diari

DECRET 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics. [2005/13522]

(DOGV núm. 5150 de 07.12.2005) Ref. Base de dades 6131/2005

DECRET 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics. [2005/13522]
L'administració pública genera hui en dia una massa documental creixent, la qual, passada la seua vigència administrativa, no és necessari ni convenient conservar en la seua totalitat. Per això, la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, de Patrimoni Cultural Valencià, preveu, en l'article 84, que una vegada haja passat el període de vigència administrativa, els organismes que han produït o rebut la dita documentació puguen eliminar-la, prèvia valoració, a fi de conservar permanentment només aquells documents que tinguen interés per a la informació i la investigació, o bé siguen de conservació obligada segons la llei, perquè afecta interessos de la mateixa administració o de terceres persones. Per a això, en l'article 85 crea la Junta Qualificadora de Documents Administratius. Posteriorment, la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius, en el seu article 11, descriu la composició i les funcions principals de l'esmentada Junta Qualificadora de Documents Administratius.
Partint d'estos principis generals i de la normativa aprovada, els objectius del present decret són, essencialment, dos: en primer lloc, establir les normes de funcionament de la Junta Qualificadora de Documents Administratius, amb la finalitat de solucionar les necessitats peremptòries de valoració, conservació i eliminació, si és el cas, que planteja la documentació dels arxius de les administracions públiques de la Comunitat Valenciana; en segon lloc, establir les bases perquè els diferents organismes i entitats, per mitjà de les comissions de valoració documental, elaboren i presenten les taules de valoració documental, amb la finalitat de facilitar els treballs i els estudis previs de valoració de les sèries documentals per part de la Junta Qualificadora de Documents Administratius, a fi que esta puga emetre els seus dictàmens i, posteriorment, es puguen aprovar les taules de valoració documental per resolució de la Conselleria competent, objectiu final de la present normativa.
Per tot això, a proposta del conseller de Cultura, Educació i Esport, conforme amb el Consell Jurídic Consultiu i amb la deliberació prèvia del Consell de la Generalitat, en la reu-nió del dia 2 de desembre de 2005,
DECRETE
CAPÍTOL I
Disposicions generals
Article 1. Objecte
1. L'objecte del present decret és la regulació de la Junta Qualificadora de Documents Administratius (JQDA) i del procediment de valoració, conservació i eliminació dels documents de les administracions públiques de la Comunitat Valenciana i les seues sèries, siga quin siga el tipus de suport, amb la finalitat de garantir la protecció del patrimoni documental de les administracions públiques valencianes.
2. D'acord amb allò que disposa l'article 76.2 de la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, del Patrimoni Cultural Valencià, s'entén per document tota expressió en llenguatge natural o codificat i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o en imatge, recollides en qualsevol tipus de suport, inclòs l'informàtic. Se n'exclouen els exemplars no originals d'edicions bibliogràfiques i publicacions.
3. S'entendrà per sèrie documental, segons allò que disposa l'article 3.e) de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius, el conjunt d'unitats arxivístiques produïdes en el desenrotllament d'una funció o activitat administrativa regulada per una norma de procediment.
Article 2. Àmbit d'aplicació
El present decret s'aplicarà als documents i les seues sèries produïts, conservats o reunits per les institucions i administracions públiques valencianes, per les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia dependents d'elles, per les persones juridicoprivades vinculades a elles en el capital o dotació de les quals participen majoritàriament, i per les persones privades, físiques o jurídiques, gestores de servicis públics en allò que tinga relació amb tals servicis, vinculades a les institucions o administracions públiques de la Comunitat Valenciana.
Article 3. Taules de valoració documental
Les taules de valoració documental són documents administratius en què s'estudien les característiques administratives, jurídiques, fiscals, informatives i històriques dels documents o sèries documentals; es fixen els terminis de transferència als diferents tipus d'arxiu; es determina la conservació o eliminació de les sèries documentals, o bé, si és procedent, la seua conservació en suport diferent del de producció; i, finalment, s'establix el règim d'accessibilitat als documents.
Article 4. Eliminació
1. Als efectes d'este decret, s'entén per eliminació la destrucció física dels documents o sèries documentals per l'òrgan responsable de l'arxiu on es troben, emprant qualsevol mètode que garantisca la impossibilitat de reconstrucció d'estos i la seua posterior utilització.
2. La destrucció només es podrà dur a terme quan s'haja aprovat així en la taula de valoració documental corresponent per resolució de l'òrgan competent.
Article 5. Conservació en suport diferent de l'original
1. L'eliminació de la documentació podrà condicionar-se, quan així s'establisca en les taules de valoració documental, a la conservació en un suport diferent de l'original en què van ser produïts els documents i les sèries documentals. Per a això s'hauran de tindre en compte dos requisits:
a) Que el suport original no tinga valor històric, artístic o d'un altre caràcter rellevant que aconselle la seua conservació.
b) Que el nou suport garantisca la integritat, autenticitat, protecció i conservació de la còpia del document original per mitjà de l'ús de la firma electrònica avançada de l'autoritat de certificació de la Comunitat Valenciana.
2. La Generalitat establirà les aplicacions i programes informàtics necessaris que efectuen el tractament de la informació necessari per a la generació de documents electrònics a partir de documents originals en suport paper, així com l'emissió de còpies en paper de tals documents electrònics pels òrgans competents, i també desenrotllarà les mesures organitzatives i tècniques per a realitzar eixe tractament de la informació.
Article 6. Documents amb valor probatori
En cap cas no es podrà autoritzar l'eliminació ni es podrà procedir a la destrucció de documents mentres subsistisca el seu valor probatori de drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques o no hagen transcorregut els terminis que la legislació vigent establisca per a la seua conservació.
CAPÍTOL II
De la Junta Qualificadora de Documents Administratius
Article 7. De la JQDA
La JQDA és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la Conselleria competent en matèria de cultura, la finalitat de la qual és la valoració dels documents i sèries documentals a què es referix l'article 2 d'este decret.
Article 8. Composició
1. Els membres de la JQDA seran nomenats per resolució del titular de la Conselleria competent en matèria de cultura i estarà composta pels membres següents:
a) President: el titular del centre directiu competent en matèria d'arxius.
b) Vicepresident: un funcionari del centre directiu competent en matèria d'arxius, proposat pel titular.
c) Secretari: un funcionari del centre directiu competent en matèria d'arxius, proposat pel titular.
d) Vocals:
– Un funcionari de la Generalitat, grup A, que siga competent en matèria jurídica, proposat pel centre directiu competent en matèria jurídica.
– Un funcionari amb habilitació de caràcter nacional, grup A, proposat pel centre directiu competent en matèria d'administracions públiques.
– Un funcionari competent en temes econòmics i hisendístics, grup A, proposat pel centre directiu competent en matèria d'economia i hisenda.
– Un funcionari d'arxius i biblioteques d'un arxiu històric o intermedi de la Generalitat, grup A, proposat pel centre directiu competent en matèria d'arxius.
– Un funcionari d'administració especial d'arxius de l'administració municipal, grups A o B, proposat per la Federació Valenciana de Municipis i Províncies.
2. La JQDA podrà convocar els assessors en qüestions jurídiques, administratives, tècniques i històriques que crega convenient, amb veu però sense vot, d'acord amb les sèries documentals que s'hagen de valorar, per a examinar les taules de valoració documental i emetre els dictàmens corresponents.
Article 9. Duració del mandat
1. L'exercici de les funcions del vicepresident, secretari i vocals serà de tres anys des de la data del seu nomenament.
2. El vicepresident, secretari i els vocals de la JQDA podran cessar per resolució del titular de l'òrgan que els ha nomenat en els casos següents:
a) A petició pròpia.
b) A petició de l'òrgan que el va proposar.
c) Per la pèrdua de la condició per la qual van ser proposats.
Article 10. Funcions de la JQDA
Les funcions que exercirà la JQDA seran les següents:
a) Fixar els criteris de valoració i selecció dels documents de les administracions públiques per a elaborar les taules de valoració documental.
b) Realitzar l'estudi de les taules de valoració documental que presenten les comissions de valoració documental per a emetre el corresponent dictamen.
c) Proposar els terminis i condicions de les transferències entre els diferents arxius.
d) Proposar els terminis i condicions d'accés i utilització dels documents depositats en tots els arxius de les administracions públiques del Sistema Arxivístic Valencià.
e) Realitzar les recomanacions que estime oportunes per a la correcta aplicació dels dictàmens que siguen aprovats i per a assegurar la coordinació i col·laboració de les unitats administratives i comissions de valoració documental.
Article 11. Funcionament
1. La JQDA es reunirà, almenys, quatre vegades a l'any en sessió ordinària. No obstant això, el president, atenent el nombre de taules de valoració documental que es presenten per al seu estudi, podrà acordar la convocatòria de totes les sessions extraordinàries que considere necessàries. També es podrà reunir quan ho sol·licite un terç dels seus membres.
2. La convocatòria serà realitzada pel secretari de la JQDA, per orde del president.
3. El secretari redactarà l'acta corresponent de les sessions de la JQDA.
4. Els dictàmens seran aprovats per majoria simple de vots dels membres de tal òrgan.
5. En allò que no preveu este article s'aplicarà la regulació continguda en el capítol II del títol II de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú.
CAPÍTOL III
Valoració de la documentació
Article 12. Documentació objecte de valoració
1. Seran objecte de valoració i, si és el cas, eliminació, els documents i sèries documentals previstos en l'article segon del present decret, la qual es podrà realitzar en qualsevol de les fases prèvies a l'ingrés en l'arxiu històric corresponent.
2. En els arxius històrics no podrà ingressar cap document que no haja sigut prèviament valorat.
3. No podrà ser objecte de valoració i, si és el cas, eliminació, la documentació anterior a l'1 de gener de 1940. Tan sols en casos excepcionals degudament justificats la JQDA podrà valorar documentació de més antiguitat.
Article 13. Comissions de valoració documental
1. Les comissions de valoració documental són òrgans col·legiats de caràcter tècnic, la funció de les quals és l'elaboració de les taules de valoració documental referents als documents i sèries documentals generades per les unitats administratives corresponents, per a presentar-les a la JQDA.
2. Els diferents departaments d'administració de la Generalitat crearan les seues pròpies comissions de valoració documental per a elaborar les propostes de les taules de valoració documental dels documents i les sèries documentals generades per les unitats administratives pròpies, de les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia dependents d'ells, de les persones juridicoprivades vinculades a ells en el capital o dotació de les quals participe majoritàriament la Generalitat, i de les persones privades, físiques o jurídiques, gestores de servicis públics de competència d'aquells en allò que tinga relació amb tals servicis.
3. Les comissions de valoració documental es crearan mitjançant una resolució del titular del departament corresponent i estaran formades per un màxim de cinc membres, triats entre el personal que exercisca les seues funcions en les unitats administratives corresponents, un dels quals haurà de ser obligatòriament un arxiver. Les comissions de valoració documental podran requerir l'assessorament que consideren necessari per a l'elaboració del seu treball.
4. Les comissions de valoració documental creades per les entitats de l'administració local, universitats públiques i altres entitats i institucions públiques de la Comunitat Valenciana, s'encarregaran d'elaborar les propostes de les taules de valoració documental dels documents generats o reunits en l'exercici de les funcions públiques que tinguen encomanades. Tan sols podran realitzar propostes de taules de valoració d'aquelles sèries documentals que no hagen sigut aprovades per resolució del conseller competent en matèria d'arxius. En tot cas, la JQDA coordinarà les propostes de taules de valoració d'estes entitats per evitar duplicitats en el seu treball.
5. En el cas d'entitats i institucions que realitzen unes mateixes funcions, podrà crear-se una comissió de valoració documental conjunta per a totes elles.
Article 14. Normes generals per a la valoració documental
Per a facilitar els treballs de les comissions de valoració documental i la JQDA, l'elaboració de les propostes de taules de valoració documental s'haurà d'ajustar a les normes següents:
a) S'informaran tan sols les propostes de taules de valoració documental que es referisquen a sèries documentals.
b) Es qualificarà i valorarà tan sols la documentació original, i no les còpies que conserven altres organismes o administracions públiques. L'òrgan a què li correspon presentar la proposta serà el que conserve la documentació original. Els òrgans que conserven còpies de la documentació original la podran eliminar quan haja finalitzat la seua utilitat informativa.
c) La valoració de les sèries documentals s'ha de fer d'una forma global, tenint en compte aquells casos en què la pràctica administrativa fa que una mateixa sèrie documental es repetisca en altres òrgans administratius.
d) Les propostes de taules de valoració documental s'han de realitzar de forma clara per a justificar el valor dels documents de les administracions públiques, amb la finalitat de decidir la seua conservació permanent, el canvi de suport o bé la seua eliminació.
Article 15. Elaboració de les propostes de taules de valoració documental
1. L'elaboració de les propostes de taules de valoració documental serà realitzada per la comissió de valoració documental corresponent, a iniciativa pròpia o a proposta dels òrgans responsables de les sèries documentals, la qual tramitarà l'expedient corresponent.
2. Els expedients de les propostes de taules de valoració documental inclouran la informació següent:
2.1. La fitxa de la proposta de la taula de valoració documental, que incloga els apartats següents:
a) L'organisme que l'ha produït, on s'inclourà l'estudi històric i institucional, el quadre de classificació en cas de sèries documentals, l'òrgan productor i l'arxiu o unitat administrativa on es trobe.
b) La descripció de la documentació de què es tracte, on haurà de constar la descripció del contingut de la sèrie documental, l'ordenació de la documentació, les dates d'inici i final, la funció administrativa que exercix, el marc legal general, els documents que conformen l'expedient, els metres lineals de documentació, les sèries documentals antecedents i les relacionades, la documentació recapitulativa que poguera existir, el suport físic i el suport de substitució.
c) El valor de la documentació original, reflectint clarament la utilitat o inutilitat administrativa de la documentació. S'especificarà el seu valor històric primari o secundari, fent constar el valor administratiu, fiscal, legal, informatiu, científic i històric de la sèrie documental. Així mateix, es constatarà si els documents tenen valor probatori per als drets i obligacions de les persones físiques o jurídiques.
d) Els terminis de transferència de la documentació als diferents tipus d'arxiu, d'acord amb la freqüència d'utilització de la documentació.
e) L'accés a la documentació.
2.2. Una còpia d'un expedient tipus o documentació que s'haja de valorar.
2.3. Els informes que hagen elaborat les diferents unitats administratives sobre la proposta de valoració i que justifiquen la conservació permanent o eliminació de la documentació. Així mateix s'inclouran els informes justificatius del règim d'accés a la documentació.
2.4. Una relació de la normativa general que afecte la sèrie documental en qüestió, així com dels canvis normatius que s'hagen produït al llarg del temps.
2.5. La conformitat del responsable de l'òrgan productor de la documentació o sèrie documental amb la valoració proposada.
3. Si la comissió de valoració considera necessari sol·licitar més informació, la requerirà a la unitat administrativa corresponent, que l'haurà de remetre en un termini no superior a un mes.
4. Quan el contingut de la sèrie documental afecte competències que tinguen atribuïdes altres organismes públics, s'haurà de comptar amb el seu informe preceptiu.
5. Una vegada elaborat l'expedient de la proposta de taula de valoració documental, la comissió de valoració documental realitzarà la proposta de valoració, distingint si la documentació s'ha de conservar permanentment o es pot eliminar totalment o parcialment, i remetrà tota la documentació a la JQDA.
Article 16. Dictàmens sobre les propostes de taules de valoració documental
1. La JQDA examinarà els expedients de les propostes de les taules de valoració documental per orde de recepció, aplicant els criteris generals que haja elaborat la JQDA, i emetrà el dictamen corresponent.
2. En casos extraordinaris degudament justificats, la JQDA podrà examinar les propostes sense tindre en compte l'orde de recepció, i resoldre el cas en el menor temps possible.
3. La JQDA podrà requerir la informació i l'assessorament que considere necessaris per a emetre el seu dictamen definitiu i vinculant.
4. Excepte casos excepcionals degudament justificats, els dictàmens de la JQDA s'emetran en el termini màxim de quatre mesos.
5. Si el dictamen de la JQDA fóra favorable a la proposta de valoració, es remetrà a la Conselleria competent en matèria de cultura per a la seua aprovació definitiva pel conseller corresponent.
6. Si el dictamen és desfavorable a la proposta de valoració, no se'n podrà presentar una altra relativa a la mateixa documentació fins que transcórreguen dos anys des de la comunicació de tal dictamen a l'òrgan proponent. No obstant això, si es modifiquen els criteris arxivístics aplicats en la primera valoració, el centre directiu competent en matèria d'arxius es podrà dirigir a l'òrgan responsable de la documentació perquè, si ho considera oportú, presente una nova proposta sense necessitat que transcórrega el termini citat.
7. El dictàmen de la JQDA té caràcter vinculant, segons establix l'article 11.3 de la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat, d'Arxius.
Article 17. Resolució administrativa
1. Les propostes de taules de valoració documental que obtinguen informe favorable de la JQDA seran aprovades per resolució del conseller competent en matèria de cultura.
2. La resolució, que serà publicada en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana, haurà d'incloure:
a) Una descripció sumària de la documentació, amb expressió de l'òrgan productor, resum del contingut, dates d'inici i final de la sèrie, si la seua conservació serà permanent o temporal, tipus de mostratge que es realitzarà si és el cas i la forma de conservació en suport diferent de l'original quan així es dispose.
b) La indicació que, d'acord amb el que preveuen l'article 57.2 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú i el present decret, l'eficàcia de la resolució, quan siga favorable a l'eliminació dels documents, quedarà demorada fins transcorreguts tres mesos des de la publicació en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana i condicionada, en tot cas, al fet que durant eixe termini no hi haja constància de la interposició de cap recurs de qualsevol naturalesa contra esta. També es farà constar que no es podrà procedir a la destrucció de documents fins que la resolució, en cas de ser impugnada, adquirisca fermesa.
c) L'expressió dels recursos que siguen procedents.
d) La determinació de les mesures per a l'eliminació dels documents, quan així ho preveja la proposta de valoració i, si és el cas, per a la conservació del seu contingut en suport diferent de l'original.
3. El termini per a resoldre sobre les propostes de taules de valoració serà d'un any a comptar des de la sol·licitud del dictamen a la JQDA. Transcorregut este termini sense que haja recaigut resolució, la sol·licitud haurà d'entendre's denegada.
Article 18. Procediment d'eliminació
1. L'òrgan responsable de la custòdia de l'administració titular de la documentació és el responsable d'executar les resolucions que aproven les taules de valoració documental.
2. Quan la resolució preveja l'eliminació de documents o sèries documentals, esta es realitzarà en la fase d'arxiu en què es trobe la documentació. Per a això, els responsables de la custòdia de la documentació tramitaran el corresponent procediment d'eliminació dels documents o sèries documentals de què es tracte, el qual comprendrà:
a) La memòria de la documentació a eliminar, on es descriga la sèrie documental, les unitats d'instal·lació que es desitgen eliminar i les dates que comprenen.
b) Una còpia de la resolució d'aprovació de la taula de valoració documental que autoritza l'eliminació de la documentació.
3. L'expedient d'eliminació, en el cas de la documentació relativa a la Generalitat, es comunicarà a la JQDA, la qual el revisarà en la primera reunió que celebre i formularà les observacions que estime pertinents, i ho comunicarà posteriorment als responsables de la custòdia de la documentació en el termini de deu dies perquè es procedisca, si no hi ha cap inconvenient, a la seua eliminació.
4. L'òrgan responsable dels documents redactarà l'acta d'eliminació, en què acreditarà que s'han complit tots els requisits previstos en l'article 17. En l'acta hauran de constar el lloc, la data i la duració dels treballs d'eliminació, el procediment utilitzat, les persones intervinents i el funcionari fedatari de l'operació. L'acta l'hauran de firmar el responsable de l'òrgan que custodia la documentació i l'arxiver corresponent.
5. Si la resolució disposa la conservació dels documents o sèries documentals en suport diferent de l'original, abans de procedir a l'eliminació de l'original se n'hauran d'obtindre còpies autèntiques en suport diferent. En este cas, caldrà alçar una acta complementària a la prevista en l'apartat 4 d'este mateix article, i adjuntar-la a l'expedient d'eliminació.
6. Un duplicat de l'acta d'eliminació es remetrà a la JQDA en el termini de deu dies següents a la data de les actuacions corresponents.
7. La JQDA portarà un registre de totes les actes d'eliminació documental.
DISPOSICIONS ADDICIONALS
Primera. Constitució de la JQDA
La JQDA es constituirà en el termini màxim de tres mesos des de l'entrada en vigor del present decret.
Segona. Constitució de les comissions de valoració documental
1. Les comissions de valoració documental es constituiran en el termini màxim de sis mesos des de l'entrada en vigor del present decret.
2. Si en el termini de sis mesos des de l'entrada en vigor del present decret no s'haguera constituït cap comissió de valoració documental referent a les entitats previstes en l'article 13.4, subsidiàriament la Conselleria competent en matèria d'arxius podrà crear la corresponent comissió de valoració documental, d'acord amb l'article 13.5.
DISPOSICIONS FINALS
Primera. Habilitació de desenrotllament
Es faculta el conseller competent en matèria de cultura perquè dicte les normes corresponents per a desenrotllar el present decret.
Segona. Entrada en vigor
El present decret entrarà en vigor el dia de la seua publicació en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
Castelló de la Plana, 2 de desembre de 2005
El president de la Generalitat,
FRANCISCO CAMPS ORTIZ
El conseller de Cultura, Educació i Esport,

linea