableix en l'Ordre 7/2012, de 27 de setembre, de la Conselleria d'Hisenda i Administració Pública, per la qual es regula el catàleg de procediments administratius de l'Administració de la Generalitat i el seu sector públic. Aquest catàleg de procediments administratius de l'Administració de la Generalitat i el seu sector públic, en el qual s'inclouen tots els procediments administratius de caràcter extern, és a dir, els que van dirigits a altres institucions públiques, a les empreses i a les persones físiques, es completarà amb la descripció dels procediments interns.

c) Elaborar i mantindre actualitzat el quadre de classificació funcional de la documentació específica del departament o ens.

d) Aplicar i proposar l'actualització del quadre de classificació funcional únic establert per la conselleria competent en matèria de cultura.



e) Elaborar els inventaris, catàlegs i altres instruments de descripció de la documentació, que permeten el seu control i identificació.

f) Supervisar les condicions de conservació de la documentació depositada en l'arxiu central i en els arxius de gestió del departament o ens.

g) Gestionar la consulta i el préstec de la documentació depositada en l'arxiu central.

h) Coordinar les transferències documentals.

i) Establir les instruccions tècniques a seguir pels arxius de gestió del departament o ens i coordinar i supervisar les seues actuacions.



j) Formar i assessorar el personal del departament o ens i a les persones responsables dels arxius de gestió sobre l'aplicació del Sistema de Gestió Documental, així com sobre el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX i els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat en un futur.

k) Transferir els documents a l'Arxiu Intermedi de la Generalitat, en la forma i el termini establits en el corresponent calendari de conservació o taules de valoració, una vegada esgotat el seu termini de permanència en l'arxiu central.

l) Col·laborar en l'elaboració de les propostes de taules de valoració, presentades a la Junta Qualificadora de Documents Administratius per la Comissió de Valoració Documental del seu departament, i aplicar els dictàmens de valoració documental de la dita Junta.

m) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.

n) Elaborar memòries anuals sobre la gestió del servei i les instal·lacions d'arxiu i remetre tota la informació estadística sol·licitada per l'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.



3. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica s'aplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.



Article 17. Arxius dels serveis perifèrics, dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat

1. Els serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat tindran els seus arxius on es depositaran i conservaran els documents que produïsquen i reben.

2. Els arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat realitzaran, en el seu respectiu àmbit, les mateixes funcions que els arxius dels serveis centrals o generals del departament del qual formen part, sota la dependència de les persones responsables dels arxius d'aquests serveis generals i d'acord amb el mateix reglament de funcionament.

3. La documentació semi-activa d'utilització escassa i la històrica, en especial la de més de 50 anys, dels serveis perifèrics i d'aquests centres es transferirà als arxius històrics que determine la conselleria competent en matèria de cultura, bé siguen arxius de l'Administració de la Generalitat o arxius històrics de titularitat estatal gestionats per la Generalitat.



Article 18. Funcions dels arxius dels serveis perifèrics, dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat



1. Correspon als arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat realitzar les funcions següents:

a) Coordinar i aplicar les normes tècniques emanades des dels seus respectius serveis centrals o generals.

b) Controlar la classificació, ordenació i descripció de la documentació producte del treball de les seues unitats de gestió per mitjà de l'aplicació de gestió informàtica SAVEX, o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, sota la supervisió del personal tècnic dels serveis generals de l'entitat de la qual formen part.

c) Aplicar i proposar l'actualització del quadre de classificació funcional únic establert per la conselleria competent en matèria de cultura.



d) Controlar la instal·lació, consulta i localització de la documentació.

e) Supervisar les condicions de conservació de la documentació depositada en l'arxiu del seu centre o servei, i en els arxius de gestió.



f) Coordinar les transferències documentals.

g) Proposar la valoració de les sèries i tipologies documentals que produeixen a la seua Comissió de Valoració Documental.

h) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.

i) Elaborar memòries anuals sobre la gestió del servei i les instal·lacions d'arxiu i remetre tota la informació estadística sol·licitada per l'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.





Article 19. Creació de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat

1. Es crea l'Arxiu Intermedi de la Generalitat dependent funcionalment de la conselleria competent en matèria de cultura i orgànicament de la conselleria competent en matèria d'hisenda, sense perjudici de la possibilitat de regular l'existència d'altres arxius intermedis creats pel Consell.

2. L'Arxiu Intermedi de la Generalitat haurà de disposar de les instal·lacions de depòsit necessàries per a garantir la recepció i la conservació de la documentació semi-activa.

3. La documentació semi-activa amb valors primaris o secundaris de l'Administració de la Generalitat que s'haja de conservar per a facilitar la seua consulta per les unitats de gestió i la ciutadania, es depositarà en aquest arxiu.

4. L'ingrés dels documents i les unitats arxivístiques en l'Arxiu Intermedi de la Generalitat es realitza per mitjà de la transferència corresponent. Quant a l'eixida de documents de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat quan siguen reclamats per a fins administratius o judicials haurà de sol·licitar-la el departament productor de la documentació i autoritzar-la la persona responsable de l'arxiu.

5. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica s'aplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.



Article 20. Funcions de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat

1. En aplicació de les seues funcions, l'Arxiu Intermedi de la Generalitat ha de realitzar les actuacions següents:

a) Conservar la documentació semi-activa transferida des dels arxius centrals fins a la seua eliminació o transferència per a la seua conservació permanent en els arxius històrics.

b) Elaborar els inventaris, catàlegs i altres instruments de descripció de la documentació, que permeten el seu control i identificació per mitjà del sistema de gestió documental SAVEX, o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat en un futur.

c) Supervisar les condicions de conservació de la documentació depositada en l'Arxiu Intermedi de la Generalitat.

d) Gestionar les consultes de les persones usuàries i els préstecs realitzats per les unitats de gestió productores de la documentació depositada en l'Arxiu Intermedi de la Generalitat.

e) Coordinar les transferències documentals des dels arxius centrals i als arxius històrics.

f) Transferir els documents a l'arxiu històric, en la forma i el termini establerts en el corresponent calendari de conservació elaborat de manera conjunta amb l'arxiu històric, una vegada esgotat el seu termini de permanència en l'Arxiu Intermedi de la Generalitat.

g) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.

h) Elaborar memòries anuals sobre la gestió del servei i les instal·lacions d'arxiu i remetre tota la informació estadística sol·licitada per l'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.



2. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica s'aplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.



Article 21. L'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana

1. L'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana actua com a capçalera del Sistema Arxivístic Valencià i del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat, i és on, segons l'article 31.1 de la Llei 3/2005, de la Generalitat Valenciana, d'arxius, es deposita la documentació històrica de l'Administració de la Generalitat que, després de la valoració de la Junta Qualificadora de Documents Administratius, s'ha dictaminat que s'ha de conservar permanentment.

2. El Consell de la Generalitat, a proposta de la conselleria competent en matèria de cultura, podrà crear altres arxius històrics.

3. La documentació romandrà en la seua fase semi-activa per un temps màxim de 30 anys des de la generació dels documents fins a la seua transferència als arxius històrics. Aquest termini es podrà reduir si les taules de valoració aprovades per la Junta Qualificadora de Documents Administratius consideren que una determinada sèrie és de conservació permanent.

4. L'ingrés de la documentació en els arxius històrics es realitzarà per mitjà de la transferència corresponent.



Article 22. Funcions de l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana

1. En l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana es reunirà la documentació històrica de l'Administració de la Generalitat que s'haja de conservar permanentment per a facilitar la seua consulta, difusió i estudi.

2. Les funcions que l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana ha de realitzar són les següents:

a) Conservar permanentment la documentació històrica de l'Administració de la Generalitat per a facilitar la seua consulta, difusió i estudi.

b) Custodiar la documentació relacionada amb el període d'instauració de la Generalitat, així com tota documentació històrica que es considere d'interès i les còpies que, en qualsevol tipus de suport, obtinga de la documentació històrica de la qual no siga titular.

c) Rebre en depòsit o comodat els documents de valor cultural pertanyents a persones físiques o jurídiques diferents de la Generalitat, que s'estimen d'interès, per a garantir la seua conservació i accés a la ciutadania per a la seua consulta i investigació.

d) Conservar, organitzar i descriure la documentació de caràcter històric o cultural adquirida per la Generalitat.

e) Coordinar les transferències des dels arxius centrals i des de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat a l'Arxiu Històric dels documents en suports analògics i en suport electrònic.

f) Aplicar els dictàmens de valoració documental de la Junta Qualificadora de Documents Administratius.

g) Gestionar les sèries i tipologies documentals definides en els quadres de classificació funcionals elaborats per les conselleries, departaments i ens dependents de l'Administració de la Generalitat, i que conformaran el quadre de classificació funcional únic de la Generalitat.



h) Participar en l'elaboració del quadre de classificació funcional únic per a l'Administració de la Generalitat i encarregar-se de la seua actualització i manteniment.

i) Col·laborar amb l'òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià i l'òrgan competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions en el desplegament i l'aplicació dels recursos de gestió documental informatitzats del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.

3. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica s'aplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.



CAPÍTOL IV

Mitjans i personal dels arxius de la Generalitat



Article 23. Obligació de tindre un depòsit per a arxiu

1. Totes les conselleries i departaments, incloent-hi els seus serveis perifèrics, els centres docents i sanitaris de titularitat de la Generalitat, organismes autònoms i entitats de dret públic vinculades o dependents de l'Administració de la Generalitat, tenen l'obligació d'habilitar un depòsit per a arxiu amb la capacitat necessària i les instal·lacions adequades tant respecte a la seua ubicació com a les condicions tècniques específiques necessàries per al manteniment, tractament, seguretat, conservació i consulta dels documents en aquests custodiats.



2. Per a la construcció dels depòsits d'arxiu s'hauran de complir les especificacions tècniques establertes per l'òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià.

3. Els depòsits d'arxiu hauran de tindre les mesures de seguretat necessàries que garantisquen la idoneïtat de la conservació de la documentació, i s'hauran d'evitar els llocs inundables o que presenten problemes d'humitat i conservació. En els arxius no es depositaran materials aliens als seus suports i contenidors dels documents.



Article 24. Previsió d'espai per a arxiu

1. La construcció o reforma d'un edifici com a seu de departament, servei perifèric, centre sanitari, centre docent o entitat de titularitat de la Generalitat, haurà de preveure l'espai necessari i adequat per a la instal·lació de l'arxiu corresponent.

2. Sobre els projectes d'obra dels esmentats centres ha d'informar favorablement l'òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià. En cap cas no s'iniciaran les obres sense el seu informe favorable.



Article 25. Control de les instal·lacions dels arxius

1. En els arxius de l'Administració de la Generalitat es portarà un control sistemàtic i periòdic de les condicions ambientals, estat de les instal·lacions, de l'equipament dels depòsits i dels suports documentals, a fi de detectar les possibles alteracions i riscos biològics i els deterioraments que aquests puguen provocar.

2. En el supòsit de l'aparició d'agents biològics o circumstàncies físico-ambientals que motiven situacions d'emergència, deteriorament o perill immediat dels documents s'haurà d'informar a l'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.



Article 26. Obligacions del personal al servei dels arxius públics



1. Són obligacions del personal al servei dels arxius públics en relació amb l'arxiu en què presten els seus serveis:

a) Conservar el patrimoni documental.

b) Organitzar els fons documentals.

c) Descriure la documentació.

d) Garantir l'accés de la ciutadania a la informació i als documents.



e) Facilitar als organismes productors de la documentació el préstec i la utilització de les dades contingudes en els documents.

f) Vetlar pel compliment de la legislació vigent quant a les restriccions de l'accés als documents.

2. Tot el personal que exercisca funcions en arxius i tot aquell que per raons de tractament, conservació o reprografia entre en contacte amb els documents d'un arxiu, estarà obligat a assegurar la confidencialitat respecte al contingut dels documents que conega i vetlarà pel compliment de l'ordenament legal vigent sobre l'honor, intimitat personal i familiar i a la pròpia imatge, així com el relatiu a dades de caràcter personal i a secrets oficials i matèries reservades.

3. Promoure l'ús de sistemes de gestió documental, la tramitació electrònica i impulsar la incorporació de les tecnologies de la informació i la comunicació a l'activitat administrativa, i a les relacions entre la ciutadania i les administracions.



Article 27. Plans de formació del personal dels arxius de la Generalitat

L'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat formularà propostes de plans de formació a l'Institut Valencià d'Administració Pública. En aquests plans anuals de formació per al personal que exercisca funcions d'arxiu es distingirà entre:



a) Plans de formació per a personal responsable, personal auxiliar i subaltern dels arxius de gestió.

b) Formació permanent del personal tècnic dels arxius de l'Administració de la Generalitat.





CAPÍTOL V

Procediments de gestió documental en l'Administració de la Generalitat



Article 28. Procediments de gestió documental

1. Els procediments de gestió documental són el conjunt d'operacions tècniques, integrades en la gestió administrativa general que, basades en l'anàlisi de la producció, tramitació i valor de la documentació, es dirigeixen a la seua planificació, control, ús, transferència i conservació o eliminació.

2. Són procediments de gestió documental els següents:

a) Captura i registre

b) Descripció

c) Classificació

d) Ordenació

e) Identificació

f) Valoració

g) Selecció

h) Eliminació

i) Gestió de l'accés

j) Transferència

k) Conservació

l) Reproducció





Secció 1a

Captura i registre de la documentació



Article 29. Captura dels documents

1. La captura és el procediment d'integració dels documents en el Sistema de Gestió Documental, ja siga per mitjà de la seua recepció o la seua creació. Aquest procés ha de garantir la identificació unívoca dels documents per mitjà de l'assignació d'un identificador o codi de referència únic.

2. Les persones gestores en el moment de la captura, independentment de si aquesta es realitza de forma automatitzada o manual, han d'establir una relació entre el document, el seu productor o creador i el context en què es va generar. Aquesta relació s'establirà amb la descripció i classificació en el cas dels documents en suport paper i l'assignació de metadades quan es tracte de documents electrònics.

3. Els documents creats contindran els elements d'autenticació necessaris: la data, el segell i la firma. En el cas dels documents electrònics es firmaran electrònicament o amb qualsevol altre element de validació que estiga validat per la legislació vigent.

4. La captura del document s'ha de completar amb la datació, el registre, la classificació i l'obertura o inclusió en un expedient.

5. Per al procediment de captura dels documents electrònics se seguirà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.



Article 30. Registre de la documentació

1. El registre és el procediment de control pel qual els documents generats o rebuts pels òrgans administratius reben una inscripció registral. Té per objecte deixar constància oficial del flux documental dels documents rebuts o remesos per mitjà de la pràctica d'assentaments d'entrada i eixida en el sistema informàtic establit a aquest efecte.



2. El procediment de registre dins del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat es regularà pel manual d'instruccions per a les oficines de registre de la Generalitat, aprovat per la Resolució de 5 de maig de 2015, del secretari autonòmic d'Administració Pública, per la qual es dicten les directrius de funcionament i s'aprova el manual d'instruccions que serà de compliment obligatori per a totes les oficines de registre de la Generalitat, incloses en l'àmbit d'aplicació del Decret 191/2014, de 14 de novembre, del Consell, o la norma que la substituïsca.



3. El registre dels documents electrònics es realitzarà conforme el Decret 220/2014, de 12 de desembre, del Consell, pel qual s'aproven el Reglament d'Administració electrònica de la Comunitat Valenciana, i la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat, o la norma que el substituïsca.





Secció 2a

Descripció i classificació documental



Article 31. Descripció normalitzada de les unitats documentals

1. Tot expedient o document, amb independència del seu suport, ha de ser codificat i descrit de forma normalitzada seguint els criteris establerts per les normes i instruccions tècniques unificades de compliment obligatori per a tot el Sistema, que garanteixen una administració eficaç, transparent i accessible, tant per a la mateixa Administració com per a la ciutadania.

2. És obligació de les unitats de gestió quan òbriguen un expedient en el Sistema, incorporar la informació i les metadades obligatòries de classificació i descripció.



Article 32. Descripció dels documents electrònics

1. La descripció dels documents i expedients electrònics ha de permetre la seua recuperació per mitjà de l'aplicació de l'esquema de metadades que es defineix en la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i les Normes Tècniques d'Interoperabilitat de Document i Expedient Electrònic.



Article 33. Quadres de classificació

1. Tots els arxius de l'Administració de la Generalitat, els seus organismes autònoms i les entitats de dret públic vinculades o dependents de l'Administració pública de la Generalitat, i els centres sanitaris i centres docents de titularitat de la Generalitat, hauran de comptar amb el seu corresponent quadre de classificació documental.

2. L'estructura d'aquests quadres respondrà a criteris funcionals, i hauran de reflectir les competències, funcions i activitats que exerceixen els organismes.

3. Aquests quadres de classificació hauran de ser coneguts i utilitzats per totes les unitats de gestió del Sistema com una ferramenta essencial per a la gestió de la seua documentació.

4. Des del moment de la seua creació o recepció, tots els documents que es capturen en el Sistema de Gestió Documental de la Generalitat s'organitzaran basant-se en un quadre de classificació.

5. Els quadres de classificació dels organismes inclosos dins del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat seran públics i estaran disponibles a la ciutadania en les seues seus electròniques.

6. L'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat promourà l'elaboració, actualització i manteniment d'un quadre de classificació funcional únic per a tot l'àmbit de l'Administració de la Generalitat.

7. El quadre de classificació funcional únic per a tota la Generalitat és el resultat de la unió de tots els quadres de classificació funcionals dels arxius de l'Administració de la Generalitat.

8. L'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana serà l'encarregat de l'actualització i el manteniment del quadre de classificació funcional únic per a tota la Generalitat.

9. La revisió del quadre de classificació únic de la Generalitat es realitzarà de forma periòdica i a proposta de les unitats de gestió a través dels seus respectius arxius centrals.

10. La inclusió de noves sèries documentals o l'actualització de les ja existents haurà de fer-se per mitjà de petició raonada i implicarà la identificació de la sèrie documental objecte de la sol·licitud.



Article 34. Classificació de la documentació

1. Tots els documents i expedients en el moment de la seua creació o recepció han de ser classificats i descrits convenientment amb les dades identificatives que permeten el seu control i recuperació.

2. La classificació dels documents s'haurà de fer d'acord amb les sèries o tipologies documentals establertes en el quadre de classificació funcional del departament.

3. La classificació es realitzarà per mitjà de l'assignació d'un codi alfanumèric que conformarà el codi de referència o identificador únic del document o expedient.





Secció 3a

Organització i instal·lació de la documentació



Article 35. Ordenació dels documents

1. Tots els documents creats o rebuts per l'Administració de la Generalitat formaran part d'expedients.

2. Els documents de cada expedient hauran d'estar ordenats seguint la seua tramitació lògica, que en general coincideix amb la seua seqüència cronològica.

3. Els expedients dins de cada sèrie documental s'ordenaran segons el criteri més convenient al seu contingut i codificació: cronològic, alfabètic, numèric o alfanumèric. Aquesta ordenació es determinarà en la identificació de cada sèrie documental.

4. A mesura que els documents s'incorporen als expedients, es foliaran de forma correlativa. Únicament es foliaran els documents de valor administratiu que formen part del procediment.

5. Una vegada tancat un expedient, es generarà un índex, en el qual es relacionaran tots els documents que componen l'expedient i es realitzarà la diligència de tancament fent constar el nombre de folis que el componen i la data de tancament.

6. Per a l'ordenació dels expedients electrònics se seguiran els mateixos criteris indicats en aquest article i els criteris de formació d'expedients electrònics i agrupacions de documents de la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.





Article 36. Instal·lació de la documentació

1. S'utilitzaran les unitats d'instal·lació adequades a cada tipus de suport i a l'estat de tramitació de la documentació.

2. En els arxius de gestió la documentació en paper s'instal·larà en arxivadors de carpetes penjants o bé en carpetes o camises normalitzades d'expedient.

3. La documentació en suports diferents del paper es conservarà en armaris i contenidors adequats per a la seua millor preservació.

4. La documentació cartogràfica s'instal·larà en armaris arxivadors de plànols o tubs porta-plànols per a assegurar la seua conservació.

5. La documentació en suport electrònic es conservarà en els repositoris i servidors que l'òrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions destine per a aquest ús, i mai en els equips personals. La Generalitat definirà un Pla de Preservació dels Documents Electrònics que establisca les garanties d'accessibilitat, autenticitat, disponibilitat, integritat, traçabilitat, intel·ligibilitat i llegibilitat dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.



6. Finalitzada la tramitació, la documentació en paper, s'introduirà en caixes d'arxiu, de la grandària normalitzat aprovada pel Consell Assessor d'Arxius, que hauran d'estar perfectament identificades i retolades per a facilitar la seua localització.

7. En el supòsit que les unitats de gestió no apliquen els criteris establerts en aquest article l'arxiu central del departament podrà proposar l'adopció de les mesures que crega necessàries per a corregir la situació.







Secció 4a

Identificació i valoració de la documentació



Article 37. Òrgans encarregats d'identificar i valorar la documentació



Els òrgans encarregats d'identificar i valorar la documentació són les comissions de valoració documental, la Junta Qualificadora de Documents Administratius i la Junta d'Expurgació de Documents Judicials, assistits pel personal d'arxiu responsable dels arxius centrals, en col·laboració amb les persones responsables funcionals de les unitats de gestió productores de la documentació.



Article 38. Identificació de les sèries documentals

1. El personal tècnic dels arxius centrals de les conselleries i departaments de l'Administració de la Generalitat, assistits per les persones responsables funcionals de les unitats de gestió, identificaran les sèries documentals que produeixen els serveis centrals i els serveis territorials o perifèrics dels seus organismes.

2. L'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana participarà activament i assessorarà en el procés d'identificació de sèries documentals, i amb la informació proporcionada actualitzarà els instruments de gestió de les sèries documentals produïdes per l'Administració de la Generalitat.



Article 39. Valoració de la documentació

1. El personal tècnic dels arxius centrals i serveis perifèrics dels departaments de l'Administració de la Generalitat, i dels centres sanitaris i docents de titularitat de la Generalitat, assistits per les persones responsables funcionals de les unitats de gestió, realitzaran propostes de valoració de les sèries documentals que produeixen els serveis centrals i els serveis territorials dels seus organismes.



2. El personal tècnic dels arxius centrals de les conselleries, dels serveis perifèrics dels departaments de l'Administració de la Generalitat, i dels centres sanitaris i docents de titularitat de la Generalitat ompliran els formularis de proposta de valoració i demanaran la informació i els informes necessaris per a la seua aprovació per la Comissió de Valoració Documental respectiva.





Secció 5a

Selecció i eliminació de documentació



Article 40. Selecció de la documentació

1. De la documentació que s'haja dictaminat la seua eliminació se n'analitzarà una selecció de documentació a conservar com a mostra representativa de l'activitat administrativa.

2. Tant la tècnica de selecció com el volum de documentació a conservar en concepte de mostra s'establirà en els dictàmens de la Junta Qualificadora de Documentació Administrativa o la Junta d'Expurgació de Documents Judicials.



Article 41. Eliminació de documentació

1. En cap cas no es podrà autoritzar l'eliminació ni es podrà procedir a la destrucció de documents mentre subsistisca el seu valor probatori de drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques o no hagen transcorregut els terminis que la legislació vigent establisca per a la seua conservació.

2. Els òrgans responsables de la custòdia de la documentació són els responsables d'executar els dictàmens de la Junta Qualificadora de Documentació Administrativa o la Junta d'Expurgació de Documents Judicials en cada una de les fases d'arxiu en què es trobe la documentació.

3. Els criteris i el procediment establert per a l'eliminació seran aplicables a documents de qualsevol suport. El sistema de destrucció serà el més adequat per a cada tipus de suport.



Article 42. Destrucció de documentació

1. La destrucció només es podrà dur a terme quan s'haja aprovat així en la taula de valoració documental corresponent per resolució de l'òrgan competent.

2. La destrucció de la documentació es podrà realitzar en el mateix arxiu pel personal tècnic o contractar una empresa externa.

3. En cas de contractar una empresa externa, serà necessari assegurar-se que l'empresa prendrà les mesures de seguretat oportunes i que es compromet a complir amb els requisits establerts.

4. La documentació a destruir haurà d'introduir-se en contenidors perfectament tancats fins al moment de la seua destrucció.

5. Els contenidors de la documentació a eliminar es conservaran de manera ordenada en llocs o locals d'accés controlat, i s'evitarà la possibilitat d'apropiació i utilització per personal no autoritzat.

6. Totes les operacions de selecció i instal·lació de la documentació a destruir, així com el transport al lloc de destrucció i eliminació física haurà de realitzar-se de manera controlada i per personal identificat i autoritzat per a aqueixa funció.

7. La destrucció de la documentació, siga quin siga el seu suport, garantirà la impossibilitat de reconstrucció dels documents o la recuperació de la informació continguda en aquesta.

8. Els processos de destrucció o eliminació segura de documentació electrònica i suports informàtics es regiran pel que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.







Secció 6a

Gestió de l'accés i consulta de la documentació



Article 43. Accés a la documentació

1. La ciutadania té dret a accedir als documents conservats en els arxius públics en els termes que estableix la legislació vigent, i l'esmentat accés només podrà denegar-se motivadament en aplicació de les limitacions legalment establertes.

2. L'Administració de la Generalitat garantirà l'accés lliure i gratuït de tota la ciutadania als centres d'arxiu.

3. L'accessibilitat dels documents generats per l'Administració de la Generalitat i els altres ens vinculats o dependents de l'Administració de la Generalitat s'establirà en el procés d'identificació i valoració documental.

4. Les categories d'accés existents són: lliure accés i accés restringit.

5. El personal responsable dels diferents arxius del Sistema haurà d'oferir l'assistència necessària per a garantir l'exercici del dret d'accés.



6. Per a facilitar la identificació i l'accés als documents, estaran a disposició de la ciutadania els instruments de referència i descripció dels fons documentals, a excepció dels que en aplicació de les limitacions legalment previstes no hagen de constar.

7. Amb caràcter general, i en compliment de la legislació vigent, són accessibles els documents amb dades personals que puguen afectar la seguretat o intimitat de les persones, quan hagen transcorregut 25 anys des de la defunció de les persones afectades, o 50 anys a partir de la data del document, si el moment de la defunció es desconeix.



Article 44. Restriccions a l'accés a la documentació

1. Per als documents qualificats com d'accés restringit s'indicarà el motiu de la restricció i el nivell de protecció.

2. S'haurà de vetlar pel compliment rigorós de la legislació de protecció de dades de caràcter personal.

3. L'accés als documents i expedients, independentment del seu suport, han de ser sotmesos a un control d'accés en funció de les dades contingudes en els documents, en compliment de les garanties previstes en la legislació.

4. A fi d'afavorir l'accés a la informació continguda en els documents d'accés restringit, en els casos en què hi haja la possibilitat de dissociació de dades o accés parcial, es permetrà l'accés ocultant o emmascarant les dades susceptibles de protecció.

5. En cap cas no es facilitarà l'accés als depòsits on es custodia la documentació, que es reserva amb caràcter exclusiu al personal dels arxius.

6. Les persones responsables dels arxius podran restringir l'accés als documents originals quan la seua manipulació puga suposar un greu perill per a la conservació i integritat d'aquests. En aquest supòsit l'accés s'efectuarà a les seues còpies o reproduccions, fins que no desapareguen les causes de la restricció a l'accés als documents originals.



7. Els arxius podran establir restriccions temporals a l'accés a la documentació a causa de circumstàncies extraordinàries o situacions d'emergència.

8. L'accés a les col·leccions i fons documentals donats o depositats temporalment en els arxius de l'Administració de la Generalitat es regirà per les condicions del depòsit i es podran establir restriccions temporals d'accés, que s'acordaran en el contracte que regule l'ingrés de la documentació.

9. Les persones que tinguen accés als documents d'arxiu estan obligades a mantindre'ls en el mateix estat en què els hagen rebut, i respondran als deterioraments que causen d'acord amb el que estableix el títol IV de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'arxius.





Article 45. Consulta de la documentació

1. S'estableixen dos tipus de consultes dins del Sistema: internes i externes. Les consultes internes són les realitzades per les diferents unitats de gestió en l'exercici de les seues funcions de gestió i control administratiu. Les consultes externes són les realitzades per les persones investigadores i ciutadania en general.

2. El personal dels arxius atendrà les consultes dins de l'horari d'atenció que establisca cada departament.

3. Tots els arxius disposaran d'un espai habilitat per a atendre la ciutadania, que seran les persones usuàries preferents del sistema d'arxius.





Article 46. Préstec de la documentació

1. Com a norma general, tota documentació de caràcter històric està exclosa del préstec.

2. Només es prestaran documents a les unitats de gestió que els han produït o als òrgans o entitats competents.

3. El préstec a una altra unitat de gestió diferent de la productora o a l'entitat o òrgan competent, requerirà l'autorització expressa d'aquestes.



4. El préstec s'haurà de formalitzar per mitjà d'una sol·licitud per escrit que anirà firmada pel personal responsable de la unitat de gestió sol·licitant. En cas de tractar-se de documentació electrònica se seguirà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i s'utilitzaran els sistemes de firma establerts per a aquest fi.

5. Mentre la documentació estiga en préstec, es responsabilitzarà de la seua custòdia i conservació la persona de la unitat de gestió que ho haja sol·licitat.





Secció 7a

Ingressos i transferències de documentació



Article 47. Sistemes d'ingrés

1. Tot ingrés de documentació en els arxius de l'Administració de la Generalitat es formalitzarà per mitjà d'una acta d'entrega o relació d'entrega en el cas de les transferències.

2. S'estableixen les vies d'ingrés de documentació següents:

a) Transferències ordinàries o regulars.

b) Transferències extraordinàries.

c) Ingressos per adquisició derivada d'actes entre vius o per causa de mort (mortis causa).



Article 48. Transferències ordinàries o regulars

1. S'entén per transferència ordinària o regular el conjunt de procediments per mitjà dels quals els documents d'arxiu passen d'un arxiu del Sistema a un altre, d'acord amb el cicle de vida d'aquests.



2. Les transferències ordinàries es realitzaran respectant els terminis establits en els calendaris de conservació i la capacitat de recepció dels arxius.

3. Per al procediment de transferència ordinària se seguiran les pautes establertes en l'annex V d'aquest decret.



Article 49. Transferències extraordinàries

1. S'entén per transferència extraordinària el conjunt de procediments pels quals es remet documentació a un arxiu del Sistema, bé siga per traspàs de competències entre les distintes administracions públiques, o per circumstàncies de caràcter excepcional que dificulten o impedisquen la correcta conservació i consulta de la documentació en qualsevol dels arxius del Sistema.

2. La realització de les transferències extraordinàries requerirà la sol·licitud motivada per part de l'arxiu emissor i l'autorització de la seua recepció per l'arxiu receptor.

3. Per al procediment de transferència extraordinària se seguiran les pautes establertes en l'annex V d'aquest decret.



Article 50. Adquisició de fons i col·leccions documentals derivada d'actes entre vius o per causa de mort

1. L'ingrés de documentació derivada de l'adquisició per actes entre vius serà aprovat per l'òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià.



2. En cas de cessió o llegat de documentació, la consulta i reproducció d'aquests fons s'ajustarà a les condicions previstes en els actes d'adquisició entre vius o a causa de mort.

3. Els ingressos de fons es duran a terme per mitjà de contractes de donació, comodat o depòsit. Excepcionalment, es podran adquirir per compra documents i fons que es consideren d'interès, amb un informe previ i aprovació per l'òrgan directiu del Sistema.





Secció 8a

Eixida dels documents dels arxius



Article 51. Classes d'eixides

L'eixida dels documents d'un arxiu pot ser temporal o definitiva.



1. Per eixida temporal de documents s'entén la que es realitza per un període de temps determinat amb fins de reproducció, restauració o difusió cultural.

2. Per eixida definitiva de documents s'entén aquella per la qual aquests causen baixa en l'arxiu, que fins al moment tenia la responsabilitat de la seua custòdia.



Article 52. Eixides temporals de documents

1. No es consideraran eixides temporals de documents els préstecs de documentació a les unitats de gestió quan els documents tinguen menys de 50 anys d'antiguitat.

2. Les eixides temporals de documents dels arxius del Sistema que siguen reclamats per a fins administratius o judicials hauran d'autoritzar-les les persones responsables de l'arxiu respectiu.

3. Sempre que siga possible, i com a regla general, es remetran còpies autenticades dels documents, tret que es requerisca el préstec dels originals. De tot document original que es preste es conservarà còpia autenticada en l'arxiu, sempre que el nombre de documents a reproduir no impedisca el funcionament normal dels serveis d'arxiu.



4. Les eixides temporals de documents conservats en els arxius històrics de la Generalitat hauran de ser autoritzades per l'òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià. Si en el termini de tres mesos des de l'entrada de la sol·licitud en l'òrgan competent per a resoldre no ha recaigut una resolució, es podrà entendre, conforme a l'article 31.5 de la Llei 5/2003, d'Arxius, que aquella ha sigut denegada. En el cas de documentació en depòsit o comodat, les eixides temporals de documents es regiran per les condicions establertes en els seus contractes, sense perjudici de l'obligació de resoldre expressament, de conformitat amb la legislació comuna de procediment vigent en cada moment.



5. L'eixida de documents per a formar part d'exposicions es realitzarà amb la sol·licitud prèvia de l'entitat organitzadora de l'exposició, i s'hauran d'indicar les mesures de seguretat i conservació adoptades, així com la contractació d'una assegurança que cobrisca els riscos de transport, deteriorament o pèrdua de la documentació.

6. Totes les eixides temporals de documents generaran el seu corresponent expedient amb les dades necessàries per al seu control.

7. No podran eixir dels arxius històrics sèries documentals completes o fraccions de sèries sense autorització de l'òrgan directiu del Sistema Arxivístic valencià.



Article 53. Eixides definitives de documents

1. Els documents poden eixir definitivament dels arxius per transferències ordinàries o extraordinàries, per extinció d'un depòsit temporal, per baixes causades per accidents i desastres naturals o com a conseqüència de l'eliminació.

2. Totes les eixides definitives de documents hauran de ser controlades i registrades en el seu corresponent instrument de control.





Secció 9a

Conservació de la documentació



Article 54. Normes de conservació

La conselleria competent en matèria de cultura, dins de les seues competències, aprovarà les normes de caràcter tècnic-arxivístic sobre els edificis, depòsits, instal·lacions, equipament i criteris de conservació que hauran d'establir-se en els arxius del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.



Article 55. Conservació de la documentació en suport paper

1. No s'utilitzarà paper reciclat en els expedients i documents administratius que siguen de conservació permanent.

2. S'utilitzarà paper de bona qualitat per a garantir la màxima perdurabilitat de la documentació de conservació permanent, en especial per als documents vitals o essencials.

3. S'utilitzaran unitats d'instal·lació adequades que no deterioren la integritat física i funcional de la documentació en paper.



Article 56. Conservació de la documentació en suport electrònic i altres suports

1. Per a la conservació dels documents i expedients electrònics i els documents en suports magnètics i òptics es realitzaran còpies de seguretat periòdicament i les conversions o migracions que es determinen per als documents de conservació permanent, que garantisquen la conservació de la informació continguda en aquests.

2. Les condicions específiques per a la conservació de la documentació en suport electrònic es regiran pel que disposa l'estratègia de conservació implantada en la Generalitat i en la seua normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i la legislació vigent sobre Administració electrònica de la Comunitat Valenciana.



3. La Generalitat definirà un pla de preservació dels documents electrònics que garantirà l'accessibilitat, autenticitat, disponibilitat, integritat, intel·ligibilitat i llegibilitat dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.



Article 57. Restauració dels documents

En aplicació de les funcions de conservació del Patrimoni Documental Valencià, l'òrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat elaborarà programes de restauració de la documentació conservada en els arxius de l'Administració de la Generalitat.







Secció 10a

Reproducció de la documentació



Article 58. Obtenció de còpies dels documents

1. Els arxius de l'Administració de la Generalitat proporcionaran còpies dels documents custodiats en aquests en els termes que estableix la legislació vigent, tot això sense perjudici de les restriccions definides per la llei.

2. Les sol·licituds de còpies de documents en tramitació o el valor administratiu de les quals siga vigent es dirigiran a la unitat de gestió responsable de la seua gestió i custòdia.

3. Els arxius i unitats de gestió proporcionaran, a sol·licitud de la persona interessada, còpies compulsades de la documentació que custodien.



Article 59. Limitacions a la reproducció dels documents

1. El dret a obtenció de còpies dels documents de lliure accés es limitarà en els supòsits següents:

a) Quan l'estat de conservació dels documents sol·licitats requerisca un tractament previ de restauració o la seua manipulació poguera ocasionar el seu deteriorament.

b) Quan el nombre de peticions de reproducció de documents o el nombre de documents a reproduir impedisca el funcionament normal dels serveis d'arxiu.

c) Quan es tracte de sol·licituds de reproducció massiva i indiscriminada.

2. En el cas de sol·licituds de reproducció de documents que siguen objecte de propietat intel·lectual, serà necessària l'autorització prèvia de la persona titular del dret.

3. Quan l'objecte de la reproducció siga la seua publicació o difusió, qui ho sol·licite indicarà obligatòriament la procedència en la publicació o difusió.



Article 60. Digitalització dels documents

1. La digitalització dels documents generats per les diferents unitats de gestió, serà realitzada pel personal de les esmentades unitats amb l'aplicació de les mateixes responsabilitats i criteris que per a la conservació i custòdia de la documentació en paper. El personal tècnic d'arxiu podrà assessorar en aquesta matèria a petició de les unitats de gestió i dictarà instruccions respecte d'això a fi de facilitar aquesta tasca. La Generalitat establirà les recomanacions sobre els procediments de digitalització de documents a través de la seua normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.

2. Es promourà la digitalització de documents dels arxius centrals, intermedis i històrics, a fi de facilitar la seua consulta i garantir la conservació dels documents originals, en especial els documents essencials o vitals.

3. La digitalització garantida de documents en paper es farà amb mecanismes que garantisquen la seua qualitat, contingut, accessibilitat i perdurabilitat. S'ajustarà al que estableix el Decret 220/2014, de 12 de desembre, del Consell, pel qual s'aprova el Reglament d'Administració electrònica de la Comunitat Valenciana, i els criteris que fixe la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.





Article 61. Protocol de digitalització de documents

Els processos de digitalització segura o certificada que s'efectuen en l'àmbit de l'Administració de la Generalitat, amb finalitat d'assegurar l'autenticitat, la integritat i la preservació dels documents digitalitzats, d'impulsar l'Administració electrònica i d'eliminar els documents en suport paper, complint la normativa existent respecte d'això, es regirà pel que estableixen la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i la legislació vigent sobre Administració Electrònica de la Comunitat Valenciana.





Secció 11a

Dimensió cultural dels arxius



Article 62. Funció cultural i social dels arxius

1. Els arxius de l'Administració de la Generalitat estan al servei de la societat i proporcionen la informació necessària per al funcionament de les institucions, la investigació històrica i la cultura.

2. Els arxius del Sistema, especialment els històrics, promouran la realització d'activitats de dinamització i difusió cultural, i activitats educatives per iniciativa pròpia o en col·laboració amb altres institucions públiques o privades, tenint en compte que aquestes hauran de ser compatibles amb el normal desenvolupament de les seues funcions habituals.

3. L'òrgan directiu del Sistema en col·laboració amb els centres d'arxiu dissenyarà programes d'activitats de dinamització i difusió cultural dels arxius de l'Administració de la Generalitat.

4. Amb motiu d'exposicions o altres activitats de difusió del patrimoni documental es podran autoritzar eixides temporals de documents condicionades al compliment del que estableix l'article 52 d'aquest decret.

5. Els arxius històrics i l'òrgan directiu del Sistema fomentaran la protecció del Patrimoni Documental Valencià per mitjà de propostes de restauració, adquisició, donació o depòsit de fons documentals d'interès cultural.

Article 63. Activitats de difusió cultural dels arxius

1. Constitueixen activitats de difusió del patrimoni documental i foment de la cultura en l'àmbit dels serveis dels arxius:

a) L'elaboració i publicació d'instruments d'informació dels seus fons documentals.

b) L'organització i participació en exposicions.

c) L'organització i participació en conferències, congressos i jornades.

d) La difusió dels seus fons via internet i en les xarxes socials.

2. Constitueixen activitats de caràcter pedagògic:

a) L'organització de cursos.

b) La col·laboració amb els centres docents i culturals per al foment dels serveis d'arxiu.

c) L'organització de visites guiades i activitats didàctiques per a la difusió dels arxius del Sistema.

d) El personal dels arxius del Sistema assessorarà les seues usuàries i usuaris i organitzarà programes de formació.





Secció 12a

Gestió documental i les tecnologies de la informació i les comunicacions



Article 64. Promoció de les tecnologies de la informació i les comunicacions

Es promourà l'ús de les tecnologies de la informació i la comunicació en el tractament de la documentació d'acord amb la legislació vigent. En particular, serà obligatòria la integració en SAVEX, o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat en un futur, de tots els arxius centrals i de serveis perifèrics de les conselleries o ens on es conserve la documentació, així com la gestió documental per mitjà de SAVEX, o el sistema de gestió que seleccione la Generalitat, des dels arxius de gestió, els arxius centrals, l'Arxiu Intermedi de la Generalitat i fins i tot l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.





Article 65. Mitjans tècnics per a la gestió documental electrònica

La gestió dels documents i expedients electrònics es basa obligatòriament en uns mitjans tècnics i en unes eines arxivístiques. L'òrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions subministrarà i mantindrà els mitjans tècnics necessaris per a l'aplicació i el desenvolupament de la gestió documental i l'Administració electrònica. Així mateix, facilitarà l'accés i el suport a les solucions tècniques que s'adopten en virtut dels acords i convenis establerts amb altres administracions públiques.







CAPÍTOL VI

Infraccions i sancions



Article 66. Infraccions i sancions

Qualsevol tipus de danys ocasionats al patrimoni documental de la Generalitat se subjecta a les infraccions i sancions de l'ordenament jurídic vigent, i especialment al que disposa el títol IV de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'arxius.





DISPOSICIONS ADDICIONALS



Primera. Incidència pressupostària

L'aplicació i el desenvolupament d'aquest decret no podrà tindre cap incidència en la dotació dels capítols de despesa assignats a la conselleria competent en matèria de cultura, i, en tot cas, hauran de ser atesos amb els mitjans personals i materials de la conselleria esmentada.



Segona. Estructura mínima dels arxius centrals de les conselleries, dels departaments i de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat

L'estructura mínima per als arxius centrals queda fixada en un lloc del cos A1-08-01 per conselleria o departament; i per a l'Arxiu Intermedi de la Generalitat, l'estructura mínima es fixa en un lloc del cos A1-08-01/A2-04-01, un lloc del cos A1-01/A2-01, quatre llocs del cos A2-04-01, dos llocs del cos C2-01-01 i dos llocs de l'APF-01-01 com a desenvolupament del Servei d'Administració del Complex Logístic i Arxiu de la Generalitat.



Tercera. Posada en marxa de l'estructura

Amb caràcter excepcional i vinculat al caràcter genèric o transversal de la matèria, la creació dels llocs necessaris per a l'efectiva posada en marxa de l'estructura mínima dels arxius centrals de les conselleries, els departaments, i l'Arxiu Intermedi de la Generalitat se subjectarà als tràmits següents:

1. En el termini màxim d'un mes des de la publicació d'aquest decret, les direccions generals competents en matèria de funció pública i pressupostos, per iniciativa pròpia o a proposta de l'òrgan competent en matèria de personal de cada conselleria, iniciaran els tràmits oportuns per a la creació dels llocs de treball necessaris per a l'adequada implantació de l'esmentada estructura mínima. Aquests tràmits es regiran pel que estableixen els articles 19 i 20 del Decret 56/2013, de 3 de maig, del Consell, pel qual s'estableixen els criteris generals per a la classificació dels llocs de treball, i el procediment d'elaboració i aprovació de les relacions de llocs de treball de l'Administració de la Generalitat.



2. L'esmentada cobertura es realitzarà a càrrec de llocs vacants, atenent, en tot cas, el criteri d'amortitzar els que es troben més temps en aquesta situació. Les conselleries i departaments afectats per aquestes amortitzacions hauran de ser consultats prèviament.

3. En tot cas, les esmentades direccions generals podran sol·licitar qualsevol informació a les respectives sotssecretaries i òrgan equivalent, que puga facilitar la correcta dotació i creació dels llocs que ens ocupen.





DISPOSICIÓ DEROGATÒRIA



Única. Derogació normativa

Queden derogades totes les disposicions del mateix rang o inferior que s'oposen al que disposa el present decret.





DISPOSICIONS FINALS



Primera. Habilitació per al desplegament i execució del decret

1. Es faculta la persona titular de la conselleria competent en matèria de cultura, per a dictar les disposicions que requerisca l'execució i el desenvolupament d'aquest decret, en compliment del que disposa l'article 28.c de la Llei del Consell.

2. Així mateix, se'l faculta per a la modificació dels annexos d'aquest decret.



Segona. Entrada en vigor

Aquest decret entrarà en vigor l'endemà de ser publicat en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.



València, 27 d'abril de 2018



El president de la Generalitat,

XIMO PUIG I FERRER



El conseller d'Educació, Investigació, Cultura i Esport,

VICENT MARZÀ I IBÁÑEZ





ANNEX I

Pautes de conservació en els arxius de gestió



El responsable dels documents és el servei o unitat administrativa que els genere, i, per tant, qui haurà de vetlar pel compliment de les pautes o criteris que s'indiquen a continuació:

1. Els espais destinats als distints arxius de gestió són contenidors de documentació i no podrà depositar-se en aquests cap material aliè a aquesta funció.

2. El personal tècnic responsable de l'arxiu central de cada departament podrà realitzar controls periòdics per a comprovar que les condicions de conservació dels documents i el seu estat és l'adequat. Si és el cas s'adoptaran les mesures preventives i correctores que asseguren l'adequada conservació dels documents.

3. La documentació que ha de ser arxivada serà la que indique el personal responsable del servei o unitat administrativa que genere els documents, amb l'assessorament de la persona responsable de l'arxiu central.

4. La documentació susceptible de ser transferida a l'arxiu central haurà d'estar organitzada per sèries, d'acord amb el quadre de classificació documental facilitat per l'arxiu central, i estarà ordenada segons s'haja establert en la identificació i valoració de la sèrie.

5. Els expedients s'arxivaran per sèries amb un ordre numèric, alfabètic, cronològic, geogràfic etc., segons es considere convenient per la tipologia de la documentació. S'individualitzarà cada expedient en una carpeteta, en la coberta de la qual haurà de constar l'assumpte, documents que conté, l'any d'inici i la referència amb què localitzar-los. Aquestes carpetetes hauran de confeccionar-se amb un paper de major gramatge amb un pH neutre o lleugerament alcalí.

6. Es guardarà un sol original, i s'eliminaran els duplicats, així com les fotocòpies i les còpies quan existisquen els originals. Les còpies realitzades en el desenvolupament del treball seran destruïdes una vegada que hagen deixat de ser necessàries per als fins que van motivar la seua creació, siga quin siga el suport d'aquestes (paper, document digitalitzat, etc.). També s'eliminarà tota la documentació que ha servit com a suport informatiu per a la gestió dels expedients, però que no forma part de l'expedient en si.

7. S'eliminaran grapes, clips, gomes i la resta d'elements perjudicials per a la conservació del paper, d'aquella documentació que en un futur siga susceptible de ser transferida a l'arxiu central. Així mateix, s'eliminaran carpetes de plàstic, de gomes, classificadors, etc.

8. La documentació s'arxivarà en caixes normalitzades que no tinguen grapes o elements metàl·lics que amb el temps pogueren oxidar-se i danyar els documents que continguen. Aquestes caixes compliran com a mínim amb la certificació ISO 16245:2009, o una certificació semblant, i tindran les mides homologades (alt 26,50 centímetres, ample 13 centímetres i 39 centímetres de profunditat).

9. Mai es mesclaran distintes sèries documentals en una mateixa caixa, de la mateixa manera que s'evitarà que un expedient quede dividit en dos o més caixes, tret que les característiques físiques d'aquest ho impedisquen.

10. Per tal de garantir la conservació permanent dels documents en suport paper que es consideren essencials per a la Generalitat per ser testimoni dels seus drets o deures i imprescindibles per a aconseguir els seus objectius i obligacions s'imprimiran en un paper que complisca com a mínim amb la certificació ISO 9706:1999 o una certificació semblant.

11. Per a garantir la conservació permanent dels documents electrònics s'empraran en la seua creació els formats de preservació.xml,.pdf/a o els que s'establisquen en la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat com a formats acceptats de preservació. Els documents electrònics en altres formats no acceptats es migraran del seu format natiu als formats establits com de preservació.







ANNEX II

Pautes de conservació de la documentació

en els arxius centrals i intermedis



El responsable dels documents és el personal tècnic arxiver i, per tant, qui haurà de vetlar pel compliment de les pautes o criteris que s'indiquen a continuació, sota la supervisió de la persona titular de la direcció del servei de què depenga l'arxiu.

1. Els depòsits destinats a arxiu central i intermedi són contenidors de documentació i no podrà depositar-se en aquests cap material alié a aquesta funció.

2. Es vetlarà perquè les condicions de conservació dels documents i el seu estat siga l'adequat. Si és el cas, s'adoptaran les mesures preventives i correctores que asseguren l'adequada conservació de l'arxiu.



3. Es realitzarà l'estudi de la documentació de conservació permanent, i s'eliminaran les còpies simples o múltiples, fotocòpies o duplicats innecessaris, inútils o repetitius de documents administratius, i queda absolutament prohibida l'eliminació de qualsevol altre tipus de documents.

4. En la documentació valorada d'eliminació parcial o total per la JQDA es conservarà en tot cas un expedient de cada any i un exemplar de cada tipus de formulari que s'utilitze com a mostra de la sèrie documental, que es remetrà a la secretaria de la JQDA junt amb la proposta d'expedient d'eliminació.

5. Els depòsits dels arxius centrals i intermedis disposaran obligatòriament de sistemes de detecció i extinció d'incendis, així com de sistema de climatització que permeten la conservació de la documentació.



6. Com a criteri general, en els depòsits on es conserve documentació, s'ha de mantindre una temperatura constant, al voltant de 20ºC +/– 2ºC i una variació de 1ºC/24 hores; i humitat relativa del 45 % +/-5 % i una variació de 5 %/24 hores.

7. Els depòsits estaran ben ventilats, i es fixaran com a criteri general una ventilació de 0,25 litres per segon i metre quadrat.





ANNEX III

Pautes per a la descripció de les unitats documentals



Per a la descripció arxivística s'aplicarà el que disposen les normes internacionals sobre aquesta matèria i les normes tècniques que es desenvolupen i s'adopten per l'òrgan directiu del Sistema.

S'estableixen les recomanacions següents:

1. Per als títols dels expedients i documents s'estableix un esquema descriptiu format per la tipologia documental, seguit d'una frase que, de forma concisa i unívoca, definisca l'expedient o document.



2. Es recomana que els títols no continguen dades de caràcter personal, excepte les estrictament necessàries per a la seua identificació, ja que els títols dels expedients i documents seran el punt d'accés per als resultats de les recerques.

3. S'indicarà clarament la data de creació de cada document. En el cas dels expedients s'indicarà la data inicial, corresponent a l'obertura de l'expedient, i la data final, corresponent al seu tancament.



4. Per a indicar els noms de les persones productores o interessades, en el cas de les persones físiques s'indicarà el nom i cognoms. En el cas de persones jurídiques o institucions, la forma autoritzada és el seu nom formal o oficial. Els arxius del Sistema prendran aquestes dades del catàleg d'autoritats d'institucions i persones que elaboraran, seguint la norma ISAAR (CPF).





ANNEX IV

Pautes per a la identificació i valoració de les sèries documentals



La identificació i la valoració de les sèries documentals produïdes per l'Administració de la Generalitat tenen la finalitat d'elaborar les propostes de taules de valoració documental que es presenten a la JQDA per a emetre el corresponent dictamen on es propose la conservació permanent de la documentació i el seu ingrés en els arxius històrics o bé la seua eliminació per la inutilitat administrativa i cultural.



I. Identificació de fons documentals. La identificació consisteix en la investigació del subjecte productor i del tipus documental. El seu objectiu és el coneixement del departament que ha generat el document, la seua evolució orgànica, competències administratives i tipus documentals en què es materialitzen. El resultat d'aquesta fase serà l'organització del fons, l'elaboració d'un quadre de classificació i l'ordenació de les sèries documentals. Aquest procés és imprescindible tant per a la descripció com per a la posterior valoració dels fons documentals.

L'estudi de l'evolució de la institució que ha produït la documentació, així com els canvis que ha experimentat al llarg del temps amb les diferents reestructuracions polítiques i modificacions competencials. Tota modificació en l'estructura d'una institució afecta la seua producció documental. Dins de la identificació podem diferenciar diverses tasques: identificar l'organisme productor, la funció i el tipus documental. Aquest estudi ajudarà posteriorment en la fase de valoració.

1. Identificació de l'organisme productor. La identificació està estretament unida al concepte de productor, definit com el departament, entitat o centre que ha produït, reunit o conservat documents en l'exercici de la seua activitat. La definició del productor d'un fons documental es realitza mitjançant la norma ISAAR (CPF), que ens permet elaborar registres d'autoritat d'arxius i documentar les relacions entre diferents productors de documents, així com fer un seguiment de la història d'una institució. Per a la identificació de l'organisme productor caldrà acudir a diferents fonts d'informació per a rastrejar la seua història, competències des del moment de la seua creació fins a l'actualitat. El més fàcil és realitzar una recopilació i un estudi de la legislació com a punt de partida per al coneixement de l'organisme productor. En el cas de l'Administració pública, els butlletins oficials ens permetran conèixer l'organisme productor i la seua evolució temporal. Mitjançant aquest estudi de la legislació es reconstruirà la història institucional, les seues competències, les seues diferents denominacions i les dates de les disposicions que han suposat el canvi de la seua estructura interna. Amb tota la informació recopilada, es recomana elaborar els diferents organigrames, que permeten mostrar d'una forma gràfica els canvis en l'estructura de l'organisme al llarg de la seua existència. Serà convenient realitzar tants organigrames com siga necessari perquè es reflectisquen tots els canvis estructurals, indicant sempre les dates extremes que representa, així com les normes o disposicions que suposen cada reorganització. També és convenient la realització d'un índex legislatiu que es formarà a partir d'aquest estudi.



Es recomana identificar les funcions, ja que aqueixa informació ajuda a l'elaboració del quadre de classificació. Aquestes funcions són la verdadera raó de ser de l'organisme i solen romandre en el temps sempre que no hi hagen canvis competencials.

2. Identificació de les sèries documentals. El tipus documental es defineix com el model estructurat i reconegut que adopta un document, en el desenvolupament d'una competència concreta, basant-se en una regulació i amb un format, contingut informatiu o suport homogenis (per exemple, un certificat). Aquest terme «tipus documental» s'utilitza tant per a denominar la unitat documental simple com la composta, que és la més comuna en els arxius de l'Administració. La unitat documental composta es coneix també com a expedient, que és el conjunt de documents produïts per una unitat de gestió per a la resolució d'un assumpte, i que està regulat per una norma de procediment. El tipus documental es pot confondre amb el concepte de sèrie documental, però és només un element més que, amb el productor i la funció, conforma la sèrie documental. La sèrie documental es defineix com el conjunt de documents o expedients produïts en el desenvolupament d'una funció o activitat administrativa regulada per una norma de procediment i organitzades d'acord amb un sistema de classificació. Així tenim que la sèrie documental és el resultat de la unió de tres elements diferenciats: un subjecte productor, una funció i un tipus documental.





SUBJECTE PRODUCTOR + FUNCIÓ + TIPUS DOCUMENTAL = SÈRIE DOCUMENTAL



Quan canvia un d'aquests tres elements, canvia la sèrie documental. Generalment el nom de la sèrie coincidirà amb la denominació del tipus documental. Per a identificar la sèrie documental s'han d'arreplegar les dades necessàries per a elaborar una fitxa. Aquesta fitxa inclourà almenys la informació següent:

– Tipologia documental.

– Organisme o unitat productora.

– Funció.

– Dates extremes.

– Legislació que afecta la tramitació.

– Documents bàsics de què es compon l'expedient.

– Ordenació de la sèrie.

– Denominació de les sèries antecedents i relacionades.

3. Valoració de fons documentals. La valoració consisteix a analitzar i determinar els valors primaris i secundaris de les sèries documentals, fixant els terminis de transferència, accés i conservació o eliminació total o parcial. Amb la valoració es pot realitzar una tria o selecció per la qual es determina quines sèries documentals cal conservar i quines cal eliminar. En la fase de valoració cal tindre en compte una sèrie de criteris que, units a l'anàlisi dels valors dels documents, ens donarà unes normes per a determinar els terminis de transferència entre els diferents arxius del Sistema, a més dels terminis per a la seua selecció o eliminació.

Com a metodologia principalment farem servir les pautes que ens dóna el Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics. L'anàlisi dels valors se centrarà en la identificació dels valors primaris, que ens ajudarà a determinar la seua caducitat administrativa, i en l'estudi del desenvolupament dels valors secundaris. El valor primari del document està determinat per l'ús immediat que la mateixa unitat productora en fa. El document naix amb un propòsit, que pot ser administratiu, fiscal, legal, comptable, mentre aquest propòsit existisca, és a dir acredite uns drets, exigisca unes obligacions, certifique un fet o comunique una informació, el document estarà actiu, vigent. Aquesta vigència operativa que conté el document és el que determina el seu valor primari i immediat.



Els valors primaris o immediats de l'expedient també estan determinats pel termini de conservació que es determine. Aquest termini és el temps durant el qual es concedeix a l'interessat la possibilitat de revisar o impugnar un aspecte de la tramitació d'un expedient. Igualment, durant aquest termini, l'expedient s'utilitza d'antecedent d'un altre, i és testimoni de l'exercici de les funcions d'una unitat de gestió. Així, els valors primaris o immediats existeixen durant el tràmit, la vigència operativa i la guarda precaucional.

L'article 6 del Decret 189/2005 indica que en cap cas es pot autoritzar l'eliminació de documents mentre subsistisca el seu valor probatori de drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques o no hagen transcorregut els terminis que la legislació vigent establisca per a la seua conservació. Els principals valors d'aquests documents són els administratius (el tenen els documents que ajuden els organismes a realitzar el seu treball diari i exercir les seues funcions), fiscal (el tenen els documents que justifiquen els fons que l'Administració ha rebut, distribuït, controlat o gastat. La major part d'aquests documents corresponen a tràmits financers. Les sèries de documents sobre política fiscal i econòmica poden tindre valor permanent), legal (el tenen els documents que contenen proves legals que acrediten els drets o obligacions de l'Administració i dels particulars).

D'altra banda estan els valors secundaris. Aquests valors es refereixen als documents que han perdut la seua vigència administrativa perquè s'ha tancat la seua tramitació. No tenen valor des del punt de vista administratiu, fiscal o legal, encara que són testimoni d'una acció o funció. Aquest valor secundari o d'interés per a la investigació és el que suposa que certs documents són els que finalment cal conservar en els arxius històrics. Alguns criteris poden ajudar-nos a detectar aquest valor informatiu i històric:

– Singularitat, la informació que conté no es troba de manera completa en cap altre lloc.

– Valor testimonial, dóna proves de l'organització, funcions, polítiques, decisions, procediments, operacions o altres activitats de l'organisme.

– Procedència, tenen més valor els documents que procedeixen d'una institució de rang superior dins d'una jerarquia administrativa.

– Contingut, és millor conservar la mateixa informació de forma resumida que extensa.

El valor informatiu es pot considerar respecte a persones físiques o jurídiques (personalitats destacades, sumaris de dades referents per a estudis sobre població, sociologia o semblants, com per exemple els censos); coses (equipaments, edificis històrics, carreteres...), llocs (com la informació cartogràfica), fenòmens (catàstrofes, eleccions, matèries socials i econòmiques com la producció industrial).



En cap cas es podrà destruir la documentació produïda per l'Administració pública valenciana sense que s'haja realitzat i aprovat la corresponent taula de valoració per la Junta Qualificadora de Documents Administratius i per les successives propostes d'eliminació que també hauran de ser aprovades per la Junta Qualificadora de Documents Administratius, abans de qualsevol destrucció de documents.



Per a consignar tota la informació arreplegada tant en la fase d'identificació com en la de valoració es recomana utilitzar un formulari. Les dades que cal indicar en aquest formulari s'assenyalen en el Decret 189/2005, en l'article 15, sobre l'elaboració de les propostes de taules de valoració documental. En la pàgina web del Servei d'Arxius de la Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport, com en la de la Junta Qualificadora de Documents Administratius estan disponibles unes instruccions per a l'elaboració de les propostes de taules de valoració documental, així com el procediment que han de seguir les Comissions de Valoració per a presentar aquestes propostes a la Junta.







ANNEX V

Pautes per a la transferència de documentació



Les transferències de documentació es faran d'acord amb el quadre de classificació del departament, els calendaris de transferència establerts i les pautes que s'estableixen a continuació. Excepcionalment es podran dur a terme transferències segons les necessitats de les diferents unitats productores de la documentació, tenint en compte la capacitat de recepció de documentació dels arxius receptors.



Responsabilitats

1. Els responsables de realitzar les transferències seran les persones que la direcció de cada servei designe com a coordinadores o responsables dels seus respectius arxius de gestió, les arxiveres o arxivers de cada departament i el director o directora de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat.

2. És responsabilitat de l'organisme remitent la integritat de la documentació continguda en les caixes i la seua concordança amb les relacions d'entrega.

3. La transferència dels documents d'arxiu suposarà tant la seua entrega ordenada com les responsabilitats de custòdia, conservació, tractament adequat i servei a la ciutadania.



Terminis generals per a les transferències

1. Es transferiran des dels arxius de gestió als arxius centrals dels seus departaments aquells documents d'arxiu amb una antiguitat de més de cinc anys, la tramitació administrativa dels quals haja acabat i no siguen de consulta freqüent. Aquests documents hauran de tindre una diligència d'arxiu.

2. Es transferiran des dels arxius centrals dels departaments a l'Arxiu Intermedi de la Generalitat aquells documents d'arxiu amb una antiguitat de més de quinze anys.

3. Es transferiran des de l'Arxiu Intermedi de la Generalitat a l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana aquells documents d'arxiu amb una antiguitat de més de trenta anys.

4. Primer es transferiran els documents d'arxiu de més antiguitat i progressivament els més recents.

5. Junt amb els documents d'arxiu transferits s'enviarà qualsevol instrument de descripció d'aquests (bases de dades, índexs, etc.) que puga existir en l'oficina gestora.

6. No obstant els terminis establerts com a norma general per a realitzar les transferències, seran les taules de valoració aprovades per la JQDA qui determine els terminis de transferència per a cada sèrie documental i el pas de l'arxiu de gestió a l'arxiu del Sistema que considere pertinent.



Periodicitat de les transferències

1. Les transferències de documents es realitzaran amb una periodicitat anual, en les dates que acorden els òrgans intervinents en la transferència.

2. Les dates de transferències s'establiran per mutu acord entre les persones responsables de cada unitat i les persones responsables dels arxius receptors, de manera que l'operació de transferència interferisca el mínim possible en el desenvolupament de les activitats habituals de la unitat productora i de l'arxiu receptor.

3. Les persones responsables dels arxius receptors remetran a totes les unitats el calendari de transferències previst.

4. En el cas dels arxius centrals dels departaments, cada unitat tindrà assignats uns períodes en què hauran de realitzar les transferències dels documents. En cas que la unitat no puga complir amb aqueix calendari, haurà de comunicar-ho, com més prompte millor, perquè se li assigne un altre període.



Subministrament de material i credencials

1. Els arxius centrals dels departaments corresponents subministraran a totes les oficines que transferiran documents caixes de cartó normalitzades i impresos de relació d'entrega en els casos excepcionals en què es realitze la gestió de la transferència fora del sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat.

2. Per al procediment de transferència informatitzat, es proporcionaran les credencials d'usuaris necessàries d'accés a l'aplicació informàtica corresponent per a omplir la relació d'entrega.





Preparació dels documents

1. Les unitats administratives hauran de realitzar una sèrie d'operacions prèvies per a preparar els documents objecte de la transferència:

a) Es comprovarà que el tràmit de l'expedient haja finalitzat.

b) Es comprovarà que les sèries documentals estan degudament organitzades i els expedients ordenats.

c) Es comprovarà que no falten documents (expedients i sèries completes) i es reintegraran aquells que falten.

d) S'individualitzarà cada expedient en una carpeteta de cartolina o paper. Es prescindirà de carpetes d'anelles, de plàstic o suspeses.

e) S'eliminaran tots els duplicats, fotocòpies i esborranys dels documents originals i només en el cas que aquests no existisquen es conservarà la còpia. Així mateix s'eliminarà tota aquella documentació de suport informatiu que estiguera mesclada amb els documents d'arxiu.



f) S'eliminaran tots aquells elements que puguen deteriorar els suports (clips metàl·lics, grapes, gomes elàstiques, anelles, carpetes de plàstic...)

g) Si es tracta de suports magnètics o òptics, s'haurà de comprovar la possibilitat de lectura dels dits documents i la seua vida útil.

h) Tota la documentació s'introduirà en caixes d'arxiu de cartó normalitzades. L'arxiu central del departament corresponent no admetrà documentació solta ni continguda en contenidors que no siguen les caixes normalitzades. En cas que s'haja de transferir documents de dimensions especials (plànols, cartells...) o bé en altres suports diferents del paper (magnètic, òptic, fotogràfic...) s'utilitzarà el format més convenient, d'acord amb l'arxiu central del departament corresponent.



i) Cada caixa inclourà només la documentació relativa a la mateixa sèrie documental, i no es podran mesclar en una mateixa caixa documents pertanyents a distintes sèries documentals, llevat d'excepcions autoritzades per l'arxiu central del departament corresponent. Quan un expedient estiga dividit en dues o més caixes, s'especificarà de forma clara en la relació d'entrega, repetint la descripció i afegint un numeral correlatiu al final de cada una.

j) La quantitat de documents que s'incloga en cada caixa serà la justa i suficient per a evitar que aquesta es doble o enrotlle però que, al mateix temps, permeta la seua extracció sense provocar-ne el deteriorament.

k) Totes les caixes, independentment del seu format, s'identificaran únicament amb un número correlatiu que s'anotarà en llapis en el llom de la caixa. L'esmentat número es correspondrà amb el número de caixa que figura en la relació d'entrega. A part d'aqueix número d'ordre, les caixes no cal que porten cap anotació del seu productor o contingut. La descripció dels documents que conté cada caixa figurarà únicament en la relació d'entrega.



Relació d'entrega

1. Tota transferència de documents anirà acompanyada de la corresponent relació d'entrega que serà facilitada pel sistema de gestió documental informatitzat SAVEX, els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, o per l'arxiu receptor corresponent.

2. Les relacions d'entrega hauran d'anar obligatòriament firmades per les persones que exerceixen la direcció de servei dels organismes remitents.

3. Cada sèrie documental que es transferisca haurà d'anar acompanyada d'una relació d'entrega diferent.

4. La informació continguda en les relacions d'entrega s'introdueix de mode normalitzat, associant a aquestes les descripcions de la documentació que es transferirà existents en el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat. S'hauran d'omplir les dades següents:

a) Organisme productor: s'especificarà el nom de l'organisme que ha produït o reunit la documentació, seguint la jerarquia de l'organigrama del departament corresponent.

b) Organisme remitent: s'especificarà el nom de l'organisme que remet la documentació.

c) Sèrie: s'especificarà el nom de la sèrie documental.

d) Número de caixa: s'especificarà el número de la caixa que es transferirà.

e) Anys: s'especificarà l'any d'inici i fi en què s'ha produït la documentació.

f) Contingut: s'especificarà un resum de la unitat documental a transferir, tenint en compte que la descripció ha de ser detallada, no s'admetrà una descripció global del procediment.

g) Signatura remitent: s'especificarà, si n'hi ha, la signatura de l'arxiu de gestió de la unitat documental a transferir.

5. Les relacions d'entrega s'enviaran a l'arxiu receptor mitjançant el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, i s'hauran de remetre preferentment en format electrònic firmat digitalment.

6. Junt amb la documentació es remetran tots els instruments de descripció o còpies d'aquests relatius a la documentació que es transfereix (índexs, inventaris).

7. En el cas de documentació en suport magnètic o òptic, es remetrà un informe on s'especifique el llenguatge de programació utilitzat, el programari necessari per al seu maneig, el volum, la memòria requerida i tots aquells requeriments tècnics necessaris per a la seua consulta.





Procediment per a les transferències

1. Comunicació de la transferència

La persona responsable de l'arxiu de gestió o arxiu remitent que vaja a realitzar una transferència haurà de posar-se en contacte amb l'arxiu receptor amb el temps suficient, sempre dins del termini establert en el calendari de transferència, per a rebre el permís de transferència.



Una vegada rebuda la sol·licitud de transferència l'arxiu receptor la revisarà. Si troba alguna incorrecció o error, la tornarà perquè siga esmenat.

2. Transferència

Una vegada rebut el permís de transferència i realitzades les operacions prèvies s'enviaran les relacions d'entrega a l'arxiu receptor a través del sistema de gestió documental informatitzat SAVEX, els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, o enviant la relació d'entrega per correu electrònic. L'arxiu receptor verificarà el seu contingut, corregint eventualment les relacions, i podrà autoritzar-les o rebutjar-les.



La validació de la relació d'entrega implica l'autorització del trasllat de les caixes, i serà la unitat o organisme remitent l'encarregat de sol·licitar els serveis necessaris per al trasllat de la documentació.



L'organisme o unitat remetrà les caixes a l'arxiu receptor, qui comprovarà el volum i acusarà el rebut d'aquestes, fins que procedisca a la comprovació dels documents relacionats i a l'assignació de signatura. L'arxiu receptor, en el cas d'observar algun error, les tornarà a l'organisme o unitat remitent, indicant els errors detectats i les seues possibles solucions.

En l'arxiu receptor es completaran les dades de la relació d'entrega amb les dades següents:

a) Número de relació: s'especificarà el número de relació d'entrega de la documentació que li assigne el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat.



b) Signatura d'arxiu: s'especificarà la signatura de la unitat documental dins del fons de l'arxiu receptor.

3. Les gestions relatives al transport i la descàrrega de la documentació aniran a càrrec de la unitat, organisme o servei que la transfereix.



Transferència de documentació d'unitats o serveis extingits o dissolts

En cas que una unitat productora desaparega de l'organigrama de la Generalitat sense que les seues funcions siguen assumides per una altra, la documentació que haja produït fins a la seua extinció es transferirà a l'arxiu central del departament corresponent mitjançant el procediment establit en els articles anteriors.



Transferències de documentació en suport electrònic

Pel que fa al tractament i la gestió de les transferències de la documentació electrònica s'aplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.