DECRET 50/2018, de 27 d'abril, del Consell, pel qual es regula la gestió documental, l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat. [2018/4405]
(DOGV núm. 8288 de 07.05.2018) Ref. Base de dades 004461/2018
-
Anàlisi jurídica
Data d'entrada en vigor: 08.05.2018 Aquesta disposició afecta: Desenvolupa o complementa: -
Anàlisi documental
Origen de disposició: Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport Grup temàtic: Legislació Matèries: Arxius, biblioteques i sector del llibre Descriptors: Temàtics: arxiu, professió de la informació, accés a la informació, dret a la informació, tractament de la informació, sistema d'informació, emmagatzematge de documents, usuari d'informació, patrimoni cultural, Dret regional, sanció administrativa, administració local, universitat , òrgan col.legiat, Consell Assessor d'Arxius de la Comunitat Valenciana, monografies
DECRET 50/2018, de 27 d'abril, del Consell, pel qual es regula la gestió documental, l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat. [2018/4405]
Índex
Preàmbul
Capítol I. Disposicions generals
Article 1. Objecte
Article 2. Àmbit daplicació
Article 3. Definicions i conceptes bàsics
Article 4. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat
Capítol II. Òrgans del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat i les seues funcions
Article 5. Estructura del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat
Article 6. Funcions de la conselleria competent en matèria de cultura
Article 7. Funcions del Consell Assessor dArxius
Article 8. Funcions de les comissions de valoració documental
Article 9. Funcions de la Junta Qualificadora de Documents Administratius (JQDA)
Article 10. Funcions de la Junta dExpurgació de Documents Judicials de la Comunitat Valenciana
Article 11. Funcions de lòrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions
Capítol III. Organització dels arxius de la Generalitat
Article 12. Tipus darxius
Article 13. Arxius de gestió
Article 14. Funcions dels arxius de gestió
Article 15. Arxius centrals
Article 16. Funcions dels arxius centrals
Article 17. Arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat
Article 18. Funcions dels arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat
Article 19. Creació de lArxiu Intermedi de la Generalitat
Article 20. Funcions de lArxiu Intermedi de la Generalitat
Article 21. LArxiu Històric de la Comunitat Valenciana
Article 22. Funcions de lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana
Capítol IV. Mitjans i personal dels arxius de la Generalitat
Article 23. Obligació de tindre un depòsit per a arxiu
Article 24. Previsió despai per a arxiu
Article 25. Control de les instal·lacions dels arxius
Article 26. Obligacions del personal al servei dels arxius públics
Article 27. Plans de formació del personal dels arxius de la Generalitat
Capítol V. Procediments de gestió documental en lAdministració de la Generalitat
Article 28. Procediments de gestió documental
Secció 1a. Captura i registre de la documentació
Article 29. Captura dels documents
Article 30. Registre dels documents
Secció 2a. Descripció i classificació documental
Article 31. Descripció normalitzada de les unitats documentals
Article 32. Descripció dels documents electrònics
Article 33. Quadres de classificació
Article 34. Classificació de la documentació
Secció 3a. Organització i instal·lació de la documentació
Article 35. Ordenació dels documents
Article 36. Instal·lació de la documentació
Secció 4a. Identificació i valoració de la documentació
Article 37. Òrgans encarregats didentificar i valorar la documentació
Article 38. Identificació de les sèries documentals
Article 39. Valoració de la documentació
Secció 5a. Selecció i eliminació de documentació
Article 40. Selecció de la documentació
Article 41. Eliminació de documentació
Article 42. Destrucció de documentació
Secció 6a. Gestió de laccés i consulta de la documentació
Article 43. Accés a la documentació
Article 44. Restriccions a laccés a la documentació
Article 45. Consulta de la documentació
Article 46. Préstec de la documentació
Secció 7a. Ingressos i transferències de documentació
Article 47. Sistemes dingrés
Article 48. Transferències ordinàries o regulars
Article 49. Transferències extraordinàries
Article 50. Adquisició de fons i col·leccions documentals derivada dactes entre vius o per causa de mort (mortis causa)
Secció 8a. Eixida dels documents dels arxius
Article 51. Classes deixides
Article 52. Eixides temporals de documents
Article 53. Eixides definitives de documents
Secció 9a. Conservació de la documentació
Article 54. Normes de conservació
Article 55. Conservació de la documentació en suport paper
Article 56. Conservació de la documentació en suport electrònic i altres suports
Article 57. Restauració dels documents
Secció 10a. Reproducció de la documentació
Article 58. Obtenció de còpies dels documents
Article 59. Limitacions a la reproducció dels documents
Article 60. Digitalització dels documents
Article 61. Protocol de digitalització de documents
Secció 11a. Dimensió i activitat cultural dels arxius
Article 62. Funció cultural i social dels arxius
Article 63. Activitats de difusió cultural dels arxius
Secció 12a. Gestió documental i les tecnologies de la informació i les comunicacions
Article 64. Promoció de les tecnologies de la informació i les comunicacions
Article 65. Mitjans tècnics per a la gestió documental electrònica
Capítol VI. Infraccions i sancions
Article 66. Infraccions i sancions
Disposicions addicionals
Primera. Incidència pressupostària
Segona. Estructura mínima dels arxius centrals de les conselleries, els departaments i de lArxiu Intermedi de la Generalitat
Tercera. Posada en marxa de lestructura
Disposició derogatòria
Única. Derogació normativa
Disposicions finals
Primera. Habilitació per al desenvolupament i execució del decret
Segona. Entrada en vigor.
Annex I. Pautes de conservació en els arxius de gestió
Annex II. Pautes de conservació de la documentació en els arxius centrals i intermedis
Annex III. Pautes per a la descripció de les unitats documentals
Annex IV. Pautes per a la identificació i valoració de les sèries documentals
Annex V. Pautes per a la transferència de documentació.
PREÀMBUL
Des que la Generalitat va assumir les competències en matèria darxius, lany 1984, shan incrementat considerablement les necessitats de lAdministració. Laugment de competències i organismes i laparició de nous procediments i formes de tramitació donen lloc als consegüents canvis en la documentació que es genera. Aquesta evolució ha de permetre la democratització dels serveis públics, per tal de fer-los més transparents a la societat a la qual serveixen i que demanda informació, com a desenvolupament de la Llei 2/2015, de 2 dabril, de la Generalitat, de transparència, bon govern i participació ciutadana de la Comunitat Valenciana. Aquest procés està relacionat amb levolució produïda en làmbit de les tecnologies de la informació i de la comunicació i, en conseqüència, del desenvolupament de lAdministració electrònica, dels documents que genera i del seu tractament arxivístic. Per això, a lenfocament tradicional sobre la gestió dels arxius, fonamentat en la conservació i protecció del patrimoni documental, cal afegir-hi nous enfocaments que permeten una millor gestió dels documents generats i que permeta posar a disposició de la ciutadania la gran varietat de documents que es troben als arxius públics.
La documentació generada per lAdministració de la Generalitat forma part del patrimoni documental de la Comunitat Valenciana i està protegida per la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol, la Llei 4/1998, d11 de juny, de la Generalitat Valenciana, del patrimoni cultural valencià i les seues successives modificacions, i per la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat Valenciana, darxius.
Tal com indica en el seu preàmbul lesmentada Llei 3/2005 darxius, la gestió documental i lorganització dels arxius és un element clau de la gestió administrativa i dels serveis que aquests presten a la ciutadania. És per tant imprescindible regular aquesta gestió documental i lorganització i el funcionament dels arxius de la Generalitat, així com les condicions generals de la seua utilització i accés que garantisquen els drets de les persones físiques i jurídiques i la millora de la gestió administrativa, tot això és lobjecte daquest decret.
Daltra banda, aquesta mateixa llei indica, en relació amb les normes de gestió, que les persones titulars de documents públics han daplicar, per mitjà de les responsables dels seus arxius, les normes que establisca la conselleria competent en matèria de cultura pel que fa a tècniques del procés de gestió de la documentació administrativa en el seu respectiu àmbit. És per tant missió de la conselleria competent en matèria de cultura desenvolupar la normativa bàsica en relació amb el funcionament, lorganització i la gestió documental dels arxius de la Generalitat.
El Decret 220/2014, de 12 de desembre, del Consell, pel qual saprova el Reglament dadministració electrònica de la Comunitat Valenciana, respon a la ràpida implantació dels documents electrònics en els fluxos de treball de lAdministració i als canvis tecnològics que impliquen lestandardització dels processos, i els defineix de forma clara per a assegurar la integritat i lautenticitat daquests documents, així com la seua preservació temporal. Les organitzacions també han de garantir la traçabilitat dels documents, tant en paper com electrònics, per a garantir la seua conservació i accés, i leliminació controlada en compliment de la legislació vigent. LAdministració de la Generalitat ha de ser àgil i oberta i promoure el ràpid accés a la informació pública en resposta a les demandes de la ciutadania i de la normativa sobre transparència, amb la voluntat de garantir lexercici del dret a laccés a la informació pública.
Així, el conjunt de mesures que es plantegen amb aquesta norma estan orientades a la consecució de dos objectius fonamentals; duna banda, recollir i desenvolupar en una única norma la legislació vigent que afecta la gestió documental dels arxius de lAdministració de la Generalitat, com són el Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics; el Decret 61/2006, de 12 de maig, del Consell, pel qual saprova el Reglament de funcionament de la Junta dExpurgació de Documents Judicials i es crea el Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana; lOrdre 3/2011, de 15 de març, de la Conselleria de Cultura i Esport, per la qual saprova el Reglament de composició, organització i funcionament del Consell Assessor dArxius de la Comunitat Valenciana; i la Llei 2/2015, de 2 dabril, de transparència, bon govern i participació ciutadana de la Comunitat Valenciana. Duna altra banda, el segon objectiu consisteix en aprofundir en la millora dels procediments de la gestió documental de la Generalitat que permeten lestalvi i loptimització dels mitjans personals i materials de lAdministració de la Generalitat.
Tot això fa aconsellable laprovació dun decret que regule el sistema de gestió de la documentació administrativa de la Generalitat i determine els criteris bàsics dorganització i funcionament dels arxius que integren aquesta documentació en les seues diferents fases, al mateix temps que regula les condicions generals dutilització i accés que garantisquen els drets de les persones físiques i jurídiques i la millora de la gestió administrativa.
Així mateix, es fa constar que aquesta norma està inclosa com una de les iniciatives reglamentàries a tramitar per aquesta conselleria en el marc del Pla normatiu de lAdministració de la Generalitat, aprovat per Acord del Consell, de 17 de febrer de 2017.
La disposició final segona de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, darxius, faculta el Consell de la Generalitat per a dictar les normes corresponents en desenvolupament de lesmentada llei.
Per tot això, dacord amb el que estableixen els articles 18.f i 28.c de la Llei 5/1983, de 30 de desembre, de la Generalitat, del Consell, a proposta del conseller dEducació, Investigació, Cultura i Esport, vistos els informes preceptius de lAdvocacia de la Generalitat, oït el Consell Assessor dArxius, conforme amb el dictamen del Consell Jurídic Consultiu de la Comunitat Valenciana, el Consell, amb la deliberació prèvia, en la reunió del 27 dabril de 2018,
DECRETE
CAPÍTOL I
Disposicions generals
Article 1. Objecte
Lobjecte daquest decret és regular el Sistema de Gestió Documental de lAdministració de la Generalitat i determinar els criteris bàsics dorganització i funcionament dels arxius que custodien aquesta documentació en les seues diferents fases, així com regular les condicions generals dutilització, accés i conservació que garantisquen els drets de les persones físiques i jurídiques i la millora de la gestió administrativa.
Article 2. Àmbit daplicació
1. Aquest decret saplicarà a tots els arxius de lAdministració de la Generalitat, incloent-hi els arxius dels serveis perifèrics, els seus organismes autònoms i les entitats de dret públic vinculades o dependents de lAdministració pública de la Generalitat.
2. Els arxius dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat, a més, es regiran per la seua normativa específica.
Article 3. Definicions i conceptes bàsics
Als efectes daquest decret i per a la correcta comprensió del que shi disposa, seran aplicables els conceptes arxivístics bàsics següents:
1) Arxius: les institucions i els conjunts de documents definits en larticle 80 de la Llei 4/1998, d11 de juny, de la Generalitat, del patrimoni cultural valencià.
2) Arxiu de gestió: dins del cicle vital dels documents, és larxiu de la unitat de gestió o oficina que reuneix la seua documentació en tràmit o sotmesa a contínua utilització i consulta administrativa per les mateixes unitats de gestió o oficines.
3) Arxiu central: dins del cicle vital dels documents, és el que coordina i controla el funcionament dels distints arxius de gestió dun departament i reuneix els documents transferits per aquests, una vegada finalitzat el seu tràmit i quan la seua consulta no és constant.
4) Arxiu intermedi: dins del cicle vital dels documents, és aquell al qual shan de transferir els documents dels arxius centrals i perifèrics quan la seua consulta pels organismes productors és esporàdica i en el qual romanen fins a la seua eliminació o transferència a larxiu històric.
5) Arxiu històric: dins del cicle vital dels documents, és aquell al qual sha de transferir la documentació que haja de conservar-se permanentment. També pot conservar documents històrics rebuts per donació, depòsit, adquisició, etc.
6) Calendari de conservació: és linstrument de treball fruit del procés de valoració documental, en el qual sarreplega el termini de permanència dels documents darxiu en cada una de les fases del cicle vital per a la seua selecció, eliminació o conservació permanent i, si és el cas, el mètode i procediment de selecció, eliminació o conservació en un altre suport.
7) Cicle vital de documents: són les diferents etapes per les quals passen els documents des que es produeixen fins a la seua eliminació conforme al procediment establert, o si és el cas, la seua conservació permanent.
8) Classificació: operació arxivística que consisteix en lestabliment de les categories i grups que reflecteixen lestructura jeràrquica del fons. És el primer pas del procés dorganització, dins de la fase del tractament arxivístic denominada identificació.
9) Conservació: és el conjunt de mesures i procediments destinats a assegurar la preservació o prevenció de possibles alteracions físiques, tant dels edificis com dels documents.
10) Descripció: és el procés pel qual selabora una representació exacta de la documentació per mitjà del registre de qualsevol informació que permeta identificar-la, gestionar-la, i localitzar-la.
11) Digitalització: és el procés tecnològic que permet convertir documents en suport paper o en un altre suport no electrònic en un fitxer electrònic que conté la imatge codificada, fidel i íntegra del document. La digitalització certificada o segura és el procés de digitalització per mitjà del qual el document obtingut té el mateix valor jurídic que el document original.
12) Documentació activa: són els documents que formen part dun procediment que està sent tramitat per una unitat administrativa i sutilitza habitualment en els treballs de gestió.
13) Documentació semi-activa: és la documentació administrativa que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat que lha produïda en la seua activitat.
14) Documentació històrica: són els documents que ja no posseeixen vigència administrativa immediata i que pel seu valor cultural shan de conservar permanentment.
15) Documentació de suport informatiu: són aquells documents (impresos, fotocòpies de disposicions normatives, fullets, etc.) la utilitat dels quals per a lAdministració radica exclusivament en el seu contingut informatiu per a suport de la gestió administrativa, per tant no és documentació susceptible dintegració en els expedients ni de conservació en els arxius.
16) Documents / documents darxiu: són les unitats arxivístiques compreses en la definició del punt segon de larticle 76 de la Llei 4/1998, d11 de juny, de la Generalitat, del patrimoni cultural valencià, és a dir, el testimoni material dun fet o acte elaborat expressat en llenguatge natural o convencional i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, arreplegat en qualsevol tipus de suport material, inclosos els suports electrònics. Sexclouen els exemplars no originals dedicions bibliogràfiques i publicacions.
17) Documents essencials o vitals: són els documents que es consideren necessaris per a assegurar el normal desenvolupament de les funcions i activitats exercides per lAdministració pública i contribueixen a garantir els drets fonamentals de les institucions, així com les seues obligacions legals i financeres. La seua pèrdua, o la seua falta de disponibilitat suposarien una minva significativa dels drets i obligacions de lAdministració i de la ciutadania a qui serveix.
18) Expedient administratiu: és el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen dantecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. Els expedients es formen per mitjà de lagregació ordenada de tots els documents, proves, dictàmens, informes, acords, notificacions i la resta de diligències que hagen dintegrar-los, així com un índex numerat de tots els documents que continga quan es remeta. En el cas de lexpedient electrònic, la seua formació i tràmit es regeix per lEsquema Nacional dInteroperabilitat i en les corresponents Normes Tècniques dInteroperabilitat, i allò que sha establert per larticle 70 de la Llei 39/2015, d1 doctubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
19) Eliminació de documents: consisteix en la destrucció física dunitats o sèries documentals per lòrgan responsable de larxiu o oficina pública en què es troben, emprant qualsevol mètode que garantisca la impossibilitat de reconstrucció daquests i la seua posterior utilització.
20) Identificació: és la fase del tractament arxivístic que consisteix en la investigació i sistematització de les categories administratives i arxivístiques en què se sustenta lestructura dun fons.
21) Metadada: sentén per metadada qualsevol descripció estandarditzada de les característiques dun conjunt de dades. En el context del document electrònic qualsevol tipus dinformació en forma electrònica associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinada al coneixement immediat i automatitzable dalguna de les seues característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, laccés, la conservació i la interoperabilitat del mateix document.
22) Quadre de classificació: instrument de consulta resultat de la fase didentificació, que reflecteix lorganització dun fons documental o de la totalitat dels fons dun arxiu i aporta les dades essencials de la seua estructura.
23) SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa): és el sistema dinformació i gestió integral dels arxius del Sistema Arxivístic Valencià. Integra una aplicació informàtica que compta amb les característiques i funcionalitats necessàries per a la descripció i la gestió documental dels arxius del Sistema.
24) Sèrie documental: és el conjunt de documents o expedients produïts en el desenvolupament duna funció o activitat administrativa regulada per una norma de procediment i organitzada dacord amb un sistema dordenació.
25) Sistema arxivístic: conjunt de normes i institucions que participen en la direcció, seguiment, coordinació i inspecció dels programes per a la conservació, tractament i difusió del patrimoni documental. Componen el sistema arxivístic els arxius, els serveis arxivístics, ladministració darxius, la legislació arxivística i el personal.
26) Taules de valoració documental: són documents administratius en què es determinen els valors administratius, jurídics, fiscals, informatius i històrics dels documents o sèries documentals; es fixen els terminis de transferència als diferents tipus darxiu; es determina la conservació o eliminació de les sèries documentals, o bé, si és procedent, la seua conservació en suport diferent del de la seua producció; i, finalment, sestableix el règim daccessibilitat als documents.
27) Tipus documental: model estructurat i reconegut que adopta un document, en el desenvolupament duna competència concreta, basant-se en una regulació i amb un format, contingut informatiu o suport homogenis (per exemple, un certificat, un ofici, un informe, etc.).
28) Transferència documental: procediment habitual dingrés de fons en un arxiu per mitjà del trasllat de les fraccions de sèries documentals, una vegada que aquestes han complit el termini de permanència fixat per les normes establertes en la valoració per a cada una de les etapes del cicle vital dels documents.
29) Unitat arxivística: és lelement bàsic de les agrupacions documentals, pot ser simple, quan es tracta dun sol document, o composta, quan es compon duna agregació successiva de documents relacionats entre si, que conformen un expedient.
30) Valoració documental: és el procés danàlisi i determinació dels valors dels documents darxiu en funció dels efectes que causen i la informació que contenen. Aquests valors són els que condicionen la conservació temporal o permanent de la documentació.
Article 4. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat
1. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat és el sistema arxivístic del conjunt dels arxius de lAdministració de la Generalitat, i inclou les operacions tècniques, integrades en la gestió administrativa, que comprenen la producció, la tramitació, el control, laccés, la valoració, la conservació o leliminació dels documents. Lobjectiu és racionalitzar i aconseguir una gestió eficaç, promoure el desenvolupament dels valors democràtics i de transparència de la gestió administrativa de la Generalitat, i millorar la qualitat dels serveis prestats a la ciutadania. Aquest Sistema de Gestió Documental saplicarà tant als documents en suport analògic com als documents en suport electrònic. En el cas dels documents en suport electrònic a més shaurà daplicar la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
2. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat és un subsistema pertanyent al Sistema Arxivístic Valencià, definit en larticle 3 de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, darxius.
3. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat coordina i unifica la gestió documental de tots els arxius enumerats en larticle 2 daquest decret, per a controlar la gestió dels documents des del moment de la seua creació o recepció en les oficines, fins a la seua destrucció o conservació definitiva.
4. Són elements bàsics del Sistema de Gestió Documental els instruments de descripció i els instruments de control. Són instruments de descripció aquells documents, elaborats en la fase de descripció i sobre qualsevol tipus de suport, que proporcionen informació sobre arxius, fons o sèries (guies, inventaris, catàlegs, índexs i quadres de classificació). Són instruments de control els elaborats en les fases didentificació i valoració i sobre qualsevol tipus de suport (fitxers dorganismes, fitxers de tipus documentals, repertoris de sèries, registres topogràfics, registres gràfics de depòsits, relacions dentrega de transferències, calendaris de conservació, taules de valoració, informes deliminació,...).
5. Laplicació del Sistema de Gestió es basa en el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, administrat per la conselleria competent en matèria de cultura.
CAPÍTOL II
Òrgans del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat i les seues funcions
Article 5. Estructura del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat
1. El Sistema de Gestió Documental de la Generalitat sestructura en òrgans directius, òrgans assessors i tècnics, i arxius.
2. Lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat és la persona titular de la conselleria competent en matèria de cultura.
3. Són òrgans assessors i tècnics del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat:
a) El Consell Assessor dArxius.
b) Les comissions de valoració documental.
c) La Junta Qualificadora de Documents Administratius.
d) La Junta dExpurgació de Documents Judicials de la Comunitat Valenciana.
c) Lòrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions.
4. Formen part del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat els arxius següents:
a) Els arxius de gestió de lAdministració pública de la Generalitat.
b) Els arxius dels serveis centrals i perifèrics de les conselleries i departaments de la Generalitat o els seus organismes autònoms i les entitats de dret públic vinculades o dependents de lAdministració pública de la Generalitat.
c) Els arxius dels centres sanitaris i centres docents de titularitat de la Generalitat.
d) LArxiu Intermedi de la Generalitat.
e) LArxiu Històric de la Comunitat Valenciana, que actua com a capçalera del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.
Article 6. Funcions de la conselleria competent en matèria de cultura
1. La conselleria competent en matèria de cultura, com a òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià, és lencarregada dexercir les funcions de direcció, coordinació, planificació, inspecció i execució daquest Sistema, segons indica la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, darxius. Correspon, per tant, a la conselleria competent en matèria de cultura, a través del centre directiu corresponent, establir les directrius bàsiques del Sistema de Gestió de Documental de la Generalitat i coordinar i supervisar la seua aplicació.
2. Amb aquest objecte du a terme les funcions següents:
a) La direcció de la gestió dels arxius de lAdministració de la Generalitat, i la dels arxius de titularitat estatal de gestió transferida a la Generalitat.
b) Elaborar i, si és el cas, aprovar la normativa referent a arxius i les normes tècniques i de procediment del Sistema de Gestió dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
c) Inspeccionar i avaluar el funcionament tècnic del Sistema de Gestió Documental, valorar els resultats de la seua aplicació, elaborar estudis de rendiment i proposar les mesures correctores oportunes.
d) Supervisar el quadre de classificació funcional únic de la Generalitat i aprovar els específics de cada departament o ens que el constitueixen, amb el suport de lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana.
e) Determinar les condicions de conservació i descripció de la documentació en els seus diferents suports.
f) Elaborar informes, assistir i supervisar tècnicament els projectes, la difusió, la inspecció i lavaluació sobre la prestació dels serveis darxiu.
g) Assessorar tècnicament en la gestió documental i en la descripció arxivística.
h) Garantir laplicació de la legislació existent sobre laccés a la documentació pública i difondre el Patrimoni Documental Valencià.
i) Impulsar la formació del personal responsable de la gestió dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
j) Determinar les condicions generals de consulta i préstec de la documentació depositada en els arxius de lAdministració de la Generalitat.
k) Supervisar tècnicament els projectes de construcció i equipament dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
l) Supervisar i aprovar els informes de prescripcions tècniques per a la contractació de la gestió externa dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
m) Proposar als òrgans competents les relacions de llocs de treball i la qualificació professional del personal necessari per al funcionament dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
n) Limpuls i la gestió del registre dels béns pertanyents al Patrimoni Documental Valencià, inclosos o no en els centres darxiu del Sistema, i la incorporació delements importants per mitjà de còpia en qualsevol suport material.
Article 7. Funcions del Consell Assessor dArxius
1. El Consell Assessor dArxius és un òrgan consultiu en matèria darxius adscrit a la conselleria competent en matèria de cultura i té la missió de prestar la seua assistència a la persona titular de la conselleria amb competències en cultura en els assumptes i activitats en matèria darxius. Particularment, podrà ser consultat en els assumptes següents:
a) La planificació general que, en matèria arxivística de la Comunitat Valenciana, anualment elabore la conselleria competent en matèria de cultura.
b) Les línies generals dels avantprojectes de llei que, en matèria darxius, remeta el Consell a les Corts per a la seua aprovació.
c) Les directrius bàsiques dels reglaments i la resta de normativa de caràcter general que sadopten en execució i desenvolupament de les lleis a què es refereix el paràgraf anterior.
d) Qualsevol altre assumpte que, en matèria darxius, la persona titular de la conselleria competent en matèria de cultura estime convenient sotmetre a la seua consideració.
2. Sense perjudici de lanterior, per iniciativa pròpia, el Consell Assessor dArxius podrà proposar actuacions i directrius sobre lactivitat arxivística que realitze lAdministració pública en les seues diverses esferes o els particulars a la Comunitat Valenciana, o sobre qualsevol altre assumpte que, sent dinterès general, incidisca de manera directa i immediata en la matèria que li és pròpia.
Article 8. Funcions de les Comissions de Valoració Documental
1. Les comissions de valoració documental de cada departament o ens dependent de la Generalitat són òrgans col·legiats de caràcter tècnic que tenen com a funció lelaboració de les propostes de taules de valoració documental referents als documents i sèries documentals generades per les unitats de gestió corresponents, per a presentar-les a la Junta Qualificadora de Documents Administratius.
2. Aquestes comissions han de comptar entre les persones membres, obligatòriament, amb una professional arxivera, que formarà part del personal de lesmentat departament o ens.
Article 9. Funcions de la Junta Qualificadora de Documents Administratius
1. La Junta Qualificadora de Documents Administratius és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la conselleria competent en matèria de cultura, la finalitat de la qual és la valoració dels documents de les Administracions públiques de la Comunitat Valenciana i les seues sèries, siga quin siga el tipus de suport, amb la finalitat de garantir la protecció del patrimoni documental de les Administracions públiques valencianes, tal com sestableix en larticle 1.1 del Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regulen la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics.
2. Les funcions que exercirà la Junta Qualificadora de Documents Administratius en làmbit del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat són les següents:
a) Fixar els criteris de valoració i selecció dels documents de lAdministració de la Generalitat per a elaborar les taules de valoració documental.
b) Realitzar lestudi de les propostes de taules de valoració documental que presenten les Comissions de Valoració Documental per a emetre el corresponent dictamen. Lesmentat dictamen, segons larticle 16 del Decret 189/2005, de 2 de desembre, tindrà caràcter preceptiu i vinculant.
c) Proposar els terminis i les condicions de les transferències entre els diferents arxius del Sistema.
d) Proposar els terminis i les condicions daccés i utilització dels documents depositats en tots els arxius de lAdministració de la Generalitat.
e) Realitzar les recomanacions que crega oportunes per a la correcta aplicació dels dictàmens que siguen aprovats i per a assegurar la coordinació i col·laboració de les unitats de gestió i Comissions de Valoració Documental.
Article 10. Funcions de la Junta dExpurgació de Documents Judicials de la Comunitat Valenciana
1. La Junta dExpurgació de Documents Judicials és lòrgan col·legiat de naturalesa administrativa, adscrita a la conselleria competent en matèria de justícia, que té com a finalitat lexpurgació de la documentació judicial, per mitjà dun procés de valoració, per a la seua conservació o exclusió i eliminació, siga quin siga el tipus de suport, amb lobjecte de garantir la protecció del patrimoni documental judicial i la seua posterior tramesa a la conselleria competent en matèria de patrimoni històric o, si és el cas, al Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana, tal com sestableix en el Decret 61/2006, de 12 de maig, del Consell, pel qual saprova el Reglament de funcionament de la Junta dExpurgació de Documents Judicials i es crea el Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana.
2. Un membre de la Junta dExpurgació de Documents Judicials serà obligatòriament personal tècnic superior especialista en arxius, designat per la conselleria competent en matèria de patrimoni històric, dacord amb el que estableix el Reial decret 937/2003, de 18 de juliol, de modernització dels arxius judicials i el Decret 61/2006 mencionat.
3. Les funcions que exercirà la Junta dExpurgació de Documents Judicials en làmbit del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat són les següents:
a) Estudi i aprovació dels criteris de valoració i selecció dels expedients judicials, així com de les sèries documentals per a elaborar les taules de valoració documental, dacord amb els quals es determinarà la conservació permanent de la documentació o, si és el cas, la seua eliminació per la seua inutilitat judicial i cultural
b) Confecció dun model dimprès uniforme i obligatori per mitjà del qual les persones responsables dels arxius judicials de gestió, o, si és el cas, dels territorials, remetran la relació dexpedients que sotmeten a la valoració de la mencionada Junta dExpurgació de Documents Judicials.
c) Estudi i aprovació de la regulació que determine els expedients judicials que han de ser preservats pel seu valor històric-documental, i determinar la seua transferència a la conselleria competent en matèria de patrimoni històric, així com els que sexposaran en el Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana pel seu eminent interès jurídic o processal
d) Resoldre sobre lexclusió dexpedients judicials i la seua posterior alienació-destrucció, amb lacord previ de desjudicialització daquests.
e) Estudi de la problemàtica relativa a la custòdia de la documentació judicial i elevació de propostes a la conselleria competent en matèria de justícia per a una millor administració dels arxius judicials de gestió i dels territorials.
f) Acordar, atenent els preceptius informes vinculants redactats pel personal tècnic superior especialista en arxius, designat per la conselleria competent en matèria de patrimoni històric, a què es refereix lapartat 3 de larticle 17 del Reial decret 937/2003, de 18 de juliol, de modernització dels arxius judicials, els expedients o documents judicials que pel seu valor històric-documental hagen de ser preservats.
Article 11. Funcions de lòrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions
1. Lòrgan de la Generalitat en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions és lòrgan assessor del Sistema Arxivístic Valencià en tot el que és relatiu a laplicació de les tecnologies de la comunicació i la informació en la gestió documental de les administracions públiques i els arxius, de conformitat amb larticle 12.1 de la Llei 3/2005, darxius. Correspon a la conselleria competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions, a través del centre directiu corresponent, les funcions de modernització de lAdministració, seguretat de la informació, planificació, coordinació, autorització i control de les tecnologies de la informació, les telecomunicacions i comunicacions corporatives i la tele-administració de la Generalitat. Amb aquest objecte i, en especial pel que fa a la gestió documental, du a terme les funcions següents:
a) Elaborar propostes de millora dels processos de gestió administrativa i dels seus mètodes de treball i col·laboració en la implantació de les mesures de racionalització, simplificació i optimització de la gestió que es determinen.
b) Realitzar el disseny, desenvolupament, manteniment i suport de les solucions de tecnologies de la informació i les comunicacions que faciliten laccés per mitjans electrònics de la ciutadania a la informació i al procediment administratiu, i per a la gestió electrònica dels procediments, en làmbit de lAdministració de la Generalitat i els seus organismes autònoms.
c) Implantar les mesures necessàries per a garantir la seguretat, la qualitat i la interoperabilitat exigibles als sistemes dinformació de la Generalitat i en les relacions amb les altres administracions i amb la ciutadania per mitjans electrònics, dacord amb lEsquema Nacional dInteroperabilitat i amb lEsquema Nacional de Seguretat.
d) Assessorar les conselleries i departaments de la Generalitat i els seus organismes autònoms en matèria daplicacions corporatives i administració electrònica, i promoure la coordinació i la cooperació de les actuacions en aquest àmbit.
CAPÍTOL III
Organització i funcions dels arxius de la Generalitat
Article 12. Tipus darxius
La documentació inclosa en làmbit daplicació daquest decret es conservarà, segons la data de la seua generació, el seu nivell dutilització i la seua valoració en els arxius de gestió, en els arxius centrals de les conselleries i departaments, en els arxius dels serveis perifèrics, dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat, en els arxius intermedis i en els arxius històrics.
Article 13. Arxius de gestió
1. Les unitats de gestió, o unitats administratives, que componen cada departament o ens són els òrgans productors de documentació que serà objecte del procés darxiu que sestableix en aquest decret. Així mateix, són les responsables de definir les seues sèries documentals, per a la qual cosa interrelacionaran amb el seu respectiu arxiu central.
2. Els arxius de gestió estan constituïts per la documentació activa, en fase de tramitació, que produïda, rebuda o reunida per una unitat de gestió és necessària per a realitzar les activitats i funcions de la dita unitat. Generalment, aquests espais dedicats als arxius de gestió són compartits per les unitats de gestió, les quals custodien aquesta documentació activa de la qual són responsables fins a poder transferir-la al seu arxiu central. Corresponen a la primera edat dels documents i per tant són dús i consulta freqüent per part del personal de la unitat a la qual correspon en exclusiva el seu control i accés.
3. Els documents han de conservar-se íntegres, per la qual cosa les unitats esmentades són responsables que la unitat arxivística estiga completa i no fraccionada. En el cas dels expedients híbrids que estiguen compostos per documentació física i documents electrònics, es dotarà els expedients de referències úniques que els identifiquen com a pertanyents a una mateixa unitat arxivística.
4. La documentació que siga susceptible de ser transferida a larxiu central haurà destar organitzada per sèries, dacord amb el quadre de classificació documental que facilitarà el seu arxiu central i estarà ordenada segons shagen anat generant els expedients. El quadre de classificació documental podrà ser actualitzat amb noves sèries si la unitat de gestió en qüestió i el seu arxiu central ho consideren convenient.
5. La persona responsable funcional de les sèries documentals és la titular de la direcció de la unitat de gestió competent.
6. El personal responsable de la unitat de gestió haurà dindicar al personal a càrrec seu quina documentació ha de ser arxivada. Per a això podrà requerir lassessorament de la persona responsable de larxiu central.
7. Les dependències dels arxius de gestió estaran ateses pel personal tècnic, administratiu i auxiliar corresponent sota lassessorament i supervisió de larxiver o arxivera de larxiu central del departament o ens.
8. En els arxius de gestió se seguiran unes pautes de conservació de la documentació que es descriuen en lannex I daquest decret.
Article 14. Funcions dels arxius de gestió
1. Els arxius de gestió tindran un registre permanentment actualitzat amb els expedients que conserven en les seues dependències.
2. Tots els procediments administratius que realitzen el conjunt dunitats de gestió de lAdministració de la Generalitat han de ser identificats, codificats i descrits de manera estandarditzada. Les unitats de gestió són les responsables de la definició i lactualització permanent dels tràmits administratius dels quals siguen responsables. Qualsevol modificació daquests shaurà de comunicar a les persones responsables dels arxius centrals de les conselleries i departaments, per a la seua actualització, i aquests comunicaran els canvis a lòrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions i a lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana.
3. Correspon als arxius de gestió realitzar les funcions següents:
a) Garantir la gestió administrativa, assegurant laccés eficient als documents que estan en fase de tramitació, en fase semi-activa, i els inactius pendents de transferència.
b) Aplicar el sistema de gestió darxius SAVEX a la gestió dels documents en suport analògic, així com el sistema de gestió de documents electrònics que la Generalitat seleccione per a la gestió dels documents en suport electrònic.
c) Informar a la persona responsable del seu arxiu central dels procediments i tràmits que gestionen i de qualsevol variació que els hi afecte, que faça necessària la modificació dalguna o diverses sèries documentals del quadre de classificació funcional del departament.
d) Subministrar a la persona responsable del seu arxiu central tota la informació necessària per a la identificació i valoració de les sèries documentals de què són responsables.
e) Classificar, ordenar i descriure la documentació producte del treball de la unitat de gestió corresponent, dacord amb els quadres de classificació i altres elements del Sistema de Gestió Documental que siguen aplicables.
f) Supervisar la descripció normalitzada i codificació dels expedients produïts amb independència del seu suport.
g) Conservar els expedients complets i evitar la seua dispersió.
h) Controlar la instal·lació, consulta i localització de la documentació depositada.
i) Controlar els registres dels expedients conservats en les seues unitats de gestió i registrar i autoritzar els préstecs a altres unitats de gestió.
j) Realitzar les oportunes còpies digitals necessàries per a la gestió de les unitats de gestió.
k) Eliminar les còpies realitzades en el desenvolupament de les funcions de les unitats de gestió una vegada hagen deixat de ser necessàries, siga quin siga el seu suport (en paper o documents digitalitzats).
l) Transferir els documents a larxiu central, en la forma i el termini establerts en els corresponents calendaris de conservació i taules de valoració documental elaborats de manera conjunta amb larxiu central, una vegada esgotat el seu termini de permanència en la unitat productora.
m) Eliminar dels expedients els documents de suport informatiu abans de la transferència al seu arxiu central.
n) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.
4. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica saplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Article 15. Arxius centrals
1. Larxiu central de cada departament o ens de lAdministració de la Generalitat és la unitat responsable del conjunt del fons documental de lesmentat organisme. És lencarregat de conservar i gestionar la documentació semi-activa dús freqüent generada o rebuda des dels arxius de gestió. Així mateix, coordina lorganització i la conservació dels documents en els arxius de gestió.
2. A causa del caràcter transversal de les funcions dels arxius centrals i el seu personal shauran dadscriure, en la mesura que siga possible, a un òrgan jeràrquicament superior dins del departament, que podrà ser lòrgan competent en matèria de coordinació administrativa, o dassumptes generals que determine el respectiu reglament orgànic.
3. Els arxius centrals es troben integrats en el Sistema Arxivístic Valencià, que és el conjunt dòrgans, arxius i serveis encarregats de la protecció, organització i difusió del Patrimoni Documental Valencià, el qual sorganitza segons la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, darxius.
4. Dacord amb larticle 29 de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, darxius, totes les conselleries tenen lobligació de crear una unitat darxiu central com a part integrant de la seua organització, i tindre el personal tècnic arxiver necessari.
5. Larxiu central i el seu respectiu personal seran els responsables de larxiu de la documentació administrativa en qualsevol suport per a la seua conservació i consulta, i de realitzar les transferències a lArxiu Intermedi de la Generalitat i a lHistòric de la Comunitat Valenciana.
6. En els arxius centrals se seguiran les pautes de conservació de la documentació que es descriuen en lAnnex II daquest decret.
Article 16. Funcions dels arxius centrals
1. Els arxius centrals han danalitzar les necessitats dorganització i de gestió de la documentació administrativa del departament o ens i han delaborar, aplicar i mantindre els elements del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat, dacord amb la normativa tècnica establerta per la conselleria competent en matèria de cultura i les instruccions de la secretaria general administrativa, sotssecretaria, subdirecció general o òrgan directiu corresponent.
2. En aplicació de les seues funcions, els arxius centrals han de realitzar les actuacions següents:
a) Implantar el Sistema de Gestió Documental de la Generalitat en el departament o ens corresponent.
b) Col·laborar amb les persones responsables del catàleg de tràmits administratius amb la descripció del tràmit, definició de procediment administratiu, i les dades necessàries per a la seua publicació en la seu electrònica de la Generalitat, tal com sestableix en lOrdre 7/2012, de 27 de setembre, de la Conselleria dHisenda i Administració Pública, per la qual es regula el catàleg de procediments administratius de lAdministració de la Generalitat i el seu sector públic. Aquest catàleg de procediments administratius de lAdministració de la Generalitat i el seu sector públic, en el qual sinclouen tots els procediments administratius de caràcter extern, és a dir, els que van dirigits a altres institucions públiques, a les empreses i a les persones físiques, es completarà amb la descripció dels procediments interns.
c) Elaborar i mantindre actualitzat el quadre de classificació funcional de la documentació específica del departament o ens.
d) Aplicar i proposar lactualització del quadre de classificació funcional únic establert per la conselleria competent en matèria de cultura.
e) Elaborar els inventaris, catàlegs i altres instruments de descripció de la documentació, que permeten el seu control i identificació.
f) Supervisar les condicions de conservació de la documentació depositada en larxiu central i en els arxius de gestió del departament o ens.
g) Gestionar la consulta i el préstec de la documentació depositada en larxiu central.
h) Coordinar les transferències documentals.
i) Establir les instruccions tècniques a seguir pels arxius de gestió del departament o ens i coordinar i supervisar les seues actuacions.
j) Formar i assessorar el personal del departament o ens i a les persones responsables dels arxius de gestió sobre laplicació del Sistema de Gestió Documental, així com sobre el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX i els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat en un futur.
k) Transferir els documents a lArxiu Intermedi de la Generalitat, en la forma i el termini establits en el corresponent calendari de conservació o taules de valoració, una vegada esgotat el seu termini de permanència en larxiu central.
l) Col·laborar en lelaboració de les propostes de taules de valoració, presentades a la Junta Qualificadora de Documents Administratius per la Comissió de Valoració Documental del seu departament, i aplicar els dictàmens de valoració documental de la dita Junta.
m) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.
n) Elaborar memòries anuals sobre la gestió del servei i les instal·lacions darxiu i remetre tota la informació estadística sol·licitada per lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.
3. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica saplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Article 17. Arxius dels serveis perifèrics, dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat
1. Els serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat tindran els seus arxius on es depositaran i conservaran els documents que produïsquen i reben.
2. Els arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat realitzaran, en el seu respectiu àmbit, les mateixes funcions que els arxius dels serveis centrals o generals del departament del qual formen part, sota la dependència de les persones responsables dels arxius daquests serveis generals i dacord amb el mateix reglament de funcionament.
3. La documentació semi-activa dutilització escassa i la històrica, en especial la de més de 50 anys, dels serveis perifèrics i daquests centres es transferirà als arxius històrics que determine la conselleria competent en matèria de cultura, bé siguen arxius de lAdministració de la Generalitat o arxius històrics de titularitat estatal gestionats per la Generalitat.
Article 18. Funcions dels arxius dels serveis perifèrics, dels centres sanitaris i dels centres docents de titularitat de la Generalitat
1. Correspon als arxius dels serveis perifèrics, els centres sanitaris i els centres docents de titularitat de la Generalitat realitzar les funcions següents:
a) Coordinar i aplicar les normes tècniques emanades des dels seus respectius serveis centrals o generals.
b) Controlar la classificació, ordenació i descripció de la documentació producte del treball de les seues unitats de gestió per mitjà de laplicació de gestió informàtica SAVEX, o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, sota la supervisió del personal tècnic dels serveis generals de lentitat de la qual formen part.
c) Aplicar i proposar lactualització del quadre de classificació funcional únic establert per la conselleria competent en matèria de cultura.
d) Controlar la instal·lació, consulta i localització de la documentació.
e) Supervisar les condicions de conservació de la documentació depositada en larxiu del seu centre o servei, i en els arxius de gestió.
f) Coordinar les transferències documentals.
g) Proposar la valoració de les sèries i tipologies documentals que produeixen a la seua Comissió de Valoració Documental.
h) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.
i) Elaborar memòries anuals sobre la gestió del servei i les instal·lacions darxiu i remetre tota la informació estadística sol·licitada per lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.
Article 19. Creació de lArxiu Intermedi de la Generalitat
1. Es crea lArxiu Intermedi de la Generalitat dependent funcionalment de la conselleria competent en matèria de cultura i orgànicament de la conselleria competent en matèria dhisenda, sense perjudici de la possibilitat de regular lexistència daltres arxius intermedis creats pel Consell.
2. LArxiu Intermedi de la Generalitat haurà de disposar de les instal·lacions de depòsit necessàries per a garantir la recepció i la conservació de la documentació semi-activa.
3. La documentació semi-activa amb valors primaris o secundaris de lAdministració de la Generalitat que shaja de conservar per a facilitar la seua consulta per les unitats de gestió i la ciutadania, es depositarà en aquest arxiu.
4. Lingrés dels documents i les unitats arxivístiques en lArxiu Intermedi de la Generalitat es realitza per mitjà de la transferència corresponent. Quant a leixida de documents de lArxiu Intermedi de la Generalitat quan siguen reclamats per a fins administratius o judicials haurà de sol·licitar-la el departament productor de la documentació i autoritzar-la la persona responsable de larxiu.
5. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica saplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Article 20. Funcions de lArxiu Intermedi de la Generalitat
1. En aplicació de les seues funcions, lArxiu Intermedi de la Generalitat ha de realitzar les actuacions següents:
a) Conservar la documentació semi-activa transferida des dels arxius centrals fins a la seua eliminació o transferència per a la seua conservació permanent en els arxius històrics.
b) Elaborar els inventaris, catàlegs i altres instruments de descripció de la documentació, que permeten el seu control i identificació per mitjà del sistema de gestió documental SAVEX, o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat en un futur.
c) Supervisar les condicions de conservació de la documentació depositada en lArxiu Intermedi de la Generalitat.
d) Gestionar les consultes de les persones usuàries i els préstecs realitzats per les unitats de gestió productores de la documentació depositada en lArxiu Intermedi de la Generalitat.
e) Coordinar les transferències documentals des dels arxius centrals i als arxius històrics.
f) Transferir els documents a larxiu històric, en la forma i el termini establerts en el corresponent calendari de conservació elaborat de manera conjunta amb larxiu històric, una vegada esgotat el seu termini de permanència en lArxiu Intermedi de la Generalitat.
g) Eliminar la documentació original que la Junta Qualificadora de Documents Administratius haja dictaminat que no és de conservació permanent.
h) Elaborar memòries anuals sobre la gestió del servei i les instal·lacions darxiu i remetre tota la informació estadística sol·licitada per lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.
2. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica saplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Article 21. LArxiu Històric de la Comunitat Valenciana
1. LArxiu Històric de la Comunitat Valenciana actua com a capçalera del Sistema Arxivístic Valencià i del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat, i és on, segons larticle 31.1 de la Llei 3/2005, de la Generalitat Valenciana, darxius, es deposita la documentació històrica de lAdministració de la Generalitat que, després de la valoració de la Junta Qualificadora de Documents Administratius, sha dictaminat que sha de conservar permanentment.
2. El Consell de la Generalitat, a proposta de la conselleria competent en matèria de cultura, podrà crear altres arxius històrics.
3. La documentació romandrà en la seua fase semi-activa per un temps màxim de 30 anys des de la generació dels documents fins a la seua transferència als arxius històrics. Aquest termini es podrà reduir si les taules de valoració aprovades per la Junta Qualificadora de Documents Administratius consideren que una determinada sèrie és de conservació permanent.
4. Lingrés de la documentació en els arxius històrics es realitzarà per mitjà de la transferència corresponent.
Article 22. Funcions de lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana
1. En lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana es reunirà la documentació històrica de lAdministració de la Generalitat que shaja de conservar permanentment per a facilitar la seua consulta, difusió i estudi.
2. Les funcions que lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana ha de realitzar són les següents:
a) Conservar permanentment la documentació històrica de lAdministració de la Generalitat per a facilitar la seua consulta, difusió i estudi.
b) Custodiar la documentació relacionada amb el període dinstauració de la Generalitat, així com tota documentació històrica que es considere dinterès i les còpies que, en qualsevol tipus de suport, obtinga de la documentació històrica de la qual no siga titular.
c) Rebre en depòsit o comodat els documents de valor cultural pertanyents a persones físiques o jurídiques diferents de la Generalitat, que sestimen dinterès, per a garantir la seua conservació i accés a la ciutadania per a la seua consulta i investigació.
d) Conservar, organitzar i descriure la documentació de caràcter històric o cultural adquirida per la Generalitat.
e) Coordinar les transferències des dels arxius centrals i des de lArxiu Intermedi de la Generalitat a lArxiu Històric dels documents en suports analògics i en suport electrònic.
f) Aplicar els dictàmens de valoració documental de la Junta Qualificadora de Documents Administratius.
g) Gestionar les sèries i tipologies documentals definides en els quadres de classificació funcionals elaborats per les conselleries, departaments i ens dependents de lAdministració de la Generalitat, i que conformaran el quadre de classificació funcional únic de la Generalitat.
h) Participar en lelaboració del quadre de classificació funcional únic per a lAdministració de la Generalitat i encarregar-se de la seua actualització i manteniment.
i) Col·laborar amb lòrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià i lòrgan competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions en el desplegament i laplicació dels recursos de gestió documental informatitzats del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.
3. Pel que fa al tractament i la gestió de la documentació electrònica saplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
CAPÍTOL IV
Mitjans i personal dels arxius de la Generalitat
Article 23. Obligació de tindre un depòsit per a arxiu
1. Totes les conselleries i departaments, incloent-hi els seus serveis perifèrics, els centres docents i sanitaris de titularitat de la Generalitat, organismes autònoms i entitats de dret públic vinculades o dependents de lAdministració de la Generalitat, tenen lobligació dhabilitar un depòsit per a arxiu amb la capacitat necessària i les instal·lacions adequades tant respecte a la seua ubicació com a les condicions tècniques específiques necessàries per al manteniment, tractament, seguretat, conservació i consulta dels documents en aquests custodiats.
2. Per a la construcció dels depòsits darxiu shauran de complir les especificacions tècniques establertes per lòrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià.
3. Els depòsits darxiu hauran de tindre les mesures de seguretat necessàries que garantisquen la idoneïtat de la conservació de la documentació, i shauran devitar els llocs inundables o que presenten problemes dhumitat i conservació. En els arxius no es depositaran materials aliens als seus suports i contenidors dels documents.
Article 24. Previsió despai per a arxiu
1. La construcció o reforma dun edifici com a seu de departament, servei perifèric, centre sanitari, centre docent o entitat de titularitat de la Generalitat, haurà de preveure lespai necessari i adequat per a la instal·lació de larxiu corresponent.
2. Sobre els projectes dobra dels esmentats centres ha dinformar favorablement lòrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià. En cap cas no siniciaran les obres sense el seu informe favorable.
Article 25. Control de les instal·lacions dels arxius
1. En els arxius de lAdministració de la Generalitat es portarà un control sistemàtic i periòdic de les condicions ambientals, estat de les instal·lacions, de lequipament dels depòsits i dels suports documentals, a fi de detectar les possibles alteracions i riscos biològics i els deterioraments que aquests puguen provocar.
2. En el supòsit de laparició dagents biològics o circumstàncies físico-ambientals que motiven situacions demergència, deteriorament o perill immediat dels documents shaurà dinformar a lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.
Article 26. Obligacions del personal al servei dels arxius públics
1. Són obligacions del personal al servei dels arxius públics en relació amb larxiu en què presten els seus serveis:
a) Conservar el patrimoni documental.
b) Organitzar els fons documentals.
c) Descriure la documentació.
d) Garantir laccés de la ciutadania a la informació i als documents.
e) Facilitar als organismes productors de la documentació el préstec i la utilització de les dades contingudes en els documents.
f) Vetlar pel compliment de la legislació vigent quant a les restriccions de laccés als documents.
2. Tot el personal que exercisca funcions en arxius i tot aquell que per raons de tractament, conservació o reprografia entre en contacte amb els documents dun arxiu, estarà obligat a assegurar la confidencialitat respecte al contingut dels documents que conega i vetlarà pel compliment de lordenament legal vigent sobre lhonor, intimitat personal i familiar i a la pròpia imatge, així com el relatiu a dades de caràcter personal i a secrets oficials i matèries reservades.
3. Promoure lús de sistemes de gestió documental, la tramitació electrònica i impulsar la incorporació de les tecnologies de la informació i la comunicació a lactivitat administrativa, i a les relacions entre la ciutadania i les administracions.
Article 27. Plans de formació del personal dels arxius de la Generalitat
Lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat formularà propostes de plans de formació a lInstitut Valencià dAdministració Pública. En aquests plans anuals de formació per al personal que exercisca funcions darxiu es distingirà entre:
a) Plans de formació per a personal responsable, personal auxiliar i subaltern dels arxius de gestió.
b) Formació permanent del personal tècnic dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
CAPÍTOL V
Procediments de gestió documental en lAdministració de la Generalitat
Article 28. Procediments de gestió documental
1. Els procediments de gestió documental són el conjunt doperacions tècniques, integrades en la gestió administrativa general que, basades en lanàlisi de la producció, tramitació i valor de la documentació, es dirigeixen a la seua planificació, control, ús, transferència i conservació o eliminació.
2. Són procediments de gestió documental els següents:
a) Captura i registre
b) Descripció
c) Classificació
d) Ordenació
e) Identificació
f) Valoració
g) Selecció
h) Eliminació
i) Gestió de laccés
j) Transferència
k) Conservació
l) Reproducció
Secció 1a
Captura i registre de la documentació
Article 29. Captura dels documents
1. La captura és el procediment dintegració dels documents en el Sistema de Gestió Documental, ja siga per mitjà de la seua recepció o la seua creació. Aquest procés ha de garantir la identificació unívoca dels documents per mitjà de lassignació dun identificador o codi de referència únic.
2. Les persones gestores en el moment de la captura, independentment de si aquesta es realitza de forma automatitzada o manual, han destablir una relació entre el document, el seu productor o creador i el context en què es va generar. Aquesta relació sestablirà amb la descripció i classificació en el cas dels documents en suport paper i lassignació de metadades quan es tracte de documents electrònics.
3. Els documents creats contindran els elements dautenticació necessaris: la data, el segell i la firma. En el cas dels documents electrònics es firmaran electrònicament o amb qualsevol altre element de validació que estiga validat per la legislació vigent.
4. La captura del document sha de completar amb la datació, el registre, la classificació i lobertura o inclusió en un expedient.
5. Per al procediment de captura dels documents electrònics se seguirà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Article 30. Registre de la documentació
1. El registre és el procediment de control pel qual els documents generats o rebuts pels òrgans administratius reben una inscripció registral. Té per objecte deixar constància oficial del flux documental dels documents rebuts o remesos per mitjà de la pràctica dassentaments dentrada i eixida en el sistema informàtic establit a aquest efecte.
2. El procediment de registre dins del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat es regularà pel manual dinstruccions per a les oficines de registre de la Generalitat, aprovat per la Resolució de 5 de maig de 2015, del secretari autonòmic dAdministració Pública, per la qual es dicten les directrius de funcionament i saprova el manual dinstruccions que serà de compliment obligatori per a totes les oficines de registre de la Generalitat, incloses en làmbit daplicació del Decret 191/2014, de 14 de novembre, del Consell, o la norma que la substituïsca.
3. El registre dels documents electrònics es realitzarà conforme el Decret 220/2014, de 12 de desembre, del Consell, pel qual saproven el Reglament dAdministració electrònica de la Comunitat Valenciana, i la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat, o la norma que el substituïsca.
Secció 2a
Descripció i classificació documental
Article 31. Descripció normalitzada de les unitats documentals
1. Tot expedient o document, amb independència del seu suport, ha de ser codificat i descrit de forma normalitzada seguint els criteris establerts per les normes i instruccions tècniques unificades de compliment obligatori per a tot el Sistema, que garanteixen una administració eficaç, transparent i accessible, tant per a la mateixa Administració com per a la ciutadania.
2. És obligació de les unitats de gestió quan òbriguen un expedient en el Sistema, incorporar la informació i les metadades obligatòries de classificació i descripció.
Article 32. Descripció dels documents electrònics
1. La descripció dels documents i expedients electrònics ha de permetre la seua recuperació per mitjà de laplicació de lesquema de metadades que es defineix en la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i les Normes Tècniques dInteroperabilitat de Document i Expedient Electrònic.
Article 33. Quadres de classificació
1. Tots els arxius de lAdministració de la Generalitat, els seus organismes autònoms i les entitats de dret públic vinculades o dependents de lAdministració pública de la Generalitat, i els centres sanitaris i centres docents de titularitat de la Generalitat, hauran de comptar amb el seu corresponent quadre de classificació documental.
2. Lestructura daquests quadres respondrà a criteris funcionals, i hauran de reflectir les competències, funcions i activitats que exerceixen els organismes.
3. Aquests quadres de classificació hauran de ser coneguts i utilitzats per totes les unitats de gestió del Sistema com una ferramenta essencial per a la gestió de la seua documentació.
4. Des del moment de la seua creació o recepció, tots els documents que es capturen en el Sistema de Gestió Documental de la Generalitat sorganitzaran basant-se en un quadre de classificació.
5. Els quadres de classificació dels organismes inclosos dins del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat seran públics i estaran disponibles a la ciutadania en les seues seus electròniques.
6. Lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat promourà lelaboració, actualització i manteniment dun quadre de classificació funcional únic per a tot làmbit de lAdministració de la Generalitat.
7. El quadre de classificació funcional únic per a tota la Generalitat és el resultat de la unió de tots els quadres de classificació funcionals dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
8. LArxiu Històric de la Comunitat Valenciana serà lencarregat de lactualització i el manteniment del quadre de classificació funcional únic per a tota la Generalitat.
9. La revisió del quadre de classificació únic de la Generalitat es realitzarà de forma periòdica i a proposta de les unitats de gestió a través dels seus respectius arxius centrals.
10. La inclusió de noves sèries documentals o lactualització de les ja existents haurà de fer-se per mitjà de petició raonada i implicarà la identificació de la sèrie documental objecte de la sol·licitud.
Article 34. Classificació de la documentació
1. Tots els documents i expedients en el moment de la seua creació o recepció han de ser classificats i descrits convenientment amb les dades identificatives que permeten el seu control i recuperació.
2. La classificació dels documents shaurà de fer dacord amb les sèries o tipologies documentals establertes en el quadre de classificació funcional del departament.
3. La classificació es realitzarà per mitjà de lassignació dun codi alfanumèric que conformarà el codi de referència o identificador únic del document o expedient.
Secció 3a
Organització i instal·lació de la documentació
Article 35. Ordenació dels documents
1. Tots els documents creats o rebuts per lAdministració de la Generalitat formaran part dexpedients.
2. Els documents de cada expedient hauran destar ordenats seguint la seua tramitació lògica, que en general coincideix amb la seua seqüència cronològica.
3. Els expedients dins de cada sèrie documental sordenaran segons el criteri més convenient al seu contingut i codificació: cronològic, alfabètic, numèric o alfanumèric. Aquesta ordenació es determinarà en la identificació de cada sèrie documental.
4. A mesura que els documents sincorporen als expedients, es foliaran de forma correlativa. Únicament es foliaran els documents de valor administratiu que formen part del procediment.
5. Una vegada tancat un expedient, es generarà un índex, en el qual es relacionaran tots els documents que componen lexpedient i es realitzarà la diligència de tancament fent constar el nombre de folis que el componen i la data de tancament.
6. Per a lordenació dels expedients electrònics se seguiran els mateixos criteris indicats en aquest article i els criteris de formació dexpedients electrònics i agrupacions de documents de la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Article 36. Instal·lació de la documentació
1. Sutilitzaran les unitats dinstal·lació adequades a cada tipus de suport i a lestat de tramitació de la documentació.
2. En els arxius de gestió la documentació en paper sinstal·larà en arxivadors de carpetes penjants o bé en carpetes o camises normalitzades dexpedient.
3. La documentació en suports diferents del paper es conservarà en armaris i contenidors adequats per a la seua millor preservació.
4. La documentació cartogràfica sinstal·larà en armaris arxivadors de plànols o tubs porta-plànols per a assegurar la seua conservació.
5. La documentació en suport electrònic es conservarà en els repositoris i servidors que lòrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions destine per a aquest ús, i mai en els equips personals. La Generalitat definirà un Pla de Preservació dels Documents Electrònics que establisca les garanties daccessibilitat, autenticitat, disponibilitat, integritat, traçabilitat, intel·ligibilitat i llegibilitat dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.
6. Finalitzada la tramitació, la documentació en paper, sintroduirà en caixes darxiu, de la grandària normalitzat aprovada pel Consell Assessor dArxius, que hauran destar perfectament identificades i retolades per a facilitar la seua localització.
7. En el supòsit que les unitats de gestió no apliquen els criteris establerts en aquest article larxiu central del departament podrà proposar ladopció de les mesures que crega necessàries per a corregir la situació.
Secció 4a
Identificació i valoració de la documentació
Article 37. Òrgans encarregats didentificar i valorar la documentació
Els òrgans encarregats didentificar i valorar la documentació són les comissions de valoració documental, la Junta Qualificadora de Documents Administratius i la Junta dExpurgació de Documents Judicials, assistits pel personal darxiu responsable dels arxius centrals, en col·laboració amb les persones responsables funcionals de les unitats de gestió productores de la documentació.
Article 38. Identificació de les sèries documentals
1. El personal tècnic dels arxius centrals de les conselleries i departaments de lAdministració de la Generalitat, assistits per les persones responsables funcionals de les unitats de gestió, identificaran les sèries documentals que produeixen els serveis centrals i els serveis territorials o perifèrics dels seus organismes.
2. LArxiu Històric de la Comunitat Valenciana participarà activament i assessorarà en el procés didentificació de sèries documentals, i amb la informació proporcionada actualitzarà els instruments de gestió de les sèries documentals produïdes per lAdministració de la Generalitat.
Article 39. Valoració de la documentació
1. El personal tècnic dels arxius centrals i serveis perifèrics dels departaments de lAdministració de la Generalitat, i dels centres sanitaris i docents de titularitat de la Generalitat, assistits per les persones responsables funcionals de les unitats de gestió, realitzaran propostes de valoració de les sèries documentals que produeixen els serveis centrals i els serveis territorials dels seus organismes.
2. El personal tècnic dels arxius centrals de les conselleries, dels serveis perifèrics dels departaments de lAdministració de la Generalitat, i dels centres sanitaris i docents de titularitat de la Generalitat ompliran els formularis de proposta de valoració i demanaran la informació i els informes necessaris per a la seua aprovació per la Comissió de Valoració Documental respectiva.
Secció 5a
Selecció i eliminació de documentació
Article 40. Selecció de la documentació
1. De la documentació que shaja dictaminat la seua eliminació se nanalitzarà una selecció de documentació a conservar com a mostra representativa de lactivitat administrativa.
2. Tant la tècnica de selecció com el volum de documentació a conservar en concepte de mostra sestablirà en els dictàmens de la Junta Qualificadora de Documentació Administrativa o la Junta dExpurgació de Documents Judicials.
Article 41. Eliminació de documentació
1. En cap cas no es podrà autoritzar leliminació ni es podrà procedir a la destrucció de documents mentre subsistisca el seu valor probatori de drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques o no hagen transcorregut els terminis que la legislació vigent establisca per a la seua conservació.
2. Els òrgans responsables de la custòdia de la documentació són els responsables dexecutar els dictàmens de la Junta Qualificadora de Documentació Administrativa o la Junta dExpurgació de Documents Judicials en cada una de les fases darxiu en què es trobe la documentació.
3. Els criteris i el procediment establert per a leliminació seran aplicables a documents de qualsevol suport. El sistema de destrucció serà el més adequat per a cada tipus de suport.
Article 42. Destrucció de documentació
1. La destrucció només es podrà dur a terme quan shaja aprovat així en la taula de valoració documental corresponent per resolució de lòrgan competent.
2. La destrucció de la documentació es podrà realitzar en el mateix arxiu pel personal tècnic o contractar una empresa externa.
3. En cas de contractar una empresa externa, serà necessari assegurar-se que lempresa prendrà les mesures de seguretat oportunes i que es compromet a complir amb els requisits establerts.
4. La documentació a destruir haurà dintroduir-se en contenidors perfectament tancats fins al moment de la seua destrucció.
5. Els contenidors de la documentació a eliminar es conservaran de manera ordenada en llocs o locals daccés controlat, i sevitarà la possibilitat dapropiació i utilització per personal no autoritzat.
6. Totes les operacions de selecció i instal·lació de la documentació a destruir, així com el transport al lloc de destrucció i eliminació física haurà de realitzar-se de manera controlada i per personal identificat i autoritzat per a aqueixa funció.
7. La destrucció de la documentació, siga quin siga el seu suport, garantirà la impossibilitat de reconstrucció dels documents o la recuperació de la informació continguda en aquesta.
8. Els processos de destrucció o eliminació segura de documentació electrònica i suports informàtics es regiran pel que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Secció 6a
Gestió de laccés i consulta de la documentació
Article 43. Accés a la documentació
1. La ciutadania té dret a accedir als documents conservats en els arxius públics en els termes que estableix la legislació vigent, i lesmentat accés només podrà denegar-se motivadament en aplicació de les limitacions legalment establertes.
2. LAdministració de la Generalitat garantirà laccés lliure i gratuït de tota la ciutadania als centres darxiu.
3. Laccessibilitat dels documents generats per lAdministració de la Generalitat i els altres ens vinculats o dependents de lAdministració de la Generalitat sestablirà en el procés didentificació i valoració documental.
4. Les categories daccés existents són: lliure accés i accés restringit.
5. El personal responsable dels diferents arxius del Sistema haurà doferir lassistència necessària per a garantir lexercici del dret daccés.
6. Per a facilitar la identificació i laccés als documents, estaran a disposició de la ciutadania els instruments de referència i descripció dels fons documentals, a excepció dels que en aplicació de les limitacions legalment previstes no hagen de constar.
7. Amb caràcter general, i en compliment de la legislació vigent, són accessibles els documents amb dades personals que puguen afectar la seguretat o intimitat de les persones, quan hagen transcorregut 25 anys des de la defunció de les persones afectades, o 50 anys a partir de la data del document, si el moment de la defunció es desconeix.
Article 44. Restriccions a laccés a la documentació
1. Per als documents qualificats com daccés restringit sindicarà el motiu de la restricció i el nivell de protecció.
2. Shaurà de vetlar pel compliment rigorós de la legislació de protecció de dades de caràcter personal.
3. Laccés als documents i expedients, independentment del seu suport, han de ser sotmesos a un control daccés en funció de les dades contingudes en els documents, en compliment de les garanties previstes en la legislació.
4. A fi dafavorir laccés a la informació continguda en els documents daccés restringit, en els casos en què hi haja la possibilitat de dissociació de dades o accés parcial, es permetrà laccés ocultant o emmascarant les dades susceptibles de protecció.
5. En cap cas no es facilitarà laccés als depòsits on es custodia la documentació, que es reserva amb caràcter exclusiu al personal dels arxius.
6. Les persones responsables dels arxius podran restringir laccés als documents originals quan la seua manipulació puga suposar un greu perill per a la conservació i integritat daquests. En aquest supòsit laccés sefectuarà a les seues còpies o reproduccions, fins que no desapareguen les causes de la restricció a laccés als documents originals.
7. Els arxius podran establir restriccions temporals a laccés a la documentació a causa de circumstàncies extraordinàries o situacions demergència.
8. Laccés a les col·leccions i fons documentals donats o depositats temporalment en els arxius de lAdministració de la Generalitat es regirà per les condicions del depòsit i es podran establir restriccions temporals daccés, que sacordaran en el contracte que regule lingrés de la documentació.
9. Les persones que tinguen accés als documents darxiu estan obligades a mantindrels en el mateix estat en què els hagen rebut, i respondran als deterioraments que causen dacord amb el que estableix el títol IV de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, darxius.
Article 45. Consulta de la documentació
1. Sestableixen dos tipus de consultes dins del Sistema: internes i externes. Les consultes internes són les realitzades per les diferents unitats de gestió en lexercici de les seues funcions de gestió i control administratiu. Les consultes externes són les realitzades per les persones investigadores i ciutadania en general.
2. El personal dels arxius atendrà les consultes dins de lhorari datenció que establisca cada departament.
3. Tots els arxius disposaran dun espai habilitat per a atendre la ciutadania, que seran les persones usuàries preferents del sistema darxius.
Article 46. Préstec de la documentació
1. Com a norma general, tota documentació de caràcter històric està exclosa del préstec.
2. Només es prestaran documents a les unitats de gestió que els han produït o als òrgans o entitats competents.
3. El préstec a una altra unitat de gestió diferent de la productora o a lentitat o òrgan competent, requerirà lautorització expressa daquestes.
4. El préstec shaurà de formalitzar per mitjà duna sol·licitud per escrit que anirà firmada pel personal responsable de la unitat de gestió sol·licitant. En cas de tractar-se de documentació electrònica se seguirà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i sutilitzaran els sistemes de firma establerts per a aquest fi.
5. Mentre la documentació estiga en préstec, es responsabilitzarà de la seua custòdia i conservació la persona de la unitat de gestió que ho haja sol·licitat.
Secció 7a
Ingressos i transferències de documentació
Article 47. Sistemes dingrés
1. Tot ingrés de documentació en els arxius de lAdministració de la Generalitat es formalitzarà per mitjà duna acta dentrega o relació dentrega en el cas de les transferències.
2. Sestableixen les vies dingrés de documentació següents:
a) Transferències ordinàries o regulars.
b) Transferències extraordinàries.
c) Ingressos per adquisició derivada dactes entre vius o per causa de mort (mortis causa).
Article 48. Transferències ordinàries o regulars
1. Sentén per transferència ordinària o regular el conjunt de procediments per mitjà dels quals els documents darxiu passen dun arxiu del Sistema a un altre, dacord amb el cicle de vida daquests.
2. Les transferències ordinàries es realitzaran respectant els terminis establits en els calendaris de conservació i la capacitat de recepció dels arxius.
3. Per al procediment de transferència ordinària se seguiran les pautes establertes en lannex V daquest decret.
Article 49. Transferències extraordinàries
1. Sentén per transferència extraordinària el conjunt de procediments pels quals es remet documentació a un arxiu del Sistema, bé siga per traspàs de competències entre les distintes administracions públiques, o per circumstàncies de caràcter excepcional que dificulten o impedisquen la correcta conservació i consulta de la documentació en qualsevol dels arxius del Sistema.
2. La realització de les transferències extraordinàries requerirà la sol·licitud motivada per part de larxiu emissor i lautorització de la seua recepció per larxiu receptor.
3. Per al procediment de transferència extraordinària se seguiran les pautes establertes en lannex V daquest decret.
Article 50. Adquisició de fons i col·leccions documentals derivada dactes entre vius o per causa de mort
1. Lingrés de documentació derivada de ladquisició per actes entre vius serà aprovat per lòrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià.
2. En cas de cessió o llegat de documentació, la consulta i reproducció daquests fons sajustarà a les condicions previstes en els actes dadquisició entre vius o a causa de mort.
3. Els ingressos de fons es duran a terme per mitjà de contractes de donació, comodat o depòsit. Excepcionalment, es podran adquirir per compra documents i fons que es consideren dinterès, amb un informe previ i aprovació per lòrgan directiu del Sistema.
Secció 8a
Eixida dels documents dels arxius
Article 51. Classes deixides
Leixida dels documents dun arxiu pot ser temporal o definitiva.
1. Per eixida temporal de documents sentén la que es realitza per un període de temps determinat amb fins de reproducció, restauració o difusió cultural.
2. Per eixida definitiva de documents sentén aquella per la qual aquests causen baixa en larxiu, que fins al moment tenia la responsabilitat de la seua custòdia.
Article 52. Eixides temporals de documents
1. No es consideraran eixides temporals de documents els préstecs de documentació a les unitats de gestió quan els documents tinguen menys de 50 anys dantiguitat.
2. Les eixides temporals de documents dels arxius del Sistema que siguen reclamats per a fins administratius o judicials hauran dautoritzar-les les persones responsables de larxiu respectiu.
3. Sempre que siga possible, i com a regla general, es remetran còpies autenticades dels documents, tret que es requerisca el préstec dels originals. De tot document original que es preste es conservarà còpia autenticada en larxiu, sempre que el nombre de documents a reproduir no impedisca el funcionament normal dels serveis darxiu.
4. Les eixides temporals de documents conservats en els arxius històrics de la Generalitat hauran de ser autoritzades per lòrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià. Si en el termini de tres mesos des de lentrada de la sol·licitud en lòrgan competent per a resoldre no ha recaigut una resolució, es podrà entendre, conforme a larticle 31.5 de la Llei 5/2003, dArxius, que aquella ha sigut denegada. En el cas de documentació en depòsit o comodat, les eixides temporals de documents es regiran per les condicions establertes en els seus contractes, sense perjudici de lobligació de resoldre expressament, de conformitat amb la legislació comuna de procediment vigent en cada moment.
5. Leixida de documents per a formar part dexposicions es realitzarà amb la sol·licitud prèvia de lentitat organitzadora de lexposició, i shauran dindicar les mesures de seguretat i conservació adoptades, així com la contractació duna assegurança que cobrisca els riscos de transport, deteriorament o pèrdua de la documentació.
6. Totes les eixides temporals de documents generaran el seu corresponent expedient amb les dades necessàries per al seu control.
7. No podran eixir dels arxius històrics sèries documentals completes o fraccions de sèries sense autorització de lòrgan directiu del Sistema Arxivístic valencià.
Article 53. Eixides definitives de documents
1. Els documents poden eixir definitivament dels arxius per transferències ordinàries o extraordinàries, per extinció dun depòsit temporal, per baixes causades per accidents i desastres naturals o com a conseqüència de leliminació.
2. Totes les eixides definitives de documents hauran de ser controlades i registrades en el seu corresponent instrument de control.
Secció 9a
Conservació de la documentació
Article 54. Normes de conservació
La conselleria competent en matèria de cultura, dins de les seues competències, aprovarà les normes de caràcter tècnic-arxivístic sobre els edificis, depòsits, instal·lacions, equipament i criteris de conservació que hauran destablir-se en els arxius del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat.
Article 55. Conservació de la documentació en suport paper
1. No sutilitzarà paper reciclat en els expedients i documents administratius que siguen de conservació permanent.
2. Sutilitzarà paper de bona qualitat per a garantir la màxima perdurabilitat de la documentació de conservació permanent, en especial per als documents vitals o essencials.
3. Sutilitzaran unitats dinstal·lació adequades que no deterioren la integritat física i funcional de la documentació en paper.
Article 56. Conservació de la documentació en suport electrònic i altres suports
1. Per a la conservació dels documents i expedients electrònics i els documents en suports magnètics i òptics es realitzaran còpies de seguretat periòdicament i les conversions o migracions que es determinen per als documents de conservació permanent, que garantisquen la conservació de la informació continguda en aquests.
2. Les condicions específiques per a la conservació de la documentació en suport electrònic es regiran pel que disposa lestratègia de conservació implantada en la Generalitat i en la seua normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i la legislació vigent sobre Administració electrònica de la Comunitat Valenciana.
3. La Generalitat definirà un pla de preservació dels documents electrònics que garantirà laccessibilitat, autenticitat, disponibilitat, integritat, intel·ligibilitat i llegibilitat dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.
Article 57. Restauració dels documents
En aplicació de les funcions de conservació del Patrimoni Documental Valencià, lòrgan directiu del Sistema de Gestió Documental de la Generalitat elaborarà programes de restauració de la documentació conservada en els arxius de lAdministració de la Generalitat.
Secció 10a
Reproducció de la documentació
Article 58. Obtenció de còpies dels documents
1. Els arxius de lAdministració de la Generalitat proporcionaran còpies dels documents custodiats en aquests en els termes que estableix la legislació vigent, tot això sense perjudici de les restriccions definides per la llei.
2. Les sol·licituds de còpies de documents en tramitació o el valor administratiu de les quals siga vigent es dirigiran a la unitat de gestió responsable de la seua gestió i custòdia.
3. Els arxius i unitats de gestió proporcionaran, a sol·licitud de la persona interessada, còpies compulsades de la documentació que custodien.
Article 59. Limitacions a la reproducció dels documents
1. El dret a obtenció de còpies dels documents de lliure accés es limitarà en els supòsits següents:
a) Quan lestat de conservació dels documents sol·licitats requerisca un tractament previ de restauració o la seua manipulació poguera ocasionar el seu deteriorament.
b) Quan el nombre de peticions de reproducció de documents o el nombre de documents a reproduir impedisca el funcionament normal dels serveis darxiu.
c) Quan es tracte de sol·licituds de reproducció massiva i indiscriminada.
2. En el cas de sol·licituds de reproducció de documents que siguen objecte de propietat intel·lectual, serà necessària lautorització prèvia de la persona titular del dret.
3. Quan lobjecte de la reproducció siga la seua publicació o difusió, qui ho sol·licite indicarà obligatòriament la procedència en la publicació o difusió.
Article 60. Digitalització dels documents
1. La digitalització dels documents generats per les diferents unitats de gestió, serà realitzada pel personal de les esmentades unitats amb laplicació de les mateixes responsabilitats i criteris que per a la conservació i custòdia de la documentació en paper. El personal tècnic darxiu podrà assessorar en aquesta matèria a petició de les unitats de gestió i dictarà instruccions respecte daixò a fi de facilitar aquesta tasca. La Generalitat establirà les recomanacions sobre els procediments de digitalització de documents a través de la seua normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
2. Es promourà la digitalització de documents dels arxius centrals, intermedis i històrics, a fi de facilitar la seua consulta i garantir la conservació dels documents originals, en especial els documents essencials o vitals.
3. La digitalització garantida de documents en paper es farà amb mecanismes que garantisquen la seua qualitat, contingut, accessibilitat i perdurabilitat. Sajustarà al que estableix el Decret 220/2014, de 12 de desembre, del Consell, pel qual saprova el Reglament dAdministració electrònica de la Comunitat Valenciana, i els criteris que fixe la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.
Article 61. Protocol de digitalització de documents
Els processos de digitalització segura o certificada que sefectuen en làmbit de lAdministració de la Generalitat, amb finalitat dassegurar lautenticitat, la integritat i la preservació dels documents digitalitzats, dimpulsar lAdministració electrònica i deliminar els documents en suport paper, complint la normativa existent respecte daixò, es regirà pel que estableixen la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat i la legislació vigent sobre Administració Electrònica de la Comunitat Valenciana.
Secció 11a
Dimensió cultural dels arxius
Article 62. Funció cultural i social dels arxius
1. Els arxius de lAdministració de la Generalitat estan al servei de la societat i proporcionen la informació necessària per al funcionament de les institucions, la investigació històrica i la cultura.
2. Els arxius del Sistema, especialment els històrics, promouran la realització dactivitats de dinamització i difusió cultural, i activitats educatives per iniciativa pròpia o en col·laboració amb altres institucions públiques o privades, tenint en compte que aquestes hauran de ser compatibles amb el normal desenvolupament de les seues funcions habituals.
3. Lòrgan directiu del Sistema en col·laboració amb els centres darxiu dissenyarà programes dactivitats de dinamització i difusió cultural dels arxius de lAdministració de la Generalitat.
4. Amb motiu dexposicions o altres activitats de difusió del patrimoni documental es podran autoritzar eixides temporals de documents condicionades al compliment del que estableix larticle 52 daquest decret.
5. Els arxius històrics i lòrgan directiu del Sistema fomentaran la protecció del Patrimoni Documental Valencià per mitjà de propostes de restauració, adquisició, donació o depòsit de fons documentals dinterès cultural.
Article 63. Activitats de difusió cultural dels arxius
1. Constitueixen activitats de difusió del patrimoni documental i foment de la cultura en làmbit dels serveis dels arxius:
a) Lelaboració i publicació dinstruments dinformació dels seus fons documentals.
b) Lorganització i participació en exposicions.
c) Lorganització i participació en conferències, congressos i jornades.
d) La difusió dels seus fons via internet i en les xarxes socials.
2. Constitueixen activitats de caràcter pedagògic:
a) Lorganització de cursos.
b) La col·laboració amb els centres docents i culturals per al foment dels serveis darxiu.
c) Lorganització de visites guiades i activitats didàctiques per a la difusió dels arxius del Sistema.
d) El personal dels arxius del Sistema assessorarà les seues usuàries i usuaris i organitzarà programes de formació.
Secció 12a
Gestió documental i les tecnologies de la informació i les comunicacions
Article 64. Promoció de les tecnologies de la informació i les comunicacions
Es promourà lús de les tecnologies de la informació i la comunicació en el tractament de la documentació dacord amb la legislació vigent. En particular, serà obligatòria la integració en SAVEX, o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat en un futur, de tots els arxius centrals i de serveis perifèrics de les conselleries o ens on es conserve la documentació, així com la gestió documental per mitjà de SAVEX, o el sistema de gestió que seleccione la Generalitat, des dels arxius de gestió, els arxius centrals, lArxiu Intermedi de la Generalitat i fins i tot lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana.
Article 65. Mitjans tècnics per a la gestió documental electrònica
La gestió dels documents i expedients electrònics es basa obligatòriament en uns mitjans tècnics i en unes eines arxivístiques. Lòrgan de la Generalitat competent en matèria de tecnologies de la informació i les comunicacions subministrarà i mantindrà els mitjans tècnics necessaris per a laplicació i el desenvolupament de la gestió documental i lAdministració electrònica. Així mateix, facilitarà laccés i el suport a les solucions tècniques que sadopten en virtut dels acords i convenis establerts amb altres administracions públiques.
CAPÍTOL VI
Infraccions i sancions
Article 66. Infraccions i sancions
Qualsevol tipus de danys ocasionats al patrimoni documental de la Generalitat se subjecta a les infraccions i sancions de lordenament jurídic vigent, i especialment al que disposa el títol IV de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, darxius.
DISPOSICIONS ADDICIONALS
Primera. Incidència pressupostària
Laplicació i el desenvolupament daquest decret no podrà tindre cap incidència en la dotació dels capítols de despesa assignats a la conselleria competent en matèria de cultura, i, en tot cas, hauran de ser atesos amb els mitjans personals i materials de la conselleria esmentada.
Segona. Estructura mínima dels arxius centrals de les conselleries, dels departaments i de lArxiu Intermedi de la Generalitat
Lestructura mínima per als arxius centrals queda fixada en un lloc del cos A1-08-01 per conselleria o departament; i per a lArxiu Intermedi de la Generalitat, lestructura mínima es fixa en un lloc del cos A1-08-01/A2-04-01, un lloc del cos A1-01/A2-01, quatre llocs del cos A2-04-01, dos llocs del cos C2-01-01 i dos llocs de lAPF-01-01 com a desenvolupament del Servei dAdministració del Complex Logístic i Arxiu de la Generalitat.
Tercera. Posada en marxa de lestructura
Amb caràcter excepcional i vinculat al caràcter genèric o transversal de la matèria, la creació dels llocs necessaris per a lefectiva posada en marxa de lestructura mínima dels arxius centrals de les conselleries, els departaments, i lArxiu Intermedi de la Generalitat se subjectarà als tràmits següents:
1. En el termini màxim dun mes des de la publicació daquest decret, les direccions generals competents en matèria de funció pública i pressupostos, per iniciativa pròpia o a proposta de lòrgan competent en matèria de personal de cada conselleria, iniciaran els tràmits oportuns per a la creació dels llocs de treball necessaris per a ladequada implantació de lesmentada estructura mínima. Aquests tràmits es regiran pel que estableixen els articles 19 i 20 del Decret 56/2013, de 3 de maig, del Consell, pel qual sestableixen els criteris generals per a la classificació dels llocs de treball, i el procediment delaboració i aprovació de les relacions de llocs de treball de lAdministració de la Generalitat.
2. Lesmentada cobertura es realitzarà a càrrec de llocs vacants, atenent, en tot cas, el criteri damortitzar els que es troben més temps en aquesta situació. Les conselleries i departaments afectats per aquestes amortitzacions hauran de ser consultats prèviament.
3. En tot cas, les esmentades direccions generals podran sol·licitar qualsevol informació a les respectives sotssecretaries i òrgan equivalent, que puga facilitar la correcta dotació i creació dels llocs que ens ocupen.
DISPOSICIÓ DEROGATÒRIA
Única. Derogació normativa
Queden derogades totes les disposicions del mateix rang o inferior que soposen al que disposa el present decret.
DISPOSICIONS FINALS
Primera. Habilitació per al desplegament i execució del decret
1. Es faculta la persona titular de la conselleria competent en matèria de cultura, per a dictar les disposicions que requerisca lexecució i el desenvolupament daquest decret, en compliment del que disposa larticle 28.c de la Llei del Consell.
2. Així mateix, sel faculta per a la modificació dels annexos daquest decret.
Segona. Entrada en vigor
Aquest decret entrarà en vigor lendemà de ser publicat en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
València, 27 dabril de 2018
El president de la Generalitat,
XIMO PUIG I FERRER
El conseller dEducació, Investigació, Cultura i Esport,
VICENT MARZÀ I IBÁÑEZ
ANNEX I
Pautes de conservació en els arxius de gestió
El responsable dels documents és el servei o unitat administrativa que els genere, i, per tant, qui haurà de vetlar pel compliment de les pautes o criteris que sindiquen a continuació:
1. Els espais destinats als distints arxius de gestió són contenidors de documentació i no podrà depositar-se en aquests cap material aliè a aquesta funció.
2. El personal tècnic responsable de larxiu central de cada departament podrà realitzar controls periòdics per a comprovar que les condicions de conservació dels documents i el seu estat és ladequat. Si és el cas sadoptaran les mesures preventives i correctores que asseguren ladequada conservació dels documents.
3. La documentació que ha de ser arxivada serà la que indique el personal responsable del servei o unitat administrativa que genere els documents, amb lassessorament de la persona responsable de larxiu central.
4. La documentació susceptible de ser transferida a larxiu central haurà destar organitzada per sèries, dacord amb el quadre de classificació documental facilitat per larxiu central, i estarà ordenada segons shaja establert en la identificació i valoració de la sèrie.
5. Els expedients sarxivaran per sèries amb un ordre numèric, alfabètic, cronològic, geogràfic etc., segons es considere convenient per la tipologia de la documentació. Sindividualitzarà cada expedient en una carpeteta, en la coberta de la qual haurà de constar lassumpte, documents que conté, lany dinici i la referència amb què localitzar-los. Aquestes carpetetes hauran de confeccionar-se amb un paper de major gramatge amb un pH neutre o lleugerament alcalí.
6. Es guardarà un sol original, i seliminaran els duplicats, així com les fotocòpies i les còpies quan existisquen els originals. Les còpies realitzades en el desenvolupament del treball seran destruïdes una vegada que hagen deixat de ser necessàries per als fins que van motivar la seua creació, siga quin siga el suport daquestes (paper, document digitalitzat, etc.). També seliminarà tota la documentació que ha servit com a suport informatiu per a la gestió dels expedients, però que no forma part de lexpedient en si.
7. Seliminaran grapes, clips, gomes i la resta delements perjudicials per a la conservació del paper, daquella documentació que en un futur siga susceptible de ser transferida a larxiu central. Així mateix, seliminaran carpetes de plàstic, de gomes, classificadors, etc.
8. La documentació sarxivarà en caixes normalitzades que no tinguen grapes o elements metàl·lics que amb el temps pogueren oxidar-se i danyar els documents que continguen. Aquestes caixes compliran com a mínim amb la certificació ISO 16245:2009, o una certificació semblant, i tindran les mides homologades (alt 26,50 centímetres, ample 13 centímetres i 39 centímetres de profunditat).
9. Mai es mesclaran distintes sèries documentals en una mateixa caixa, de la mateixa manera que sevitarà que un expedient quede dividit en dos o més caixes, tret que les característiques físiques daquest ho impedisquen.
10. Per tal de garantir la conservació permanent dels documents en suport paper que es consideren essencials per a la Generalitat per ser testimoni dels seus drets o deures i imprescindibles per a aconseguir els seus objectius i obligacions simprimiran en un paper que complisca com a mínim amb la certificació ISO 9706:1999 o una certificació semblant.
11. Per a garantir la conservació permanent dels documents electrònics sempraran en la seua creació els formats de preservació.xml,.pdf/a o els que sestablisquen en la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat com a formats acceptats de preservació. Els documents electrònics en altres formats no acceptats es migraran del seu format natiu als formats establits com de preservació.
ANNEX II
Pautes de conservació de la documentació
en els arxius centrals i intermedis
El responsable dels documents és el personal tècnic arxiver i, per tant, qui haurà de vetlar pel compliment de les pautes o criteris que sindiquen a continuació, sota la supervisió de la persona titular de la direcció del servei de què depenga larxiu.
1. Els depòsits destinats a arxiu central i intermedi són contenidors de documentació i no podrà depositar-se en aquests cap material alié a aquesta funció.
2. Es vetlarà perquè les condicions de conservació dels documents i el seu estat siga ladequat. Si és el cas, sadoptaran les mesures preventives i correctores que asseguren ladequada conservació de larxiu.
3. Es realitzarà lestudi de la documentació de conservació permanent, i seliminaran les còpies simples o múltiples, fotocòpies o duplicats innecessaris, inútils o repetitius de documents administratius, i queda absolutament prohibida leliminació de qualsevol altre tipus de documents.
4. En la documentació valorada deliminació parcial o total per la JQDA es conservarà en tot cas un expedient de cada any i un exemplar de cada tipus de formulari que sutilitze com a mostra de la sèrie documental, que es remetrà a la secretaria de la JQDA junt amb la proposta dexpedient deliminació.
5. Els depòsits dels arxius centrals i intermedis disposaran obligatòriament de sistemes de detecció i extinció dincendis, així com de sistema de climatització que permeten la conservació de la documentació.
6. Com a criteri general, en els depòsits on es conserve documentació, sha de mantindre una temperatura constant, al voltant de 20ºC +/ 2ºC i una variació de 1ºC/24 hores; i humitat relativa del 45 % +/-5 % i una variació de 5 %/24 hores.
7. Els depòsits estaran ben ventilats, i es fixaran com a criteri general una ventilació de 0,25 litres per segon i metre quadrat.
ANNEX III
Pautes per a la descripció de les unitats documentals
Per a la descripció arxivística saplicarà el que disposen les normes internacionals sobre aquesta matèria i les normes tècniques que es desenvolupen i sadopten per lòrgan directiu del Sistema.
Sestableixen les recomanacions següents:
1. Per als títols dels expedients i documents sestableix un esquema descriptiu format per la tipologia documental, seguit duna frase que, de forma concisa i unívoca, definisca lexpedient o document.
2. Es recomana que els títols no continguen dades de caràcter personal, excepte les estrictament necessàries per a la seua identificació, ja que els títols dels expedients i documents seran el punt daccés per als resultats de les recerques.
3. Sindicarà clarament la data de creació de cada document. En el cas dels expedients sindicarà la data inicial, corresponent a lobertura de lexpedient, i la data final, corresponent al seu tancament.
4. Per a indicar els noms de les persones productores o interessades, en el cas de les persones físiques sindicarà el nom i cognoms. En el cas de persones jurídiques o institucions, la forma autoritzada és el seu nom formal o oficial. Els arxius del Sistema prendran aquestes dades del catàleg dautoritats dinstitucions i persones que elaboraran, seguint la norma ISAAR (CPF).
ANNEX IV
Pautes per a la identificació i valoració de les sèries documentals
La identificació i la valoració de les sèries documentals produïdes per lAdministració de la Generalitat tenen la finalitat delaborar les propostes de taules de valoració documental que es presenten a la JQDA per a emetre el corresponent dictamen on es propose la conservació permanent de la documentació i el seu ingrés en els arxius històrics o bé la seua eliminació per la inutilitat administrativa i cultural.
I. Identificació de fons documentals. La identificació consisteix en la investigació del subjecte productor i del tipus documental. El seu objectiu és el coneixement del departament que ha generat el document, la seua evolució orgànica, competències administratives i tipus documentals en què es materialitzen. El resultat daquesta fase serà lorganització del fons, lelaboració dun quadre de classificació i lordenació de les sèries documentals. Aquest procés és imprescindible tant per a la descripció com per a la posterior valoració dels fons documentals.
Lestudi de levolució de la institució que ha produït la documentació, així com els canvis que ha experimentat al llarg del temps amb les diferents reestructuracions polítiques i modificacions competencials. Tota modificació en lestructura duna institució afecta la seua producció documental. Dins de la identificació podem diferenciar diverses tasques: identificar lorganisme productor, la funció i el tipus documental. Aquest estudi ajudarà posteriorment en la fase de valoració.
1. Identificació de lorganisme productor. La identificació està estretament unida al concepte de productor, definit com el departament, entitat o centre que ha produït, reunit o conservat documents en lexercici de la seua activitat. La definició del productor dun fons documental es realitza mitjançant la norma ISAAR (CPF), que ens permet elaborar registres dautoritat darxius i documentar les relacions entre diferents productors de documents, així com fer un seguiment de la història duna institució. Per a la identificació de lorganisme productor caldrà acudir a diferents fonts dinformació per a rastrejar la seua història, competències des del moment de la seua creació fins a lactualitat. El més fàcil és realitzar una recopilació i un estudi de la legislació com a punt de partida per al coneixement de lorganisme productor. En el cas de lAdministració pública, els butlletins oficials ens permetran conèixer lorganisme productor i la seua evolució temporal. Mitjançant aquest estudi de la legislació es reconstruirà la història institucional, les seues competències, les seues diferents denominacions i les dates de les disposicions que han suposat el canvi de la seua estructura interna. Amb tota la informació recopilada, es recomana elaborar els diferents organigrames, que permeten mostrar duna forma gràfica els canvis en lestructura de lorganisme al llarg de la seua existència. Serà convenient realitzar tants organigrames com siga necessari perquè es reflectisquen tots els canvis estructurals, indicant sempre les dates extremes que representa, així com les normes o disposicions que suposen cada reorganització. També és convenient la realització dun índex legislatiu que es formarà a partir daquest estudi.
Es recomana identificar les funcions, ja que aqueixa informació ajuda a lelaboració del quadre de classificació. Aquestes funcions són la verdadera raó de ser de lorganisme i solen romandre en el temps sempre que no hi hagen canvis competencials.
2. Identificació de les sèries documentals. El tipus documental es defineix com el model estructurat i reconegut que adopta un document, en el desenvolupament duna competència concreta, basant-se en una regulació i amb un format, contingut informatiu o suport homogenis (per exemple, un certificat). Aquest terme «tipus documental» sutilitza tant per a denominar la unitat documental simple com la composta, que és la més comuna en els arxius de lAdministració. La unitat documental composta es coneix també com a expedient, que és el conjunt de documents produïts per una unitat de gestió per a la resolució dun assumpte, i que està regulat per una norma de procediment. El tipus documental es pot confondre amb el concepte de sèrie documental, però és només un element més que, amb el productor i la funció, conforma la sèrie documental. La sèrie documental es defineix com el conjunt de documents o expedients produïts en el desenvolupament duna funció o activitat administrativa regulada per una norma de procediment i organitzades dacord amb un sistema de classificació. Així tenim que la sèrie documental és el resultat de la unió de tres elements diferenciats: un subjecte productor, una funció i un tipus documental.
SUBJECTE PRODUCTOR + FUNCIÓ + TIPUS DOCUMENTAL = SÈRIE DOCUMENTAL
Quan canvia un daquests tres elements, canvia la sèrie documental. Generalment el nom de la sèrie coincidirà amb la denominació del tipus documental. Per a identificar la sèrie documental shan darreplegar les dades necessàries per a elaborar una fitxa. Aquesta fitxa inclourà almenys la informació següent:
Tipologia documental.
Organisme o unitat productora.
Funció.
Dates extremes.
Legislació que afecta la tramitació.
Documents bàsics de què es compon lexpedient.
Ordenació de la sèrie.
Denominació de les sèries antecedents i relacionades.
3. Valoració de fons documentals. La valoració consisteix a analitzar i determinar els valors primaris i secundaris de les sèries documentals, fixant els terminis de transferència, accés i conservació o eliminació total o parcial. Amb la valoració es pot realitzar una tria o selecció per la qual es determina quines sèries documentals cal conservar i quines cal eliminar. En la fase de valoració cal tindre en compte una sèrie de criteris que, units a lanàlisi dels valors dels documents, ens donarà unes normes per a determinar els terminis de transferència entre els diferents arxius del Sistema, a més dels terminis per a la seua selecció o eliminació.
Com a metodologia principalment farem servir les pautes que ens dóna el Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics. Lanàlisi dels valors se centrarà en la identificació dels valors primaris, que ens ajudarà a determinar la seua caducitat administrativa, i en lestudi del desenvolupament dels valors secundaris. El valor primari del document està determinat per lús immediat que la mateixa unitat productora en fa. El document naix amb un propòsit, que pot ser administratiu, fiscal, legal, comptable, mentre aquest propòsit existisca, és a dir acredite uns drets, exigisca unes obligacions, certifique un fet o comunique una informació, el document estarà actiu, vigent. Aquesta vigència operativa que conté el document és el que determina el seu valor primari i immediat.
Els valors primaris o immediats de lexpedient també estan determinats pel termini de conservació que es determine. Aquest termini és el temps durant el qual es concedeix a linteressat la possibilitat de revisar o impugnar un aspecte de la tramitació dun expedient. Igualment, durant aquest termini, lexpedient sutilitza dantecedent dun altre, i és testimoni de lexercici de les funcions duna unitat de gestió. Així, els valors primaris o immediats existeixen durant el tràmit, la vigència operativa i la guarda precaucional.
Larticle 6 del Decret 189/2005 indica que en cap cas es pot autoritzar leliminació de documents mentre subsistisca el seu valor probatori de drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques o no hagen transcorregut els terminis que la legislació vigent establisca per a la seua conservació. Els principals valors daquests documents són els administratius (el tenen els documents que ajuden els organismes a realitzar el seu treball diari i exercir les seues funcions), fiscal (el tenen els documents que justifiquen els fons que lAdministració ha rebut, distribuït, controlat o gastat. La major part daquests documents corresponen a tràmits financers. Les sèries de documents sobre política fiscal i econòmica poden tindre valor permanent), legal (el tenen els documents que contenen proves legals que acrediten els drets o obligacions de lAdministració i dels particulars).
Daltra banda estan els valors secundaris. Aquests valors es refereixen als documents que han perdut la seua vigència administrativa perquè sha tancat la seua tramitació. No tenen valor des del punt de vista administratiu, fiscal o legal, encara que són testimoni duna acció o funció. Aquest valor secundari o dinterés per a la investigació és el que suposa que certs documents són els que finalment cal conservar en els arxius històrics. Alguns criteris poden ajudar-nos a detectar aquest valor informatiu i històric:
Singularitat, la informació que conté no es troba de manera completa en cap altre lloc.
Valor testimonial, dóna proves de lorganització, funcions, polítiques, decisions, procediments, operacions o altres activitats de lorganisme.
Procedència, tenen més valor els documents que procedeixen duna institució de rang superior dins duna jerarquia administrativa.
Contingut, és millor conservar la mateixa informació de forma resumida que extensa.
El valor informatiu es pot considerar respecte a persones físiques o jurídiques (personalitats destacades, sumaris de dades referents per a estudis sobre població, sociologia o semblants, com per exemple els censos); coses (equipaments, edificis històrics, carreteres...), llocs (com la informació cartogràfica), fenòmens (catàstrofes, eleccions, matèries socials i econòmiques com la producció industrial).
En cap cas es podrà destruir la documentació produïda per lAdministració pública valenciana sense que shaja realitzat i aprovat la corresponent taula de valoració per la Junta Qualificadora de Documents Administratius i per les successives propostes deliminació que també hauran de ser aprovades per la Junta Qualificadora de Documents Administratius, abans de qualsevol destrucció de documents.
Per a consignar tota la informació arreplegada tant en la fase didentificació com en la de valoració es recomana utilitzar un formulari. Les dades que cal indicar en aquest formulari sassenyalen en el Decret 189/2005, en larticle 15, sobre lelaboració de les propostes de taules de valoració documental. En la pàgina web del Servei dArxius de la Conselleria dEducació, Investigació, Cultura i Esport, com en la de la Junta Qualificadora de Documents Administratius estan disponibles unes instruccions per a lelaboració de les propostes de taules de valoració documental, així com el procediment que han de seguir les Comissions de Valoració per a presentar aquestes propostes a la Junta.
ANNEX V
Pautes per a la transferència de documentació
Les transferències de documentació es faran dacord amb el quadre de classificació del departament, els calendaris de transferència establerts i les pautes que sestableixen a continuació. Excepcionalment es podran dur a terme transferències segons les necessitats de les diferents unitats productores de la documentació, tenint en compte la capacitat de recepció de documentació dels arxius receptors.
Responsabilitats
1. Els responsables de realitzar les transferències seran les persones que la direcció de cada servei designe com a coordinadores o responsables dels seus respectius arxius de gestió, les arxiveres o arxivers de cada departament i el director o directora de lArxiu Intermedi de la Generalitat.
2. És responsabilitat de lorganisme remitent la integritat de la documentació continguda en les caixes i la seua concordança amb les relacions dentrega.
3. La transferència dels documents darxiu suposarà tant la seua entrega ordenada com les responsabilitats de custòdia, conservació, tractament adequat i servei a la ciutadania.
Terminis generals per a les transferències
1. Es transferiran des dels arxius de gestió als arxius centrals dels seus departaments aquells documents darxiu amb una antiguitat de més de cinc anys, la tramitació administrativa dels quals haja acabat i no siguen de consulta freqüent. Aquests documents hauran de tindre una diligència darxiu.
2. Es transferiran des dels arxius centrals dels departaments a lArxiu Intermedi de la Generalitat aquells documents darxiu amb una antiguitat de més de quinze anys.
3. Es transferiran des de lArxiu Intermedi de la Generalitat a lArxiu Històric de la Comunitat Valenciana aquells documents darxiu amb una antiguitat de més de trenta anys.
4. Primer es transferiran els documents darxiu de més antiguitat i progressivament els més recents.
5. Junt amb els documents darxiu transferits senviarà qualsevol instrument de descripció daquests (bases de dades, índexs, etc.) que puga existir en loficina gestora.
6. No obstant els terminis establerts com a norma general per a realitzar les transferències, seran les taules de valoració aprovades per la JQDA qui determine els terminis de transferència per a cada sèrie documental i el pas de larxiu de gestió a larxiu del Sistema que considere pertinent.
Periodicitat de les transferències
1. Les transferències de documents es realitzaran amb una periodicitat anual, en les dates que acorden els òrgans intervinents en la transferència.
2. Les dates de transferències sestabliran per mutu acord entre les persones responsables de cada unitat i les persones responsables dels arxius receptors, de manera que loperació de transferència interferisca el mínim possible en el desenvolupament de les activitats habituals de la unitat productora i de larxiu receptor.
3. Les persones responsables dels arxius receptors remetran a totes les unitats el calendari de transferències previst.
4. En el cas dels arxius centrals dels departaments, cada unitat tindrà assignats uns períodes en què hauran de realitzar les transferències dels documents. En cas que la unitat no puga complir amb aqueix calendari, haurà de comunicar-ho, com més prompte millor, perquè se li assigne un altre període.
Subministrament de material i credencials
1. Els arxius centrals dels departaments corresponents subministraran a totes les oficines que transferiran documents caixes de cartó normalitzades i impresos de relació dentrega en els casos excepcionals en què es realitze la gestió de la transferència fora del sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat.
2. Per al procediment de transferència informatitzat, es proporcionaran les credencials dusuaris necessàries daccés a laplicació informàtica corresponent per a omplir la relació dentrega.
Preparació dels documents
1. Les unitats administratives hauran de realitzar una sèrie doperacions prèvies per a preparar els documents objecte de la transferència:
a) Es comprovarà que el tràmit de lexpedient haja finalitzat.
b) Es comprovarà que les sèries documentals estan degudament organitzades i els expedients ordenats.
c) Es comprovarà que no falten documents (expedients i sèries completes) i es reintegraran aquells que falten.
d) Sindividualitzarà cada expedient en una carpeteta de cartolina o paper. Es prescindirà de carpetes danelles, de plàstic o suspeses.
e) Seliminaran tots els duplicats, fotocòpies i esborranys dels documents originals i només en el cas que aquests no existisquen es conservarà la còpia. Així mateix seliminarà tota aquella documentació de suport informatiu que estiguera mesclada amb els documents darxiu.
f) Seliminaran tots aquells elements que puguen deteriorar els suports (clips metàl·lics, grapes, gomes elàstiques, anelles, carpetes de plàstic...)
g) Si es tracta de suports magnètics o òptics, shaurà de comprovar la possibilitat de lectura dels dits documents i la seua vida útil.
h) Tota la documentació sintroduirà en caixes darxiu de cartó normalitzades. Larxiu central del departament corresponent no admetrà documentació solta ni continguda en contenidors que no siguen les caixes normalitzades. En cas que shaja de transferir documents de dimensions especials (plànols, cartells...) o bé en altres suports diferents del paper (magnètic, òptic, fotogràfic...) sutilitzarà el format més convenient, dacord amb larxiu central del departament corresponent.
i) Cada caixa inclourà només la documentació relativa a la mateixa sèrie documental, i no es podran mesclar en una mateixa caixa documents pertanyents a distintes sèries documentals, llevat dexcepcions autoritzades per larxiu central del departament corresponent. Quan un expedient estiga dividit en dues o més caixes, sespecificarà de forma clara en la relació dentrega, repetint la descripció i afegint un numeral correlatiu al final de cada una.
j) La quantitat de documents que sincloga en cada caixa serà la justa i suficient per a evitar que aquesta es doble o enrotlle però que, al mateix temps, permeta la seua extracció sense provocar-ne el deteriorament.
k) Totes les caixes, independentment del seu format, sidentificaran únicament amb un número correlatiu que sanotarà en llapis en el llom de la caixa. Lesmentat número es correspondrà amb el número de caixa que figura en la relació dentrega. A part daqueix número dordre, les caixes no cal que porten cap anotació del seu productor o contingut. La descripció dels documents que conté cada caixa figurarà únicament en la relació dentrega.
Relació dentrega
1. Tota transferència de documents anirà acompanyada de la corresponent relació dentrega que serà facilitada pel sistema de gestió documental informatitzat SAVEX, els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, o per larxiu receptor corresponent.
2. Les relacions dentrega hauran danar obligatòriament firmades per les persones que exerceixen la direcció de servei dels organismes remitents.
3. Cada sèrie documental que es transferisca haurà danar acompanyada duna relació dentrega diferent.
4. La informació continguda en les relacions dentrega sintrodueix de mode normalitzat, associant a aquestes les descripcions de la documentació que es transferirà existents en el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o en els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat. Shauran domplir les dades següents:
a) Organisme productor: sespecificarà el nom de lorganisme que ha produït o reunit la documentació, seguint la jerarquia de lorganigrama del departament corresponent.
b) Organisme remitent: sespecificarà el nom de lorganisme que remet la documentació.
c) Sèrie: sespecificarà el nom de la sèrie documental.
d) Número de caixa: sespecificarà el número de la caixa que es transferirà.
e) Anys: sespecificarà lany dinici i fi en què sha produït la documentació.
f) Contingut: sespecificarà un resum de la unitat documental a transferir, tenint en compte que la descripció ha de ser detallada, no sadmetrà una descripció global del procediment.
g) Signatura remitent: sespecificarà, si nhi ha, la signatura de larxiu de gestió de la unitat documental a transferir.
5. Les relacions dentrega senviaran a larxiu receptor mitjançant el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, i shauran de remetre preferentment en format electrònic firmat digitalment.
6. Junt amb la documentació es remetran tots els instruments de descripció o còpies daquests relatius a la documentació que es transfereix (índexs, inventaris).
7. En el cas de documentació en suport magnètic o òptic, es remetrà un informe on sespecifique el llenguatge de programació utilitzat, el programari necessari per al seu maneig, el volum, la memòria requerida i tots aquells requeriments tècnics necessaris per a la seua consulta.
Procediment per a les transferències
1. Comunicació de la transferència
La persona responsable de larxiu de gestió o arxiu remitent que vaja a realitzar una transferència haurà de posar-se en contacte amb larxiu receptor amb el temps suficient, sempre dins del termini establert en el calendari de transferència, per a rebre el permís de transferència.
Una vegada rebuda la sol·licitud de transferència larxiu receptor la revisarà. Si troba alguna incorrecció o error, la tornarà perquè siga esmenat.
2. Transferència
Una vegada rebut el permís de transferència i realitzades les operacions prèvies senviaran les relacions dentrega a larxiu receptor a través del sistema de gestió documental informatitzat SAVEX, els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat, o enviant la relació dentrega per correu electrònic. Larxiu receptor verificarà el seu contingut, corregint eventualment les relacions, i podrà autoritzar-les o rebutjar-les.
La validació de la relació dentrega implica lautorització del trasllat de les caixes, i serà la unitat o organisme remitent lencarregat de sol·licitar els serveis necessaris per al trasllat de la documentació.
Lorganisme o unitat remetrà les caixes a larxiu receptor, qui comprovarà el volum i acusarà el rebut daquestes, fins que procedisca a la comprovació dels documents relacionats i a lassignació de signatura. Larxiu receptor, en el cas dobservar algun error, les tornarà a lorganisme o unitat remitent, indicant els errors detectats i les seues possibles solucions.
En larxiu receptor es completaran les dades de la relació dentrega amb les dades següents:
a) Número de relació: sespecificarà el número de relació dentrega de la documentació que li assigne el sistema de gestió documental informatitzat SAVEX o els sistemes de gestió que seleccione la Generalitat.
b) Signatura darxiu: sespecificarà la signatura de la unitat documental dins del fons de larxiu receptor.
3. Les gestions relatives al transport i la descàrrega de la documentació aniran a càrrec de la unitat, organisme o servei que la transfereix.
Transferència de documentació dunitats o serveis extingits o dissolts
En cas que una unitat productora desaparega de lorganigrama de la Generalitat sense que les seues funcions siguen assumides per una altra, la documentació que haja produït fins a la seua extinció es transferirà a larxiu central del departament corresponent mitjançant el procediment establit en els articles anteriors.
Transferències de documentació en suport electrònic
Pel que fa al tractament i la gestió de les transferències de la documentació electrònica saplicarà el que estableix la normativa que regula la gestió dels documents electrònics de la Generalitat.